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22 de março de 2018

5 dicas para organizar a agenda de uma consultoria jurídica


A maioria das empresas tem o permanente desafio de encarar uma rotina acelerada e manter seus clientes satisfeitos. No caso de uma consultoria jurídica, isso pode ser ainda mais difícil. É preciso compreender as particularidades de cada cliente para atender suas necessidades e oferecer o respaldo necessário. Organizar a agenda de consultoria jurídica é um passo importante para que gestores e colaboradores não se percam diante das urgências do dia a dia.

A iniciativa de organizar o próprio tempo vem conquistando espaço no cenário atual. Isso acontece muito por conta dos avanços tecnológicos, que tornaram a vida mais acelerada em todos os sentidos. Você sabe como a tecnologia está melhorando a gestão de processos? A transformação é real, por isso, nenhuma empresa pode ficar para trás. A questão é: como organizar a agenda de consultoria jurídica?

Existem diferentes técnicas de organização do tempo e, felizmente, elas são complementares e acessíveis. Confira a seguir algumas das estratégias mais eficazes e comece uma transformação em sua consultoria jurídica.

 

Exercite o pensamento estratégico

Os sócios de consultorias jurídicas nem sempre se preocupam em construir um planejamento estratégico. Muitos até o fazem, mas se esquecem de aperfeiçoá-lo regularmente. Negligenciar essa tarefa pode custa caro mais à frente, quando os concorrentes se reinventarem. Mas o que isso tem a ver com o objetivo de organizar a agenda de uma consultoria jurídica?

Tem tudo a ver devido a uma razão bem simples: só é possível aprimorar o planejamento estratégico se houver tempo para isso. Os sócios e gestores devem reservar algum espaço em suas agendas para reuniões de alinhamento. Nesses encontros, os líderes podem apresentar resultados e trocar ideias a respeito do que pode ser melhorado no planejamento. Consultorias jurídicas com uma agenda bem organizada reconhecem a importância de manter um espaço reservado para reuniões de alinhamento.

Neste artigo, você vai conhecer a ferramenta que ajudará sua consultoria a superar os desafios na construção do planejamento estratégico.

 

Mantenha a ordem entre os sócios

Muitas consultorias jurídicas e escritórios de advocacia possuem dezenas de sócios em seu quadro. Essa configuração é um convite à desorganização, que se alastra de forma natural para as agendas dos sócios. Cada um dos membros da consultoria jurídica deve estar ciente de suas responsabilidades. Isso inclui não apenas o contato com clientes, mas também atividades que dizem respeito à consultoria como um todo.

Por exemplo, se a sua consultoria faz reuniões regulares para alinhar o planejamento estratégico, todos os sócios devem estar presentes. Certamente, alguns dos sócios podem ter outros compromissos, mas a melhor forma de não encavalar atividades é manter a agenda em dia.

As reuniões ordinárias de alinhamento, quando possuem uma data fixa, podem ser alocadas mais facilmente na rotina. Digamos que todas as quintas-feiras às 10h aconteça uma reunião dessas. Os sócios devem estar cientes de que não podem agendar outros compromissos nesse horário.

Manter a agenda organizada ajuda a desenvolver o hábito. Com o passar do tempo, a tendência é que os sócios incorporem essa organização em outras esferas. Em última análise, os clientes têm a ganhar com isso e, por consequência, a consultoria pode aumentar seu faturamento.

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Construa sua rotina com inteligência

A organização da agenda passa, fundamentalmente, por uma atitude inteligente na disposição das tarefas ao longo dos dias. Para advogados, essa atitude é ainda mais decisiva diante das variáveis que, por vezes, fogem do controle. Não há como controlar fatos imprevisíveis, mas é possível minimizá-los com uma agenda bem construída.

Imagine que os clientes da sua consultoria jurídica, normalmente, trazem demandas a partir das 16h. Em uma realidade como essa, sócios e colaboradores devem evitar compromissos importantes na parte final da tarde.

Ainda sobre esse exemplo, não há necessidade de ficar em compasso de espera, a partir das 16h, aguardando chamadas dos clientes. Apenas se recomenda uma disponibilidade imediata em caso de ligações. Atividades menos importantes e que podem ser interrompidas sem comprometer seu resultado cabem muito bem nesse horário. Quando um cliente entrar em contato, essas tarefas são interrompidas e retomadas posteriormente.

Valorizar os clientes e fidelizá-los é fundamental para qualquer empresa, inclusive consultorias jurídicas. No entanto, os sócios não podem perder de vista a necessidade de conquistar novos clientes.

 

Delegue tarefas aos estagiários com sabedoria

Estagiários do Direito são conhecidos pelas horas extras e trabalho excessivo. Essa realidade de muitas consultorias e escritórios é fruto, em grande medida, da falta de organização. Cabe aos gestores e tutores dos estagiários delegarem tarefas que podem ser cumpridas durante o expediente desses estudantes.

O ímpeto de sobrecarregar um estagiário em busca de melhores resultados não é o melhor caminho. Se o foco estivesse voltado para a organização – da agenda, do tempo e do fluxo de trabalho –, estagiários e demais colaboradores poderiam produzir muito mais em menos tempo.

 

Adote um software de gestão de equipes

Todas as dicas anteriores são eficazes, mas elas funcionam melhor se você e seus colaboradores seguirem esta última dica, ou seja, a adoção de um software específico para gerir equipes. Essa ferramenta traz muitos benefícios para qualquer empresa, inclusive na organização da agenda.

Esse tipo de software facilita a priorização de atividades e sua disposição ao longo do tempo. O funcionamento é simples: todas as tarefas ficam dispostas no calendário e cada uma delas pode ser definida como importante, circunstancial ou urgente. Essa separação em três categorias decorre do conceito de tríade do tempo, desenvolvido pelo especialista em produtividade e gestão do tempo Christian Barbosa.

Outro aspecto decisivo para o sucesso do software é a união entre atividades pessoais e profissionais. A lógica é que nosso tempo é um só, por isso sua agenda também deve ser única.

E então, já sabe o que fazer para organizar a agenda da sua consultoria jurídica? Chegou a hora de colocar em prática as dicas e transformar a rotina da empresa. Comece pelo software de gestão de equipes, que impactará positivamente cada um dos colaboradores e, consequentemente, melhorará o relacionamento com seus clientes. Aproveite a oportunidade de falar com um dos especialistas no Neotriad gratuitamente! A ferramenta focada em gestão do tempo que é referência no mercado possui soluções personalizadas para cada tipo de empresa – basta preencher o formulário abaixo e eles entraram em contato:





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