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16 de Fevereiro de 2018

Gerente de projetos: 6 dicas para organizar sua equipe


Empresas têm muito mais chances de prosperar quando suas equipes estão bem organizadas. Esse é um dos principais desafios do gerente de projetos. Quem está na posição de liderança carrega a responsabilidade de fazer os colaboradores renderem mais individual e coletivamente. Existem diferentes formas de atingir esse objetivo, todas complementares.

O maior segredo para o gerente de projetos é ser capaz de somar métodos para organizar sua equipe. No artigo de hoje, apresentamos seis desses métodos que gestores podem aplicar no dia a dia.

 

Tenha sabedoria para priorizar

Para uma empresa crescer em sua área de atuação, o gerente de projetos precisa ser capaz de tocar diferentes projetos simultaneamente. Só existe uma maneira de fazer isso: saber priorizar. Claro que todos os projetos são importantes no planejamento estratégico, mas é necessário identificar aqueles que merecem uma atenção especial.

Priorizar não significa fechar os olhos para projetos de menor relevância. O gestor deve monitorá-los periodicamente para checar se estão no caminho certo.

A partir do momento em que o gestor aprende a priorizar, tudo flui com mais tranquilidade. Primeiro porque evita uma postura multitarefa do líder – algo notadamente ineficaz. Segundo porque permite uma distribuição mais inteligente dos colaboradores nos projetos em andamento.

(A ideia de que a multitarefa é uma atitude eficaz está entre os maiores mitos da produtividade. Saiba quais são os outros)

 

Retire o máximo de cada colaborador

A formação de uma equipe pressupõe a utilização de valores individuais que, somados, produzem um bom resultado coletivo. O gerente de projetos deve atuar como um verdadeiro gestor e escolher com sabedoria os colaboradores certos para cada tarefa.

Para tirar de letra essa etapa, o líder precisa conhecer as características das pessoas que fazem parte da empresa. Isso passa fundamentalmente por virtudes e fraquezas, capazes de indicar em qual projeto determinado funcionário pode render mais.

Conhecer os colaboradores também ajuda a posicioná-los de uma forma que respeite afinidades que possam existir. Por exemplo, dois profissionais que rendem bem juntos podem ser escalados para trabalhar de forma cooperada em um projeto. Ao passo que duas pessoas que não travam bom relacionamento talvez rendam mais quando afastadas. Neste caso, cabe ao gestor aparar arestas para resolver ou pelo menos atenuar o problema.

O gerente de projetos deve ser cuidadoso também para não privilegiar excessivamente profissionais de destaque. A intenção pode até ser nobre, já que o colaborador em questão pode crescer na empresa. Porém, uma atitude desse tipo tem grande potencial de minar uma equipe e prejudicar os resultados coletivos. Isso sem falar na eventual sobrecarga ao colaborador talentoso, que pode perder rendimento ou mesmo se aborrecer com a situação.

Trabalhe com prazos finais e parciais

Um projeto grande pode ter uma duração de alguns meses, isso é natural. Mas um planejamento que só estabelece o deadline se revela carente ao longo do tempo.

O gerente de projetos deve construir um planejamento detalhado para garantir que exista um progresso contínuo e o prazo final seja respeitado. O melhor caminho para isso? Com o estabelecimento de metas a serem cumpridas ao longo do projeto. São como fases que, quando superadas, representam um passo à frente rumo ao objetivo final.

Cada uma das metas intermediárias deve ter prazos claros que sejam razoáveis dentro do deadline do projeto. É plausível também fazer o caminho inverso: mapear todos os objetivos parciais e colocá-los em uma régua de tempo para, então, determinar o prazo final do projeto.

 

Mantenha os colaboradores motivados

Uma equipe aparentemente organizada tende a sair do eixo quando um fantasma surge no ambiente: a desmotivação. Quando a rotina se torna repetitiva e cansativa, um colaborador pode externar insatisfação e gerar um efeito cascata no time.

O gerente de projetos tem de se antecipar para não precisar remediar um problema depois que ele já aflorou. Em conversas informais, o líder pode tentar sentir como está o ânimo dos funcionários e seu engajamento nos projetos em andamento.

Manter a motivação da equipe passa por diferentes iniciativas. Um caminho é propor atividades que extrapolem o ambiente de trabalho, tais como um happy hour ou um encontro cultural. Outra estratégia que funciona bem – principalmente entre os mais jovens – é oferecer cursos de aprimoramento para a equipe.

As duas opções podem propiciar um rápido efeito positivo, que se refletirá nos resultados coletivos.

(Leia também: Gerenciamento de projetos: como resolver problemas?)

Faça reuniões periódicas de alinhamento

Quando as equipes estão organizadas, é chegado o momento de fazer manutenção. O progresso dos projetos em desenvolvimento precisa ser acompanhado pelo gerente responsável. Tenha cuidado para não cair na armadilha da acomodação quando tudo parece estar no rumo certo. Pode até estar caminhando bem, mas não custa nada fazer um acompanhamento periódico.

Reuniões semanais de alinhamento são bastante positivas para o avanço dos projetos. O gerente deve aproveitar o encontro para receber um feedback dos colaboradores envolvidos e verificar se algum ponto pode ser aprimorado. Reuniões de alinhamento garantem que o planejamento não se perca e também geram insights que trazem retorno à empresa.

Mas lembre-se que todas as reuniões precisam ser produtivas. Para isso, é fundamental evitar alguns erros bastante comuns. Saiba quais são eles neste artigo.

 

Adote um software de gestão de equipes

Para o gerente de projetos organizar sua equipe e, principalmente, mantê-la nos trilhos, não basta fazer reuniões periódicas. Recorrer a uma ferramenta própria para esta finalidade garante um controle muito maior sobre o andamento dos projetos.

O software Neotriad, por exemplo, proporciona vários benefícios aos gestores e seus subordinados. Em um ambiente online intuitivo e acessível, os projetos ficam dispostos de forma organizada. Todos os prazos (inclusive das metas parciais) ficam claros para quem acessa a plataforma, o que aumenta a produtividade da equipe.

Outro diferencial do Neotriad é a categorização de atividades por ordem de importância com base na Tríade do Tempo. A separação entre urgente, circunstancial e importante é resultado de anos de estudo de Christian Barbosa, maior especialista em produtividade e gestão do tempo do Brasil.

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