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19 de Janeiro de 2017

Planejamento com flexibilidade: entenda a importância


Qualquer planejamento, seja de vida ou de negócios, é feito com a intenção de que nada saia do previsto. Quando ocorre o contrário, a tendência é entrar em pânico e ficar completamente desmotivado, não é? Embora não exista uma fórmula para evitar os imprevistos, há maneiras de impedir que os percalços impactem de forma decisiva nos planos.

A principal delas é que os planejamentos sejam sempre realizados com flexibilidade. Os eventos cotidianos, muitas vezes, impelem a um reajuste nos rumos. Por esse motivo, um bom planejamento deve ser adaptável, pois rigidez e rigor trazem apenas frustração.

Porém, não confunda flexibilidade com falta de disciplina. Ser flexível não implica tomar atitudes não planejadas sistematicamente. Significa ser reativo aos acontecimentos que tornam inviável seguir em frente com o planejamento original e, ainda, transformar riscos e empecilhos em oportunidades.

A seguir, vamos mostrar por que os planejamentos com flexibilidade são tão importantes.

Vantagens que planejamentos com flexibilidade podem trazer

Maior taxa de satisfação do cliente

O principal motivo para um planejamento flexível é aumentar a possibilidade de uma entrega satisfatória ao cliente. Projetos adaptáveis fazem de tudo para se manterem fiéis ao escopo inicial aprovado pelo cliente. A flexibilidade se restringe aos métodos empregados para garantir o resultado.

Projetos rígidos, por outro lado, focam muito mais na metodologia e isso pode gerar um produto diferente daquele imaginado pelo cliente, seja em relação à qualidade, seja em relação aos prazos e custos.

Menor custo do projeto

Permanecer em planejamentos rígidos pode ser muito custoso, pois você terá de lidar com variáveis imprevisíveis durante a sua execução. Por exemplo, com prazos muito fixos, se um equipamento falhar, será necessário pagar taxas extras pela urgência do conserto ou terceirizar parte do projeto. Isso aumentará os custos significativamente.

Sendo flexível, você terá uma folga maior para resolver o problema. Assim, realiza a entrega no prazo acordado com o cliente, sem que ele jamais tenha de se estressar com os problemas ocorridos durante o processo.

Menos estresse nas equipes

Trabalhar com planejamentos fixos é extremamente estressante. Quando qualquer problema surge, todos começam a se desesperar e esperar pelo pior. Assim, a dor de cabeça é dobrada: além do problema em si, os funcionários se tornam muito menos produtivos devido ao estresse.

Então, em vez de recomendar que sua equipe se atenha apenas ao planejado, estimule-os a buscar soluções que, embora possam alterar partes do plano, ainda permitam cumprir a meta original. Caso isso drene muito as energias do projeto, então, é hora de abandonar o planejamento e buscar uma alternativa mais viável.

Quer saber o que é preciso fazer para montar um planejamento flexível? Acompanhe!

Passos para um planejamento flexível de sucesso

1. Estabeleça objetivos realizáveis e precisos

Os planejamentos são um meio para tornar possível a realização dos objetivos. Portanto, para ser flexível, é importante ter objetivos viáveis, que dificilmente serão modificados. Já o caminho para realizá-los não precisa ser tão rígido. É esse o verdadeiro significado de planejamento flexível!

Quando, em um projeto, surge algum problema mais grave, os objetivos servem de guia para determinar as mudanças necessárias. Por exemplo, imagine a meta de fabricar 10.000 produtos em 30 dias e um de seus funcionários adoece.

Não é interessante reduzir a meta para 8.000 para compensar essa ausência, nem ampliar o prazo, uma vez que ambas as soluções vão impactar o cliente. A saída será tomar outras medidas: contratar um colaborador temporário, pagar horas-extras para seus funcionários etc.

Assim, a meta deverá permanecer intacta. Ao permitir que as metas se alterem, ao invés do plano de ação, você cria um perigoso costume que pode impactar em todos os outros planejamentos. Por isso, somente em último caso deve-se mudar um objetivo.

Para ter sucesso neste quesito, utilize a técnica SMART, para a qual os objetivos devem ser:

  • Específicos: ter um escopo bem delimitado e claro, para evitar ambiguidades e erros.
  • Mensuráveis: deve ser possível analisar o quanto deles já foi realizado, a intervalos regulares.
  • Realizáveis: ser realistas em relação à capacidade atual da empresa, sem superestimar a produtividade dos equipamentos e colaboradores.
  • Relevantes: devem ter um impacto positivo, pois não adianta pegar um projeto ambicioso se ele não enriquece a empresa como um todo.
  • Temporizáveis: têm prazos determinados para o início e fim, além de poderem ser divididos em etapas menores e bem definidas no tempo.

2. Seja menos otimista em relação aos prazos e ao orçamento

No método Tríade do Tempo, há um princípio muito importante: devemos reduzir sempre a proporção das atividades urgentes na nossa agenda. Analisando a rotina dos procrastinadores, torna-se evidente o fato de que 70% das atividades deles são feitas com urgência. Assim, eles ficam sempre estressados e não conseguem se dedicar às tarefas importantes.

Por isso, não podemos ser muito otimistas em relação aos prazos. Quando um cliente chegar com um projeto, não estime o tempo baseado na produtividade máxima de seus colaboradores e equipamentos. Calcule sempre tendo em vista uma produtividade média e adicione um tempo de folga para lidar com empecilhos.

Assim, diante de um problema, será possível parar para pensar na melhor solução. Caso contrário, você terá de fazer tudo apressadamente, aumentando o risco de falhas no final do projeto.

3. Mapeie os riscos

À medida que você ficar mais experiente nos seus projetos, perceberá que alguns problemas ocorrem com mais frequência do que outros. Então, eles são riscos mais prováveis e evidentes. Para ser flexível, é importante que você sistematize as medidas a serem tomadas diante deles.

Uma ferramenta importante para isso é a matriz de riscos. Nela, você elenca o risco, a sua descrição, as suas consequências, o seu impacto, a probabilidade de sua ocorrência e as medidas de solução e de contenção. Assim, você e sua equipe poderão responder prontamente.

Isso é essencial para um planejamento flexível. Sempre haverá muitos percalços inéditos a cada projeto. Eles demandarão muito mais tempo para elaborar e executar uma solução. Então, se você controla os riscos mais previsíveis, sobrará tempo para os imprevistos. Desse modo, seu projeto ganha fôlego.

É hora de abandonar os velhos hábitos, e parar de se estressar a cada problema nos seus projetos! É impossível prever todos os empecilhos. O segredo é fazer planejamentos com flexibilidade, capazes de se adaptar diante de cada desafio e se fortalecerem.

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