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julho 14, 2016

Gestão do Tempo: o que fazer para ser mais produtivo?


Não é incomum na rotina de alguns profissionais começar o dia abarrotado de trabalho e voltar para casa no fim da noite sem conseguir concluir sequer a metade das pendências. Um dos principais problemas está na forma com que as pessoas lidam com a gestão do tempo.

Saber como organizar as tarefas é essencial para que você não se torne um refém do seu próprio trabalho. Quer saber como? Listamos 7 dicas práticas para te ajudar!

Seja mais minimalista

Minimalismo é palavra do ano também para os negócios. De maneira geral, ser minimalista é reduzir o emprego de elementos ou de recursos desnecessários para tornar a vida menos complicada. Isso ajuda a ganhar tempo e investir energia nas demandas que são realmente essenciais.

Por exemplo, se você está sempre resolvendo problemas e tarefas de outras pessoas, comece a cortá-las da sua rotina. Se perde muito tempo tentando decidir sobre o que fazer ou não em um projeto, deixe o perfeccionismo um pouco de lado.

Outra forma de ser mais minimalista é reduzir o excesso de reuniões, principalmente as que acontecem no meio do expediente. Muitas delas são realizadas para resolver questões simples, que não exigem uma estratégia conjunta de ação.

Precisa fazer um brainstorming com a sua equipe? Faça logo nas primeiras horas de trabalho, para que os profissionais tenham o resto do dia para colocar as ideias em prática. Se alguma coisa pode ficar para amanhã ou a demanda é simples, provavelmente não exige uma reunião longa e improdutiva.

Tenha um planejamento

O ideal é realizar um planejamento anual, mensal e semanal. Você precisa ter uma perspectiva de futuro. O primeiro passo para melhorar a gestão do tempo é listar todas as suas metas – a longo, médio e curto prazo. O planejamento anual serve como um ponto de reflexão de definições do que você espera do ano que se inicia. O mensal é a forma de monitorar e acompanhar o cumprimento do plano anual. Já o semanal é, sem dúvida, o planejamento mais importante. Por que nada adianta ter um plano anual e mensal sem ações que sejam postas em práticas.

Além disso, colocar as ideias no papel e mantê-las à vista te ajudará a sempre lembrar dos seus objetivos e manter o foco para realizá-los.

Delegue tarefas

Um dos principais problemas profissionais, quando se trata de gestão de tempo, é a sobrecarga. Não importa se você é um líder ou um colaborador, tentar carregar o mundo nas costas te tornará uma pessoa exausta mentalmente, pouco produtiva e infeliz com o seu trabalho.

Por isso, delegue tarefas e não tenha vergonha de pedir ajuda, quando necessário. Essa é uma forma de transmitir confiança e reforçar o trabalho em equipe. Além de, não prejudicar a empresa com prazos atrasados ou trabalhos mal feitos.

Use a tecnologia a seu favor, mas não abuse dela

A tecnologia é essencial para qualquer negócio. Não importa o setor ou porte, não dá para fugir. No entanto, ela pode te ajudar muito a organizar as suas demandas diárias, agendar pagamentos, se comunicar com a sua equipe e, principalmente, a gerir melhor o tempo.

A tecnologia pode ser útil para programar um post em uma rede social e até criar planilhas mais elaboradas. Hoje, já existem programas e softwares que realizam tarefas que otimizam as horas de trabalho em apenas alguns minutos.

Mas essa grande aliada pode se tornar uma inimiga se você não estabelecer regras e limites para si mesmo. Uma simples olhadinha no Facebook pode comprometer horas e horas do seu dia e, quando chegar ao final do expediente, você vai perceber que não fez nada.

Por isso, use a tecnologia com sabedoria. Estabeleça horários de acesso — até mesmo em casa — para não correr o risco de se deixar dominar por essas distrações e ver a vida passar diante dos seus olhos.

Faça uma coisa de cada vez

Assim como delegar tarefas, é importante estabelecer prioridades dentre elas. Seja no âmbito profissional ou pessoal é preciso entender que nem tudo pode ser feito em apenas 24 horas.

Para gerenciar melhor as tarefas é preciso eleger o que é essencial para aquele dia ou o que pode ser adiado para amanhã. Nesse caso, calcule também o tempo que você precisará para realizar cada uma dessas demandas.

Essa estratégia ajuda a otimizar o dia e a evitar falhas. Quando você faz tudo às pressas corre o risco de não se concentrar no que realmente precisa e realizar um trabalho ruim.

Adapte sua rotina

A principal dica para que você otimize a sua gestão do tempo é observar e testar o que funciona melhor para você. Cada pessoa tem uma rotina diferente, hábitos distintos e mentes que trabalham de formas distintas.

Comece reeducando seus hábitos, encaixando cada uma dessas dicas na sua rotina e não deixe de observar o que está fazendo efeito ou não.

Fazer esse balanço te ajudará a eleger onde você tem desperdiçado seu tempo e como pode recuperá-lo. Saiba que, em algumas semanas, você se tornará um profissional mais confiante e produtivo.

E você, tem outras dicas para gerir melhor o tempo? Compartilhe com a gente aqui nos comentários

 




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