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Março 8, 2017

Esclarecemos 7 mitos da produtividade


O tempo é um recurso finito e todos nós temos que nos virar com as mesmas 24 horas do dia. Por isso, a produtividade é um desafio para profissionais de inúmeras áreas.

Saber gerenciar o tempo é fundamental, não só para entregar resultados e subir na carreira, mas também para encontrar um equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Na tentativa de otimizar o tempo, acabamos experimentando diversas técnicas que prometem um milagroso aumento de produtividade. Contudo, algumas delas, na verdade, estão atrapalhando o seu rendimento, e muito!

Esclarecemos sete mitos da produtividade que podem comprometer o seu sucesso:

1. Ser multitarefa aumenta a produtividade

Escrever um e-mail pensando na reunião do dia seguinte enquanto liga para um cliente. Isso é ser multitarefa: fazer várias coisas ao mesmo tempo. Apesar dessa característica já ter sido vista como habilidade, estudos hoje comprovam que definitivamente não funciona.

Na verdade, focar mais de uma tarefa por vez reduz sua produtividade em 40%. É praticamente o equivalente a perder uma noite de sono!

Você pode até conseguir fazer mais de uma tarefa, mas fica muito mais suscetível a erros e a fazer um trabalho medíocre em todas as atividades.

2. Quanto menos pausas, melhor o desempenho

Muitas pessoas têm a impressão de que, se não estão ocupadas, estão sendo improdutivas. No entanto, as pausas são essenciais para a mente. Elas ajudam a aliviar o estresse e melhoram o fluxo de pensamentos. Além do mais, depois de um breve descanso, o seu cérebro recomeçará a atividade ainda mais focado.

Um método muito simples e eficaz é fazer quatro sessões de cerca de 25 minutos de trabalho, com  intervalos de cinco minutos entre elas. Passadas as quatro sessões, você pode programar um intervalo maior, de 15 a 20 minutos. Isso o ajudará a cumprir seus deadlines profissionais, além de turbinar sua produtividade!

3. você sempre deve checar seus e-mails

O brasileiro gasta, em média, três horas diárias para ler, organizar, categorizar e responder os e-mails. Pense no quanto você poderia produzir com esse tempo. Otimize sua gestão de e-mail e evite que ele se torne o vilão do expediente!

Estipule horários para olhar os e-mails. Seis vezes ao dia já é suficiente. Além disso, o e-mail pode ser um grande aliado na hora de delegar tarefas, mas seja objetivo. E não se esqueça de que um e-mail recebido sempre deve ter um destino: lixo, arquivo ou execução.

4. Quanto mais reuniões, melhor a comunicação interna da equipe

As reuniões auxiliam o funcionamento da empresa. Contudo, não são necessárias em toda e qualquer situação. Elas devem ser curtas e ter pautas bem definidas. Afinal, quanto mais tempo você passa em reuniões, menos tempo passa realmente trabalhando.

Em muitos casos, se você quer fazer uma comunicação interna à sua equipe, enviar um e-mail ou fazer um comunicado já é suficiente.

Se for o caso de convocar seus funcionários, mostre antecipadamente a eles as questões que serão abordadas na reunião. Dessa forma, eles podem chegar mais preparados, evitando que você perca tempo com explicações.

É imprescindível nesse momento que você seja um líder: calmo, objetivo e bom ouvinte. Assim, além de a reunião ser muito mais produtiva, você estará construindo uma equipe de alta performance.

5. Quanto mais tarefas concluídas, melhor

Às vezes nos sentimos obrigados a realizar uma tarefa não muito importante simplesmente para riscá-la da nossa lista de tarefas. Afinal, quem não gosta da sensação do dever cumprido? Acontece que, de vez em quando, essa vontade fala alto demais e nos ocupamos com trivialidades. Por isso, é necessário estabelecer prioridades e manter o foco nas atividades mais relevantes.

Pensando nisso, que tal conhecer o princípio 80/20? Conhecido também como lei de Pareto, afirma que 80% das consequências resultam de 20% das causas. Foi utilizado inicialmente numa esfera socioeconômica, mas passou a ser aplicado em diversas outras áreas.

Na questão do gerenciamento de tempo, conclui-se que 80% dos resultados provêm de 20% do seu esforço. Muitas vezes, em uma lista com 10 atividades, apenas duas têm relação direta com as principais metas da empresa. O resto costuma variar entre coisas urgentes ou circunstanciais. Seguindo essa lógica, um quinto do tempo de um dia de trabalho — que representa as tarefas mais relevantes — provavelmente irá gerar quatro quintos dos resultados.

6. Sistemas de gestão não funcionam para mim

Sistemas de gestão e produtividade contribuem para descobrir o que é importante para você e o que não é. Dessa forma, ajudam a esclarecer as causas da baixa produtividade e como reverter esse quadro.

Um sistema tem como objetivo tornar toda a organização e o planejamento mais rápidos e simples, para que você tenha mais tempo de produzir. É essencial ter um sistema que compreenda suas exigências profissionais e pessoais. Assim, você se torna capaz de lidar com imprevistos e demandas que surgirem sem perder a calma.

O que você precisa manter em mente é que qualquer técnica ou sistema de gestão serve para poupar seu tempo e energia. Se você passa mais tempo organizando do que realizando a tarefa em si provavelmente não está sendo produtivo.

7. Você só será produtivo se trabalhar em um escritório

Esse mito persiste mesmo com o número de adeptos do trabalho remoto crescendo cada vez mais. Isso acontece porque muitos gerentes e gestores de RH ainda acham que precisam ficar de olho em seus funcionários para que eles trabalhem. Contudo, uma pesquisa da Universidade de Stanford indica que trabalhar em casa aumenta em 12% o seu rendimento.

O trabalho em home office exige muita concentração e determinação, mas traz vantagens, como maior conforto e liberdade no horário. Nesse caso, cada um precisa avaliar o que funciona melhor para si mesmo. Se você trabalha melhor em casa, optar por uma liderança a distância e aderir a softwares de gestão pode ser muito vantajoso!

E aí, tem mais algum mito da produtividade que você já tenha desbancado? Mais alguma dúvida sobre como otimizar seu tempo e alcançar o máximo da sua produtividade? Deixe um comentário e participe!

3 Comentários

  1. Iussef disse:

    Fantástico

  2. Lia Tebet disse:

    muito bom, pra mim gerenciar os emails foi ótimo




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