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14 de junho de 2018

Como otimizar a gestão de projetos em agências digitais


Em um ponto, todos concordamos: nosso maior objetivo é realizar entregas de qualidade, a fim de satisfazer o cliente. Quando possível, também queremos surpreendê-lo com eficácia e primazia, muito além do esperado. Para isso, a gestão de projetos em agências digitais é de suma importância!

Afinal, esse é o horizonte motivador de qualquer agência de sucesso. Mas, até chegarmos a este ponto, temos um longo caminho separando produtos, serviços e clientes. Trata-se dos processos internos da agência digital, os quais irão ditar os métodos mais eficientes para as cada uma das áreas organizacionais.

De maneira geral, eles trazem as fases detalhadas do caminho que precisa ser percorrido. No entanto, apesar de serem essenciais, não são tudo! A fim de garantir que os processos funcionam e são perfeitamente aplicáveis a cada projeto isolado, é preciso haver gestão.

É aí que entra o real motivo da gestão de projetos em agências digitais! A prestação de serviços dentro da gama de possibilidades do Marketing é algo complexo. São envolvidas diferentes fontes de conhecimento e equipes de trabalho, de modo que é preciso confiar em mais do que a própria memória.

Em um cenário ideal, um gestor de projetos é contratado para organizar as tarefas, coordenar prazos e garantir uma otimização da produtividade e entrega da equipe. Mas e quando essa figura não está presente na agência? Como otimizar a gestão de projetos?

Em agências recém-abertas, é comum que Chief Executive Officer (CEO) ou o Chief Marketing Officer (CMO) precisem entrar em campo para fazer a gestão de projetos em agências digitais.

Nesse caso, para que o acúmulo de tarefa dos gestores não prejudique as entregas, o  correto é utilizar métodos e ferramentas que facilitem a gestão dos projetos, como o uso de softwares, planilhas e até mesmo alterações no mindset das equipes para otimizar as práticas da agência e, consequentemente, colher resultados melhores.

Portanto, antes de perder o controle das entregas, garanta que ela será feita on time e on budget. Aprimore seus procedimentos de gestão de projetos em agências digitais e extraia o máximo de cada time. Nós te ensinamos como!

 

Destrinchando a gestão de projetos em agências digitais

A gestão de projetos em agências digitais pode ser definida como um conjunto de ações voltadas para garantir o bom andamento de um projeto temporário. Com a finalidade de vencer esta empreitada, gestores precisam lidar com alguns dilemas:

 

– Definir os recursos necessários e fazer um escopo adequado

Estipular um orçamento e manter-se dentro dele, sem dúvidas, é um dos maiores desafios na gestão de projetos em agências digitais. Aqui, será preciso um levantamento de cada etapa do desenvolvimento do projeto.

Uma vez em posse desse dado, defina quantos profissionais estarão envolvidos na entrega – do primeiro contato até o último. A seguir, avalie todos os recursos que serão necessários para ter em mãos e executar o plano. Por fim, defina o escopo, considerando a margem de lucro da agência.

 

– Definir o método de gestão de projetos em agências digitais

Há uma infinidade de metodologias de gestão por aí. Para saber a que melhor se encaixa no seu modelo de negócios, serão precisos testes e muita pesquisa.

É comum que o gestor precise acompanhar o trabalho de diferentes equipes e mediar seus resultados. Invista em formas de aprimorar a comunicação desde o atendimento ao cliente, até a execução do projeto. Este é o melhor atalho para entregas de qualidade.

Por esse motivo, a setorização do serviço em suas diferentes etapas, o estabelecimento de SLAs e o monitoramento da produtividade em cada uma delas costumam ser efetivos.

Como podemos ver na pesquisa da Hubspot, intitulada por The state of Inbound Marketing, agências com SLAs definidos têm 34% mais chances de crescimento no ROI a cada ano.

 

– Definir os indicadores de sucesso relevantes para cada ação

Por último e não menos importante, vamos falar sobre a mensuração dos resultados. Como um dos focos de toda a gestão está na otimização de processos, avaliar a eficiência dos métodos aplicados é elementar para tomadas de decisão.

Naturalmente, é baseado(a) nesses indicadores que você definirá quais estratégias devem ser replicadas e o que precisa ser aprimorado em cada ação.

Não se esqueça de fixar indicadores diferentes para medir o sucesso da equipe e do cliente. Apesar de serem complementares, eles permitem insights contrastantes ao estabelecer os ditames da gestão de projetos em agências digitais.

Por exemplo: manter-se dentro dos prazos estabelecidos de cada tarefa isolada, até chegar à entrega final, é uma métrica de sucesso do trabalho da equipe.

Já avaliar a quantidade de tráfego que um conteúdo produzido gera para o site do cliente, pode ser considerada uma métrica para o sucesso do mesmo.

Naturalmente, é preciso mediar a comunicação entre os diversos setores para garantir que todos estão falando a mesma língua. Otimizar o percurso da informação entre as equipes é um dos pontos mais importantes para na qualidade do planejamento. E, consequentemente, da entrega também.

 

Ferramentas para auxiliar na gestão de projetos em agências digitais

Na gestão de projetos em agências digitais, quem toma a frente deve ter expertise sobre as diferentes áreas envolvidas no projeto. O gestor precisa saber o mínimo suficiente para compreender as ações de cada setor. Também necessita de respaldo profissional, a fim de auxiliar em questões que exijam conhecimento aprofundado.

Outro requisito básico para os dias de hoje é ter certo domínio e entendimento da tecnologia fornecida. Não cola mais fazer tudo na base dos post-its e agendas manuais! Até por uma questão de praticidade e disponibilidade. Uma vez que as ferramentas virtuais podem ser acessadas de qualquer instrumento – notebook, smartphone, tablet etc.

O mercado evoluiu! Hoje, existem dezenas de softwares e outros mecanismos que tornam a gestão de projetos em agências digitais mais fácil e eficiente. Para auxiliá-lo em seu dia-a-dia dentro da agência, temos algumas sugestões de ferramentas para gestão. Conheça:

 

– Ata de reunião

Além dos softwares, temos as atas de reunião. Um hábito muito simples, porém de grande impacto na gestão de projetos em agências digitais.

Independente de quem seja o responsável por participar das reuniões comerciais em nome da agência, este deve desenvolver uma ata com clareza e agilidade. Ela serve de suporte para a memória de todos os envolvidos e é fundamental para garantir que todos os pontos acordados com o cliente serão contemplados no resultado final.

Além de auxiliar o trabalho de sua equipe, a ata também passa uma boa impressão – algo que é positivo para o valor da marca. Afinal, quem não gosta de receber um e-mail com as informações da reunião perfeitamente organizadas, alguns minutos após a mesma?

Como podemos ver, a prática demonstra organização e seriedade. A fim de realizá-la, você pode escolher os meios que funcionam melhor para o dia-a-dia da sua empresa. Papel e caneta, gravador de voz ou computador – vale tudo. Escolha seus métodos e mãos à obra!

Nesse site, você encontra um passo a passo para atas de reuniões. Acesse, aqui.

 

– Métodos ágeis

Para acelerar os resultados dentro da agência, uma boa pedida é fazer uso dos métodos ágeis.

Eles são um conjunto de metodologias que servem para acelerar o processo de desenvolvimento de projetos, sejam eles produtos ou serviços.

Dentre as suas características mais importantes, podemos destacar:

  • Proximidade com o cliente;
  • Simplicidade;
  • Capacidade de adaptação;
  • Feedbacks constantes;
  • Equipes enxutas e altamente capacitadas;
  • Incrementação do processo de maneira gradativa.

A divisão do trabalho em entregas menores e constantes, também funciona como um método ágil. Ao tornarmos o progresso gradativo e visível para todos da equipe há uma motivação em garantir o ritmo de andamento do projeto.

Essa divisão também facilita na hora de controlar os custos de cada ação e organizá-las.

Entretanto, é bom ressaltar que o planejamento é parte fundamental da execução do projeto, mas a resposta imediata às adversidades é prioritária. Responder adequadamente às mudanças é a grande chave para jamais perder a eficiência.

Por fim, o feedback constante permite customizar o produto conforme a vontade do cliente e garante mais satisfação.

Passa entender mais sobre Métodos Ágeis, leia esse artigo.

Desde simples planilhas organizadoras, até softwares cheio de funcionalidades de gestão, a escolha é sua! Teste a assimilação das ferramentas pela sua equipe e escolha a que melhor se adapta a ela.

 

Dicas extras para gestão de projetos em agências digitais

 

– Felicidade Dá Lucro – Márcio Fernandes

Nossa primeira sugestão é um livro que traz indicações preciosas para quem valoriza uma gestão humanizada e colaborativa, centrada em pessoas. A obra é de Márcio Fernandes e mostra os aprendizados pessoais do autor ao longo de sua vida profissional. Revelando técnicas que utilizou para aumentar os lucros e a satisfação de colaboradores e clientes.

Conheça mais sobre o livro, aqui.

 

– Veduca – Cursos Online Gratuito

Informação nunca é demais! Quem dedica-se a formalizar seus estudos em bons cursos, sem dúvidas, sai na frente.

Caso você se identifique neste cenário, a plataforma online Veduca oferece, entre diversas opções, um curso virtual de gestão de projetos. E, o melhor: completamente gratuito! Nele, é possível obter certificações e guias sobre diferentes aspectos executivos.

Apesar de ser desenvolvido na área de engenharia, o curso traz dados relevantes também para a gestão de projetos em agências digitais.

Acesse o curso.

 

Além destes exemplos, existem outros tantos. O conhecimento vai de encontro com o modo que a sua curiosidade permite explorá-lo. Falando nisso, os softwares de gestão de equipes e projetos são outra boa pedida. O próprio Neotriad é cheio de recursos feitos sob medida para auxiliar em todas as tarefas dentro de um projeto.

Já sabe quais são as melhores ferramentas para utilizar em sua própria gestão de projetos em agências digitais? Compartilhe conosco!

Unindo a experiência e os aliados certos, seus negócios irão bombar! Agora, só não vale desperdiçar munição à toa em reuniões mal sucedidas. Leia o guia básico e livre-se delas.

 




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