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junho 7, 2017

Acúmulo de urgências derruba a produtividade nas empresas


A produtividade de qualquer empresa está diretamente relacionada ao número de urgências que precisam ser administradas ao longo dos dias. O bom planejamento nos ensina que as atividades que surgem de forma inesperada são grandes vilãs, pois interrompem as tarefas previstas de forma abrupta. A chamada “cultura da urgência” é uma realidade brasileira, e a confirmação disso veio com a pesquisa sobre o perfil de uso da internet, realizada pela Neotriad em parceria com a OSTEC – empresa especializada em segurança virtual.

O estudo, realizado entre fevereiro e março deste ano, consultou gestores e colaboradores de empresas de segmentos diversos em quase todos os estados brasileiros. O objetivo era compreender as razões que levam tantas companhias a terem dificuldades em cumprir o planejamento e manter a produtividade das equipes. Uma das descobertas que mais chamou a atenção foi justamente o impacto negativo causado pelo excesso de urgências. Neste post, vamos apresentar os números que confirmam a tese de que as atividades imprevistas acabam com a eficiência de qualquer equipe.

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A urgência como parte da rotina

Uma das descobertas proporcionadas pela pesquisa é que o acúmulo de imprevistos e pendências literalmente criou uma rotina de urgências. Ao que parece, boa parte das empresas já trabalham com a ideia de que a qualquer momento surgirá uma batata quente que algum herói terá de resolver a toque de caixa.

O número pode parecer surreal, mas 27% dos funcionários ouvidos afirmam que urgências, imprevistos e pendências ocupam mais da metade do tempo nas empresas em que trabalham. Está provado que a falta de planejamento é um problema real no Brasil e companhias de diversos segmentos precisam acender o sinal de alerta para atingir um padrão elevado de produtividade.

Outros 25% dos entrevistados indicam que o tempo gasto com urgências varia entre um quarto e metade do expediente. A conclusão é que mais da metade das empresas (25% + 27%) desperdiçam pelo menos duas horas por dia na execução de tarefas urgentes – aqui consideramos a jornada de trabalho de oito horas.

(A urgência é uma das pontas da chamada “Tríade do Tempo”, conceito criado por Christian Barbosa para esclarecer como o nosso tempo se divide e como podemos utilizá-lo com mais sabedoria. Christian, maior especialista brasileiro em gestão do tempo, transformou o inovador conceito em um livro que rapidamente se tornou best-seller).

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A “anarquia” é uma fábrica de urgências

Qualquer gestor de equipes gostaria de evitar ao máximo as urgências que surgem diariamente. Mas é fundamental trabalhar para isso.

Mais de um terço (37%) dos funcionários ouvidos ao longo da pesquisa apontam que as empresas em que trabalham adotam um modelo de ampla liberdade no planejamento de tarefas. Cada colaborador tem total autonomia para definir suas próprias atividades (dentro da função que exerce, é claro). Esse tipo de gestão não tem qualquer tipo de controle central, nem mesmo metas coletivas a serem atingidas dentro de cada semana. A consequência quase óbvia desse modelo é a recorrência de urgências causadas pela falta de comunicação entre colaboradores e departamentos.

Veja este exemplo: para concluir uma tarefa, eu dependo de um ajuste a ser feito pelo colega do outro departamento. Perto do limite do meu prazo, verifico que ele ainda nem começou a fazer aquele ajuste, pois estava executando outras tarefas. Essa falta de comunicação impõe ao meu colega uma atividade urgente em sua rotina. Ele terá de parar tudo para concluir o que já poderia ter sido feito antes.

O alto índice de empresas que deixam os colaboradores totalmente livres para construir seu cronograma de atividades ajuda a explicar outro número alarmante obtido pela pesquisa. Os funcionários consultados indicam que 30% das empresas não adotam qualquer modelo de gestão de tarefas. É preocupante pensar que tantos gestores e líderes ainda não dão o devido valor ao planejamento de atividades. O resultado dessa realidade é um universo de baixa produtividade que tem dominado inúmeras empresas.

Um pequeno alento nesse cenário é que 35% das empresas estabelecem as atividades diárias com base em metas departamentais que se alinham a metas individuais. Não é o modelo ideal (falaremos dele a seguir), mas ao menos evita que as urgências apareçam com tanta frequência.

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Os gestores precisam buscar soluções

Quando um problema está escancarado, é preciso buscar uma solução imediatamente. Essa lógica parece não se aplicar entre os profissionais ouvidos durante a pesquisa. Embora quase todas as pessoas reconheçam o excesso de urgências como um problema sério, apenas 20% das empresas dispõem de um sistema para gerenciar a execução da equipe. Por mais corrida que seja a rotina das empresas e falte tempo para a busca de soluções específicas, o número ainda assim é muito baixo.

Quando se observa que apenas uma em cada cinco empresas utiliza um sistema de gerenciamento de equipes, a sensação que fica é de certo conformismo. A mensagem passada por esse número é de que gestores e colaboradores acreditam que as coisas são assim mesmo e devemos conviver com essa realidade. Ao mesmo tempo, temos o chamado “copo meio cheio”: 20% das empresas deram um passo à frente no quesito planejamento e vão colher os frutos em médio e longo prazo.

Mas será mesmo que 80% das empresas precisam ver seus concorrentes nadarem de braçada para perceberem que o excesso de urgências é um problema grave?

A adoção de um sistema específico para a gestão de equipes é a melhor forma de otimizar a produtividade individual e coletiva. Mas é preocupante pensar que apenas 20% das empresas adotem este modelo.

Se você ainda faz parte dos 80% que naturalizaram o regime de urgências, o momento é de recuperar o tempo perdido e utilizar o tempo futuro com mais sabedoria. O Neotriad é um software desenvolvido para possibilitar a realização de um planejamento com foco total na redução de urgências para elevar ao máximo a produtividade. Conheça a ferramenta e faça um teste gratuito por 14 dias.

Tarefa: acabar com a cultura das urgências (prazo: ontem).




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