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agosto 24, 2017

5 estratégias para sua equipe diminuir interrupções


Reuniões de última hora, colaboradores pedindo orientação, telefonemas de clientes, notificações do WhatsApp, e-mail, Facebook, e por aí vai… Nosso dia a dia está cheio de interrupções que tiram o foco e, é claro, impactam na produtividade. É quase uma epidemia. Sobretudo no ambiente de trabalho, essa questão não é simples e exige uma série de mudanças na cultura, sistemas, modelos de atendimento, produtividade e planejamento pessoal para o problema ser minimizado. Para simplificar e orientar o gestor de equipe, o expert em produtividade e gestão do tempo, Christian Barbosa, aponta cinco iniciativas que dão certo para diminuir interrupções na rotina e compartilhar com sua equipe.

 

1 – Mapeie as interrupções 

É preciso saber de onde vêm as interrupções. Quem, quando, o quê, por quê… Somente fazendo esse levantamento será possível buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.

 

2 – Compartilhe conhecimento 

Quanto mais você prender aquilo que sabe e não delegar, mais as pessoas irão interrompê-lo para perguntar. Tudo que você sabe e envolve outra pessoa deve ser compartilhado. Você pode simplesmente criar uma pasta na rede chamada PROCEDIMENTOS e compartilhar arquivos de Word como: Roteiro para emissão de NF.doc, Procedimento quanto o sistema falhar.doc etc.

 

3 – Determine horários 

Romper a cultura de interrupção não é algo trivial. As pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier interromper e for algo que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões.

 

4 – Antecipe 

Uma parte das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se esse for seu caso, nada como revisar as prioridades logo no início da manhã. Dessa forma, você se antecipa e evita problemas. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.

 

5 – Organize o atendimento

É comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora”, “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer ‘não’ para meu cliente” etc. Em diversas consultorias realizadas por Barbosa, ele chegou à conclusão que, na maior parte dos casos, dizer “não” para o cliente é saudável para ambas as partes.

Mas atenção! Negar atendimento ao cliente tem o momento certo. Em uma empresa em que atuou, Barbosa definiu dias de atendimento a fornecedores, que receberam as instruções via e-mail, com os horários e agenda de marcação. Nesse período, foram alocados dois membros do time para atender com qualidade essas pessoas. O problema terminou e o padrão foi replicado em outras áreas da empresa.

Interrupções são comuns no ambiente de trabalho, mas sofrer por elas é opcional. Sempre existe alternativa, se pararmos para entender e resolver o problema de verdade.

 

Uma maneira de ajudar a melhorar a produtividade e a gestão de tempo de sua equipe é a implementação de um software como o Neotriad. Trata-se de um projeto desenvolvido por Christian Barbosa. Saiba mais sobre o Neotriad e faça agora mesmo um teste grátis de 14 dias.




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