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janeiro 26, 2017

6 dicas para melhorar sua organização pessoal e profissional


Nada na vida é um oásis ou uma ilha. Não existe a menor possibilidade de as ações pessoais não interferirem na vida profissional ou vice-versa. Dessa forma, os resultados são interligados com a maneira que organizamos nossa rotina, seja positiva ou negativamente. Por isso, melhorar a organização em todos os campos da sua vida deve ser prioridade.

Atingir metas pessoais e profissionais vai, definitivamente, passar por essa melhoria organizacional. Definir horários, espaços, utilizar a agenda, reconhecer limitações e qualidades são alguns dos principais indicativos de uma vida de sucesso. E, se você for proprietário ou gestor de alguma empresa, essa necessidade é estendida a toda a equipe.

Contudo, na teoria parece fácil, mas é preciso tomar algumas atitudes que te ajudarão a chegar ao próximo estágio. A boa notícia é que fazer isso é de uma simplicidade surpreendente, ou seja, você não vai precisar frequentar as melhores universidades para entender como administrar o tempo ou parar de procrastinar por causa da bagunça.

Neste post, listaremos 6 dicas essenciais que vão colaborar com o projeto de melhorar a sua organização pessoal e profissional. Confira!

1. Anote os compromissos e prioridades

Com as exceções dos gênios da memorização, é praticamente impossível manter uma organização aceitável sem anotar os compromissos, de preferência pelo grau de prioridade. Quem nunca passou por uma experiência de se comprometer com alguém e só se lembrar na hora do compromisso? E isso porque o outro chamou no celular ou nas redes sociais.

Não definir prioridades e não anotá-las na medida em que elas vão acontecendo significa perder prazos e até clientes. Isso sem contar no prejuízo para a sua vida pessoal e para sua saúde. Faça um planejamento por período, seja ele diário, semanal ou mensal.

2. Organize os espaços físicos

Um pouco de bagunça pode ser até uma boa ideia na hora da brincadeira com as crianças ou na festa da família, mas na mesa do trabalho, escritórios e salas, ela é a maior inimiga da produtividade e tranquilidade.

Além de perder tempo procurando um documento ou um objeto em um espaço desorganizado, é comum que a mente fique sobrecarregada e dê início a um ciclo vicioso. O resultado é bem conhecido: falta de concentração e foco, estresse e ansiedade para começar.

Se você não sabe como organizar os espaços físicos, contrate alguém que faça isso da forma correta. Depois, basta manter a organização e seguir as demais dicas.

3. Agende as atividades por período

A agenda deve ser sua amiga inseparável, independentemente de ser de papel ou um aplicativo de celular. Com todos os compromissos anotados, você conseguirá reorganizar o dia de acordo com as necessidades e possibilidades, ou seja, a prioridade será, de fato, a tarefa mais importante.

Essa dica segue a mesma linha de anotar os compromissos e prioridades, porém, a agenda serve para, além de lembrar das atividades diárias, organizá-las em períodos mais longos — desde o dia seguinte até um ano depois.

Não importa o tipo de agenda, o importante é criar o hábito de anotar e seguir essas anotações. O gerenciamento do tempo é o principal elemento a se considerar na hora de manter uma agenda organizada.

4. Estabeleça ações para atingir as metas

Agora que você já definiu e anotou as prioridades, organizou os espaços físicos, fez da agenda sua amiga inseparável e acreditando que você está lendo este artigo por possuir metas definidas, é hora de analisar as ações diárias. Será que as suas atitudes estão te deixando cada dia mais próximo de alcançar suas metas? Você estabeleceu essas ações ou apenas seguiu um fluxo de acordo com o que foi acontecendo?

Caso você não tenha certeza ou não realizou esse passo de forma consciente, é importante que assim o faça. Não se preocupe tanto com o resultado da sua meta — ela vai acontecer naturalmente se você tiver as atitudes corretas — agora, o caminho é essencial.

E quando falamos em ações, não é apenas trabalhar 18 horas por dia, sem descanso, mas organizar essas ações para diminuir o tempo de trabalho e aumentar a eficácia e a produtividade. E isso inclui o tempo de lazer, folgas, vida pessoal, saúde, esportes, etc.

Se não existir ação, nada do que foi escrito até aqui e nada do que você estabeleceu como meta serão concretizados. Sonhar é importante, mas viver o sonho é fundamental.

5. Documente os resultados

Você pode aumentar o valor dos seus projetos e realizações ao documentar os resultados alcançados. Crie o hábito de anotar o que já foi feito e os próximos passos. Isso significa identificar a etapa que está e os efeitos que esses resultados trouxeram para se aproximar das metas. Alguns dos principais questionamentos que devem fazer parte da documentação:

  • O que foi feito?
  • Quais motivos te levaram a tomar tal atitude?
  • Quais os efeitos que esse resultado trouxe?
  • Quais as datas e horas que alcançou o resultado?
  • Tudo saiu dentro do esperado ou teve percalços no caminho?
  • Qual é o planejamento de necessidades e melhorias para o próximo passo?
  • Como evitar gargalos nos eventos futuros?

6. Utilize programas de gerenciamento de projetos, tempo e produtividade

Talvez você ainda não esteja familiarizado com aplicativos e planilhas de gestão de tempo e projetos que colaborem com a produtividade, mas saiba que eles podem se tornar a solução que você tanto procura. Não se trata de abandonar a agenda, as anotações e documentação em papel, mas uma forma de otimizar sua organização.

Essa etapa é fundamental quando você lidera e gerencia uma equipe, independentemente do tamanho. A necessidade de controle se torna muito maior e a capacidade de gerenciamento precisa ser expandida. Com Neotriad, você vai ter controle sobre prioridades, projetos, metas, calendário e tarefas, além de melhorar a comunicação com sua equipe.

Viu só? São ações simples de serem feitas, mas isso não quer dizer que sejam fáceis. Agora, responda com sinceridade: você consegue descobrir prioridades e anotá-las? Organizar os espaços de acordo com as necessidades? Utilizar uma agenda? Estabelecer os próximos passos e documentar resultados? Utilizar um programa de gerenciamento de projetos?

Caso tenha respondido “não” para alguma dessas perguntas, é preciso repensar o caminho que está seguindo e mudar a mentalidade. Melhorar a organização começa com coisas simples e práticas, mas o sucesso só é alcançado por meio do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

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