gestão,gestao de horas extras,gestão de tempo,horas extras,

25 de outubro de 2016

Gestão de horas extras: saiba como fazer!


Aos olhos de algumas empresas, o prolongamento da jornada de trabalho se configura como uma dedicação excessiva dos colaboradores. Já para outras, se reflete como falta de habilidade desses funcionários em administrar o seu trabalho dentro de um prazo preestabelecido.

Na realidade, as horas extras não significam produtividade ou incompetência. Elas são um problema sério para as finanças das empresas e um sinal de que algo vai mal, principalmente com o setor de gestão.

Processos internos ineficientes, falta de treinamento, demandas excessivas… São diversos os fatores que podem prejudicar a gestão de horas extras, e cabe ao líder identificar quais deles estão impactando o seu negócio e se é necessário fazer algumas mudanças.

Reunimos 6 dicas que vão te ajudar a fazer um controle de horas realmente eficiente na sua empresa. Confira a seguir!

Realize uma auditoria para avaliar o problema

Colaboradores que ficam além da sua jornada de trabalho são motivados por um problema de gestão de tempo, ou por acreditarem que horas a mais de trabalho significa “vestir a camisa da organização” ou por uma falha da própria empresa.

A primeira estratégia do líder quando se fala em gestão de horas extras é identificar, por meio de uma auditoria, qual desses fatores é a raiz do problema e só então definir uma linha de ação.

No primeiro caso, por exemplo, o gestor deve avaliar como vai o controle de tarefas, se elas são muito complexas, se apenas uma pessoa está assumindo a maior carga de trabalho pela equipe, se falta treinamento ou há desorganização na execução.

Também é preciso ficar atento se esse colaborador não está sendo motivado por questões pessoais, como uma forma de obter uma renda adicional. Caso a situação seja recorrente, será preciso buscar, junto com o próprio colaborador e com os demais gestores, formas de otimizar esse trabalho e evitar o problema.

Mensure a sua própria forma de gestão

Em muitas vezes, as horas extras são ocasionadas por uma falha da própria empresa. Para se certificar de que esse é o caso, responda algumas perguntas como:

  • Essas horas extras estão trazendo gastos prejudiciais à empresa?
  • Isso é algo que acontece com um ou dois colaboradores ou é uma tendência entre a maioria?
  • Esse problema é recorrente ou sazonal?

Se o prolongamento da jornada de trabalho já se tornou algo recorrente entre a maioria dos colaboradores e tem trazido gastos substanciais ao negócio, chegou a hora de mudar a sua forma de gestão.

Para resolver esse problema, é preciso examinar a carga de trabalho de cada colaborador e suas atribuições diárias. Se a maioria falha, você pode estar pedindo demais no nível de produção e precisa encontrar formas de escalonar as responsabilidades para que eles concluam o seu trabalho sem abrir mão da qualidade.

Se for necessário, contrate novos colaboradores. Mas se a ideia estiver fora de questão no momento, a alternativa é investir em treinamentos de gestão de tempo ou capacitar seus talentos para atuar em várias funções. Isso traz flexibilidade para relocar pessoas para áreas com maior demanda e otimizar o trabalho em equipe.

Respeite as leis vigentes

Irregularidades no pagamento e gestão de horas extras podem trazer problemas judiciais graves para as empresas. Por isso, é preciso respeitar a legislação vigente e os sindicatos que representam a empresa.

Cada vez que um colaborador, contratado sob regime de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), trabalha além da jornada preestabelecida, em horários destinados aos intervalos ou quando não recebe horários de descanso durante o dia, tem direito ao pagamento de horas extras com acréscimos de 50% durante a semana e de 100% aos finais de semana e feriados.

Além disso, o limite máximo de horas extras é de duas horas por dia e apenas por motivos de força maior. Ou seja: imprevistos que não dependam da ação ou vontade da empresa.

Imponha regras internas

Além de respeitar as leis vigentes, o gestor deve impor algumas regras internas à equipe, como ser o único responsável a autorizar ou não o aumento da jornada de trabalho de um colaborador.

Esses comandos são importantes para evitar o abuso de horas extras e, principalmente, casos em que os colaboradores se aproveitam da situação para aumentar a sua renda mensal.

Uma boa alternativa é o banco de horas, recurso legal em que a empresa pode substituir o pagamento por folgas. Essa estratégia é vantajosa para colaboradores que precisam planejar um tempo de descanso, aumentar o período de férias ou resolver um problema pessoal sem descontos na folha de pagamento.

É algo viável também para as empresas, principalmente para as pequenas com orçamento mais limitado ou que têm produção sazonal, pois permite que utilizem a sua capacidade de mão de obra em períodos de alta demanda, sem gastos adicionais.

Inclua a equipe na gestão de horas extras

Para alguns líderes o cumprimento de deadlines é a única coisa que importa no processo de gestão de pessoas. Essa preocupação pode acarretar uma série de tarefas mal feitas, colaboradores e clientes insatisfeitos e aumento da jornada de trabalho.

Se um gestor não consegue ver quando o trabalho é excessivo ou as demandas diárias maiores do que é possível dar conta, a equipe é essencial para trazer essa visão. Por isso, cada colaborador deve contribuir, apontar problemas e propor soluções em parceria com a liderança.

O trabalho em conjunto aumenta a produtividade e traz mudanças igualitárias, que sejam boas para todos e não apenas para quem manda.

Invista em softwares para o controle de processos

Todo gestor precisa estar equipado com as ferramentas certas para controlar a jornada de trabalho de cada um dos seus colaboradores, identificar problemas e otimizar a sua gestão de horas extras.

Os softwares de ponto eletrônico são ferramentas tradicionais muito utilizadas pelo setor de Recursos Humanos das empresas, marcando em tempo real os horários de chegada e saída, atrasos, faltas e horas extras.

No entanto, somente essas ferramentas não são suficientes para quem deseja fazer uma gestão de tempo eficiente, pois dizem pouco sobre a real produtividade dos colaboradores. Não são raros os casos de pessoas que esquecem de “bater o ponto” ou enfrentam filas grandes e perdem o horário, e assim por diante.

A solução mais viável para as empresas é investir em programas que avaliam e controlam a atuação individual e em grupo dos colaboradores.

Essas ferramentas são essenciais para que eles tenham mais controle sob os seus projetos, calendário e prioridades, possam compartilhar demandas com o resto da equipe e gerar relatórios de atuação diretamente para os gestores.

Gostou das nossas dicas? Você investe em outras estratégias para a gestão de horas extras da sua empresa? Não deixe de compartilhar a sua experiência nos comentários!




Deixe seu comentário