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20 de setembro de 2018

Como organizar a mesa de trabalho: 10 dicas práticas


A perda de produtividade no dia a dia pode estar relacionada a diferentes fatores. Talvez, você esteja perdendo tempo com pequenos detalhes decorrentes da desorganização. Um dos pontos de partida é organizar a mesa de trabalho para se manter eficiente em sua rotina.

No post de hoje, vamos mostrar como algumas iniciativas bem simples podem turbinar a sua produtividade. Organizar a mesa de trabalho está entre as tarefas que muita gente deixa em segundo plano, mas que faz uma diferença danada nos resultados diários.

Veja o que você deve fazer para organizar a mesa de trabalho. Vale lembrar que, no caso dos gestores, as dicas devem ser repassadas aos colaboradores para uma melhora coletiva da equipe.

1 – Adote o minimalismo

Na organização da sua mesa de trabalho, lembre-se que menos é mais. Pense que o excesso de objetos leva à falta de espaço e gera múltiplas distrações durante suas tarefas.

O minimalismo envolve a redução no número de canetas e lápis, por exemplo. Será que um de cada não é suficiente?

2 – Disponha os objetos com inteligência

Reduzir é um passo importante, mas há muito o que fazer depois disso. A próxima etapa é criar uma disposição inteligente dos objetos que compõem a sua mesa de trabalho.

Procure hierarquizar a posição dos objetos de acordo com a frequência de uso. As coisas que são utilizadas apenas de vez em quando podem ficar mais afastadas, ao passo que os objetos de uso diário devem estar bem acessíveis.

Por mais que pareça uma iniciativa pouco relevante, a redistribuição dos objetos vai lhe poupar minutos preciosos em sua semana.

3 – Tenha uma gaveta para objetos pessoais

A desorganização da sua mesa pode ser ampliada se você não tomar um cuidado simples ao chegar para trabalhar. Sabe aquelas pessoas que despejam objetos pessoais na mesa logo pela manhã?

Celular, molho de chaves, relógio, brinco, carteira… Quando somamos o volume de tudo isso, o espaço praticamente se acaba.

A dica é ter um local específico para esses itens que você carrega pra lá e pra cá. Uma gaveta, por exemplo, resolve o problema e garante um respiro em sua mesa.

4 – Deixe fios e cabos fora do seu campo de visão

Quando olhamos para a tela do computador, nossa visão periférica pode criar muitas distrações. Uma das mais comuns se dá pelo emaranhado de fios atrás da tela.

A poluição visual é um dos termômetros da falta de organização, por isso é recomendável posicionar fios e cabos longe do alcance dos seus olhos. Quanto mais você limpar o seu campo de visão, mais o seu trabalho renderá.

5 – Mantenha arquivos ao alcance das mãos

Por mais digital que o mundo seja, ainda existem arquivos em papel que precisam ser acessados. As pastas e documentos que você tem de consultar precisam estar suficientemente próximos.

Vale a pena ter uma gaveta dedicada a esses arquivos em papel, pois isso evita que eles ocupem muito espaço sobre a mesa. Se você notar um excesso de papéis acumulados, procure escanear documentos. Digitalizar arquivos traz mais segurança e garante mais espaço físico.

Essa dica é ainda mais importante para gestores, pois o acesso a arquivos faz parte de seu dia a dia.

6 – Faça limpezas periódicas

Uma mesa suja é uma mesa desorganizada. Tenha isso em mente para não relevar a falta de limpeza em seu local de trabalho.

Esse cuidado periódico com a mesa melhora a qualidade do ambiente e faz seu rendimento crescer. Aproveite os momentos de faxina para eliminar papéis e objetos que se tornaram desnecessários.

Você é um gestor de equipes? Então lembre-se de liderar pelo exemplo. À medida que a limpeza de sua mesa de trabalho se tornar bagunçada, seus colaboradores tendem a aderir à prática.

7 – Anote informações em um só lugar

Ao longo do dia, a gente anota nomes, números de telefone, orçamentos, endereços e outras informações simples relacionadas ao trabalho. Manter tudo isso em um só lugar facilita a organização e evita que sua mesa vire um mar de pedaços de papel.

Para que isso funcione, basta adotar um método claro. Um dos caminhos é ter um caderninho exclusivo para essas anotações. Outra opção é digitá-las em um arquivo diário.

Essa dica garante uma mesa mais enxuta e ajuda você no momento de recuperar as informações.

8 – Busque uma iluminação adequada

A organização da mesa não se resume a garantir espaço e se preocupar com a limpeza. O rendimento de qualquer pessoa está atrelado também ao nível de iluminação do ambiente.

É fundamental ter uma luz adequada em sua mesa de trabalho. Vale lembrar que a tela do computador já possui seu próprio brilho, por isso a iluminação não precisa ser exagerada. Mas é claro que um ambiente muito escuro não favorece a produtividade.

9 – Seja moderado na decoração

Se lembra da nossa primeira dica? Menos é mais não apenas no acúmulo de objetos pessoais, mas também na decoração da mesa de trabalho.

Enfeitar seu local de criação e produção pode ter um efeito benéfico em seu rendimento. Porém, é preciso ser moderado para não exagerar na quantidade de códigos e cores. O excesso pode criar distrações que comprometem a produtividade.

10 – Tenha a organização como prioridade

O acúmulo de obrigações pode deixar a organização da mesa de trabalho em segundo plano. Nossa dica final é manter a ordem no ambiente como prioridade em seu dia a dia.

Procure incorporar cada uma das iniciativas apresentadas para que sua produção renda de forma crescente. À medida que você notar uma evolução, adote novas medidas de aprimoramento e incentive seu time a fazer o mesmo.

Uma ferramenta de organização

Agora que você já sabe como organizar a mesa de trabalho, vale a pena se dedicar à organização de forma mais ampla. Adotar um software de gestão de tempo e de equipes vai gerar um ganho significativo de produtividade em sua rotina.

Se você está animado para organizar a mesa de trabalho, aproveite a deixa para revolucionar o planejamento em sua empresa. Quer saber exatamente como fazer isso? Então confira todas as vantagens do software Neotriad.




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