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dezembro 13, 2016

Passo a passo para lutar contra a procrastinação na sua equipe


A procrastinação se tornou um dos principais desafios da modernidade para os profissionais gerirem, isso graças à multiplicação de distrações e tomadores de tempo que vieram junto às facilidades e avanços tecnológicos. Entre eles, destacam-se redes e mídias sociais, aplicativos, e-mails, sistemas de mensagens instantâneos, vídeos e até a facilidade de se ler muitas notícias na web, perdendo-se, assim, a noção do tempo.

Portanto, quando existe o objetivo de se parar de procrastinar, é fundamental que todo profissional busque desenvolver disciplina e foco na sua equipe, além de adotar soluções que favoreçam o controle e a atenção. Para isso, vale apostar em plataformas de gestão de equipes, de tempo e de produtividade, bem como em ferramentas que otimizem a organização e promovam uma mudança de hábitos.

Todavia, antes de buscar tais soluções, é importante que o profissional esteja consciente e comprometido com esse objetivo e invista tempo e esforço para diminuir ou eliminar esse comportamento tão nocivo à boa performance no trabalho.

Continue a leitura para saber como lutar contra a procrastinação no ambiente de trabalho!

Entenda as maiores consequências da procrastinação

As consequências da procrastinação se traduzem em uma série de problemas que não só afetam o trabalhador, como toda a equipe. E esse cenário se torna ainda mais desafiador e prejudicial quando a procrastinação no time é generalizada.

Procrastinadores crônicos geralmente se veem presos num círculo vicioso, o qual se caracteriza por um adiamento constante das tarefas a serem feitas dentro do expediente. Depois, quando o prazo de entrega delas está se esgotando, surge uma sensação de desespero, em que o profissional se sente culpado porque desejava tê-las feito quando ainda era cedo. Então, o atraso ocorre e um desânimo misturado à frustração toma conta.

Mas, no dia seguinte, novamente ocorre o adiamento, seja por distrações ou por fuga do trabalho. E, mais uma vez, os mesmos sentimentos anteriores ressurgem. Por conta desse hábito, muitos trabalhadores acabam engessando suas carreiras, além de impedirem seu próprio crescimento profissional.

Para se ter uma ideia do quanto a procrastinação é prejudicial, veja abaixo os principais efeitos que esse comportamento ocasiona no desempenho, na carreira e no convívio dentro do ambiente corporativo:

  • Piora no desempenho profissional;
  • Acúmulo de tarefas básicas e críticas;
  • Deterioração do relacionamento grupal desencadeada por atrasos em atividades compartilhadas;
  • Perda de prazos com clientes;
  • Dificuldade em bater metas e alcançar objetivos;
  • Maiores despesas financeiras devido ao pagamento de juros e encargos por quitação de obrigações financeiras atrasadas;
  • Realização de horas extras por não terminar atividades no expediente regular, prejudicando sua vida pessoal e tempo livre;
  • Desmotivação e dificuldade em evoluir na carreira.

5 dicas para acabar com a procrastinação no seu time

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1- Distribua tarefas conforme competências e habilidades de cada integrante da equipe

Para acabar com a procrastinação no time de colaboradores, você precisa dividir as atividades de acordo com as competências e habilidades de cada funcionário. Dessa forma, as chances de eles evitarem tarefas por falta de conhecimento são diminuídas ou eliminadas.

Por mais que todos possuam os mesmos cargos, nem sempre eles são bons nos mesmos campos e especialidades. Outras diferenças residem nos perfis dos membros. Por exemplo, alguns podem ser mais organizados, enquanto outros são mais criativos.

É preciso levar em conta essas especificidades na hora de distribuir determinadas funções e atividades, embora tais traços possam ser percebidos somente com uma boa análise e após algum tempo de convivência.

2- Organize o ambiente de trabalho

Você, como gestor ou colega de equipe, nem sempre poderá ajudar diretamente um ou mais colaboradores a superarem seus hábitos de procrastinação, porém, você pode preparar e organizar o ambiente de trabalho para tentar diminuir a procrastinação no time.

Fornecendo os recursos suficientes para que os demais completem suas tarefas, você diminui as chances de desculpas ou de os colaboradores dispersarem.

Em outras palavras, tendo do lado todos os materiais de que se necessita para se terminar uma atividade, pode-se perder menos tempo tentando encontrá-los e, consequentemente, ficar menos suscetível a pensar em coisas que desviam o foco. E esses recursos podem ser coisas simples, como materiais de escritório.

3- Incentive uma cultura de bons exemplos, protagonismo e iniciativa

Para que se tenha uma equipe engajada e motivada no cumprimento das tarefas, é importante incentivar uma cultura empresarial de protagonismo e iniciativa amparada por bons exemplos.

Se o líder de uma equipe é procrastinador, as chances de os liderados também serem são altas. Portanto, é fundamental que o gestor desenvolva sua liderança com postura ativa e consiga entregar suas atividades dentro do prazo para que os demais o imitem.

Também é preciso eliminar traços de atitudes vitimistas, geralmente identificados em desculpas do tipo: “não fiz tal tarefa porque não era minha responsabilidade” ou “não fiz por culpa de fulano”.

4- Incentive a delegação de tarefas

Muitas vezes, a procrastinação é apenas uma reação a um alto número de atividades que se tem para fazer. O corpo e a mente podem começar a rejeitá-las, ainda mais quando são tediosas, difíceis ou fora do escopo de conhecimentos do profissional.

Para evitar a procrastinação entre os colaboradores do seu time por conta dessa situação, é importante estimulá-los para que deleguem tarefas entre si, fomentando, assim, o trabalho em equipe. Mas isso deve ser feito de forma cooperada e planejada, levando-se em consideração o primeiro item acima, ou seja, as habilidades de cada colaborador.

É preciso deixar claro sobre o que cada integrante do time é capaz para que os demais possam solicitar sua ajuda em tarefas específicas, nas quais ele é competente. E isso com limites e moderação, para que alguns não se sintam sobrecarregados pelos demais.

5- Adote ferramentas de gerenciamento do tempo e de controle de atividades

Adotar uma solução tecnológica que permita gerenciar melhor o tempo, planejar as atividades semanais e controlar o fluxo de trabalho dentro da equipe colabora com a diminuição da postergação de tarefas.

Isso porque é possível monitorar os níveis de procrastinação do time de modo a combatê-la adequadamente. Adiante separamos um tópico sobre como a tecnologia pode ajudar nesse desafio.

12 dicas para parar de procrastinar

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Além de cuidar para que as consequências da procrastinação não prejudiquem sua equipe, é importante estar atento ao próprio rendimento. Para isso, algumas dicas para evitar a procrastinação podem ser úteis. Veja 12 delas a seguir:

1- Identifique as causas e principais distrações

O primeiro ponto a fazer para se parar de procrastinar é identificar quais distrações ou tomadores de tempo mais atrapalham. Anote tudo numa lista para que você tome consciência e consiga visualizar de forma clara cada um desses elementos.

Depois, você poderá buscar alguma solução para evitá-los ou cortá-los da rotina, até mesmo escrevendo uma atitude ou ferramenta necessária para esse fim ao lado de cada item da lista.

2- Descubra o quanto de tempo você gasta com as interrupções

Além de identificar aqueles itens que mais distraem, descobrir quanto tempo eles tomam da sua rotina pode ser uma forma de ampliar ainda mais sua consciência na hora de evitá-los.

Você poderá se surpreender com a quantidade de tempo desperdiçado com simples conversas no WhatsApp, “rápidas” olhadas no Facebook ou até pesquisas em sites e blogs de notícias e entretenimento.

Após identificar quanto tempo é perdido diariamente ou semanalmente, tente se questionar e refletir sobre quanto sua vida poderia melhorar se esses minutos, ou horas, fossem empregados na realização das atividades postergadas dentro do prazo.

3- Divida as tarefas em partes menores

Dividir as tarefas em partes menores é uma boa opção para se parar de procrastinar, pois permite encarar atividades extensas sem que pareçam difíceis ou entediantes. Um dos principais motivos para se procrastinar reside no fato de se encarar projetos grandes e demorados, os quais desmotivam só de se pensar no tanto de esforço e tempo que necessitarão para serem feitos. Sem falar que muitas vezes ficamos “perdidos”, sem saber por onde começar, de modo que os evitamos.

Quando você divide uma tarefa em partes menores, você se permite focar em cada uma delas como se fossem independentes, diminuindo a impressão negativa que se tem do seu conjunto. Ou seja, você poderá analisar uma atividade e pensar que ela é tão simples e fácil, que não há necessidade de deixá-la para depois.

Um exemplo: imagine que está fazendo um plano de negócios. Se você for pensar nele todo, poderá se desmotivar por ser algo geralmente trabalhoso, que requer diferentes etapas e conhecimentos. Tais como descrever o empreendimento, definir os produtos e serviços a serem comercializados, montar o plano de marketing e vendas, o plano financeiro, especificar os investimentos necessários etc.

Todavia, se separá-lo por fases, seguindo uma ordem, você poderá focar somente na tarefa imediata, deixando quaisquer preocupações com as demais para depois. Ou seja, primeiro fazer a “descrição do empreendimento”, depois a “definição de produtos e serviços” e assim por diante, como se cada etapa fosse única.

E se você continuar a procrastinar na hora de executá-las, divida-as em partes menores ainda, pois é preciso chegar a um ponto onde você olhe para uma tarefa e pense que ela é tão simples e fácil, que não há motivo para deixá-la para depois.

4- Comece pelo simples e “acumule” tarefas realizadas

Essa é uma das dicas mais dadas para quem quer evitar a procrastinação: começar pelas atividades mais simples e fáceis. Realmente ela tem seu valor, porém, para potencializar seus efeitos, procure montar uma lista com todas as tarefas de modo a ir riscando as realizadas.

Dessa forma, ao perceber que já executou muitas delas, você poderá se sentir mais motivado a continuar concluindo as atividades, mesmo que de 10, 7 tenham sido coisas que você faria em 5 minutos. O importante é criar a impressão de que se está fazendo progresso.

5- Encare a pior atividade o quanto antes

Essa dica pode parecer contrária à anterior, porém, é mais como uma alternativa, especialmente naqueles dias onde uma ou mais tarefas complicadas surgem em seu caminho.

Se você tem algo bem desagradável a fazer, o melhor é se livrar dele o quanto antes. Para isso, tente realizá-lo logo no início do expediente, quando, geralmente, se está com mais energia e disposição. Dessa forma, você terá o resto do dia para se preocupar com atividades mais prazerosas e tranquilas.

Caso contrário, ao chegar no final de dia e se deparar com algo chato, as chances de você evitá-lo ou deixá-lo para o dia seguinte são altas.

6- Evite se sentir pressionado para fazer alguma atividade

Muitas pessoas procrastinam tarefas por se sentirem pressionadas a realizá-las, de modo que tal comportamento é fruto de uma atitude reativa, como se não quisessem se submeter a elas ou serem manipuladas para executá-las.

Portanto, é importante remover esse pensamento e substituí-lo por outro, em que você passa a tratar a tarefa como uma escolha sua.

7- Não exagere no valor que você dá a uma tarefa, mas também não a subestime

Quando você exagera no valor dado a uma tarefa, como se sua carreira ou seu trabalho dependesse dela, você pode acabar “travando” na hora de realizá-la. Por mais que seja importante, é necessário que ela seja encarada como uma tarefa comum, caso contrário, você poderá arrumar desculpas para fugir dela justamente por sua “importância aumentada”.

Isso porque a tensão gerada ao seu redor pode fazer com que você se sinta incapaz ou muito pressionado para que ela seja executada de forma perfeita. É preciso mudar essa mentalidade e não se cobrar tanto por qualquer atividade que seja, passando a encarar seus afazeres com naturalidade.

Também é preciso não subestimar ou desvalorizar demais algumas atividades, o que pode fazer com que você as deixe de lado por não serem tão “significativas”. Contudo, elas podem fazer parte de algo maior e relevante, até mesmo impactando no trabalho de outra pessoa. Por isso, é preciso nem aumentar demais, nem diminuir muito o valor de cada tarefa.

8- Cuidado ao tentar executar tudo com perfeição

Por mais que hoje em dia sejamos cobrados por perfeição e eficácia na execução de rotinas, é importante não deixar que a busca por esses pontos se tornem um desafio tão grande que interrompam a realização das atividades. Uma tarefa executada, mesmo que de forma imperfeita, ainda vale mais do que uma tarefa não realizada.

Para contornar essa situação, busque selecionar as atividades que realmente necessitam de maior empenho e excelência, e tente trabalhar com as demais de forma tranquila, sem tanta cobrança. Para isso, busque categorizar ou hierarquizar todas as suas tarefas, o que pode ser feito numa lista ou com a ajuda de uma ferramenta que permita controlar e selecionar prioridades.

9- Mantenha a mente no que você precisa fazer e evite pensar nas atividades futuras

Se costuma pensar de forma persistente no que precisa fazer em seguida enquanto trabalha em uma atividade, você corre o sério risco de não concluir a tarefa atual para tentar fazer a outra. E, desse modo, poderá repetir esse ciclo na seguinte, passando a integrar aquele grupo de pessoas que têm dificuldades de terminar seus afazeres.

Essa é uma forma de procrastinar, pois ocasiona o acúmulo de inúmeras atividades incompletas no decorrer do expediente, as quais provavelmente não serão entregues no prazo. Essa prática também acaba por desmotivar, já que você fica com a sensação de que o trabalho não rende ou de que trabalhou o dia inteiro e não obteve resultados.

Portanto, é importante manter a atenção em uma tarefa de cada vez até que ela seja concluída ou delegada para outro profissional.

10- Tenha cuidado com as desculpas mais comuns

Quando você decide fazer alguma tarefa, é comum que desculpas para não a executar surjam em sua mente, uma após a outra, aglomerando-se. As mais corriqueiras envolvem:

Falta de vontade no momento para realizá-las;

Espera por inspiração;

Crença de que não será capaz de executá-la corretamente;

Doenças ou problemas de saúde que impedem de realizá-la;

Confiança de que dará tempo de fazê-la quando o prazo de entrega estiver próximo (muitas vezes ligado à crença de que se trabalha melhor com esse tipo de pressão).

Procure evitar essas e outras desculpas logo no momento em que perceber que estão se apresentando em sua mente. É preciso esquivar-se delas e encarar cada atividade de forma tranquila.

11- Delimite prazos para suas atividades

Busque sempre que possível delimitar prazos para suas tarefas. Ao saber exatamente o momento de entregá-las, você poderá diminuir as chances de esquecê-las e trabalhar de forma a concluí-las dentro do tempo.

Caso contrário, há possibilidade de você não dar o devido valor a elas e acabar por postergá-las além da conta, tomando consciência desse erro no momento em que clientes, colegas ou gestores vierem a cobrá-las.

Se uma atividade possui muito tempo para ser realizada, procure dividi-la conforme a terceira dica acima e coloque um prazo para cada etapa. Dessa forma, você vai executando as tarefas em períodos programados, e, quando a época da entrega chegar, você já a terá completado.

12- Crie recompensas para si mesmo (ou penalidades)

Esse ponto é a “cereja do bolo”, aquele item que ajudará você a se sentir motivado para parar de procrastinar. Isso porque quando você se recompensa pelo cumprimento de tarefas dentro do prazo, você cria um mecanismo de satisfação pessoal, que poderá ser almejada toda vez que uma nova atividade surgir.

Basicamente, você poderá pensar no seu prêmio e tentará terminar a atividade o quanto antes. E esse prêmio não precisa ser algo grande, pelo contrário, pode ser uma fatia de bolo que você tanto gosta, quinze minutos de navegação num site de notícias ou até uma pausa do trabalho.

Vale até usar itens que normalmente seriam tomadores de tempo como recompensa, desde que sejam controlados. Por exemplo, dar uma espiada no Facebook por 5 minutos a cada uma hora de tarefa cumprida em vez de ficar perdendo uma hora na rede social procrastinando e evitando a tarefa.

É preciso aplicar uma “estratégia reversa” usando as distrações habituais a seu favor, porém, cuidado para não ser pego por elas novamente. Se você não consegue resistir a elas, pelo menos no começo, use outras formas de se autorrecompensar.

Por outro lado, estipular penalidades pelo não cumprimento de uma atividade no prazo gera uma “pressão” pessoal para realizá-la. Pode ser encarar uma comida que detesta, fazer exercícios que pareçam desagradáveis ou até pagar o lanche para todos na empresa.

Tente converter as penalidades em algo benéfico a todos, porém, que ainda assim custem ou exijam algo que você nem sempre gostaria de fazer.

Saiba como a tecnologia pode te ajudar!

A tecnologia pode ser uma aliada na luta contra a procrastinação, principalmente quando ajuda na organização pessoal e no aproveitamento adequado do tempo. Algumas soluções tecnológicas possibilitam a diminuição da postergação de atividades pessoais e grupais, permitindo ao líder planejar suas atividades pessoais e as dos seus liderados conforme prioridades e responsabilidades.

Uma plataforma de gestão do tempo e de equipes se encaixa nessa descrição, pois possibilita a divisão, programação e controle de projetos, metas, tarefas, reuniões, prazos, calendários, tudo num único local. Sem falar que também permite visualizar o tempo de execução das atividades de cada colaborador, delegar afazeres e receber avisos sobre as tarefas do dia.

As consequências da procrastinação vão além de um simples hábito prejudicial, podendo afetar relacionamentos, produtividade no trabalho e até a saúde mental dos trabalhadores. Quem descobre que é um “procrastinador crônico” pode ficar deprimido por não conseguir se livrar desse comportamento, o que colaborará ainda mais para a piora de sua atuação profissional.

Por isso, é essencial ter em mente a necessidade de mudar e buscar formas de contornar a procrastinação, eliminando-a do seu cotidiano e evitando práticas que a estimulem. Para cumprir esse objetivo, as dicas acima são fundamentais, bem como a necessidade de se implantar uma cultura pessoal e organizacional voltada ao aproveitamento e gerenciamento do tempo de forma eficaz.

Gostou das dicas acima? Então aproveite e assista ao nosso webinário sobre planejamento semanal usando a plataforma Neotriad, a qual permite planejar melhor o seu cotidiano e organizar o tempo, pontos essenciais para eliminar de vez a procrastinação!

2 Comentários

  1. Jorge Ney Esmeraldo disse:

    Conteúdo altamente necessário e objetivo para me ajudar a focar no que é realmente importante.

  2. MARIA ROSARIA RIBEIRO SCHAPER disse:

    EXCELENTE CONTEUDO. QUERO CONTINUAR PARA SUPERAÇÃO PESSOAL.




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