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Fevereiro 8, 2017

Planejamento de projetos: é possível antecipar erros e soluções?


Os gerentes de projeto lidam com diversos desafios no dia a dia. Gerenciar toda a equipe, garantir que o executado esteja de acordo com o planejado, mitigar os riscos, além de cumprir os marcos estabelecidos são algumas das atribuições de um bom gerente de projetos. O planejamento de projetos é uma atividade fundamental para que o projeto obtenha o sucesso esperado, mas não é nada fácil executar um projeto de acordo com o que foi programado.

A seguir vamos ajudar você a entender um pouco mais sobre o planejamento de projetos. Será que é possível antecipar erros e soluções? Continue a leitura e descubra!

Planejamento de projetos

“O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho que precisará ser executado.” (Peter Drucker)

Partindo da frase de Peter Drucker, o pai da administração moderna, pode-se dizer que o planejamento de projetos nada mais é do um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro.

Um planejamento bem-executado fornece conhecimentos importantes para o gestor do projeto. É possível determinar onde se quer chegar (o propósito do projeto), definir como, avaliar os riscos inerentes, se preparar, administrar todo o processo, trabalhar com as restrições e os riscos e adquirir lições aprendidas.

Gerenciamento de riscos

A definição de risco, em termos de gerenciamento de projetos, é um evento ou uma circunstância incerta que poderá ter uma conclusão negativa ou positiva, caso ocorra. Ele poderá afetar algumas áreas do projeto como custo, tempo, escopo ou qualidade.

É válido ressaltar que o processo de gerenciamento de riscos deve ser constantemente monitorado, pois eles estão sujeitos a alterações. Sendo assim, uma determinada situação pode ser considerada um risco hoje, mas numa fase mais avançada do projeto ela pode ser insignificante.

Os riscos possuem diversas origens diferentes: fatores externos e internos, ações de ordem técnica e imprevistos (apenas 10%) são alguns exemplos. Uma gestão de riscos eficiente permite o monitoramento e controle de vários elementos do projeto, procurando desvios e tendências e buscando identificá-los antecipadamente.

Antecipar erros e soluções

Conforme supracitado, uma gestão de riscos eficiente pode auxiliar o gerente de projetos no andamento das atividades a serem executadas. Pode-se afirmar que a gestão de riscos é responsável por mostrar aos integrantes do projeto tudo aquilo que pode impactá-lo — negativamente ou positivamente.

É interessante lembrar que a palavra risco está diretamente ligada à incerteza. É costumeiro que as pessoas considerem o risco como uma situação negativa, mas nem sempre é assim. Um risco pode ser tanto uma ameaça quanto uma oportunidade.

Sendo assim, é bom estar bem preparado e atento aos sinais para conseguir tomar as medidas necessárias a tempo de aproveitar as oportunidades ou se proteger das ameaças.

Gestão de Equipes

Todo projeto, independente da área de atuação, será executado por pessoas e equipes. Uma boa gestão de equipes pode ser um grande aliado do gestor do projeto em todo o processo de execução do empreendimento (desde a fase de concepção à conclusão).

Delegar funções, dar feedbacks, estar atento a todo o processo de comunicação, respeitar as diferenças e particularidades de cada profissional e sempre se lembrar que eles são seres humanos, são algumas ações simples que fazem a diferença na integração e na produtividade de uma equipe.

O exemplo mais comum de falhas no processo de delegar funções são os e-mails. Muitos gestores costumam delegar tarefas por e-mail, mas infelizmente não são bem-sucedidos. Deve-se sempre certificar que o e-mail enviado foi recebido, pois podem ocorrer problemas no envio.

Além disso, podem ocorrer algumas falhas de comunicação na transmissão dos e-mails. Algumas vezes, a mensagem não é totalmente compreendida, o que cria transtornos na execução das atividades. Uma boa gestão de e-mails pode ser uma solução eficaz para tal problema.

Ao adotar práticas de gerenciamento de equipes com o devido cuidado e atenção você atuará cada vez mais com os preceitos de liderança e motivação do mundo corporativo atual, o que é fundamental para o sucesso de um projeto.

Gestão do Tempo

Outro quesito extremamente relevante para conseguir antecipar erros e soluções é a gestão do tempo. Saber gerenciar o tempo que você e sua equipe dispõe diariamente permitirá que a produtividade de todos os envolvidos seja a máxima possível, evitando assim que sejam necessárias horas extras para se cumprir as atividades.

Um grande benefício do gerenciamento do tempo é conseguir um melhor aproveitamento do tempo de trabalho. Profissionais atarefados têm uma grande quantidade de responsabilidades e atividades a serem entregues, e a partir do gerenciamento do tempo eles conseguem evitar a perda de tempo com atividades improdutivas, a otimização de reuniões e o aumento de sua produtividade.

Com a correria do dia a dia, alguns profissionais precisam fazer horas extras, deixando de lado atividades pessoais como lazer, família, academia, entre outros. Gerenciar corretamente o tempo auxilia o profissional na organização pessoal e na priorização de tarefas.

Tecnologia

O mundo atual está cada vez mais tecnológico. A cada dia surgem celulares ultramodernos, computadores cada vez mais velozes, carros mais rápidos e seguros, e a gestão de projetos não poderia ficar de fora das inovações.

Para auxiliar o dia a dia dos líderes de projeto a dica que damos é investir em plataformas capazes de auxiliar no processo de gerenciamento e otimização da produtividade.

O Neotriad, por exemplo, é composto de um sistema de planejamento de equipe e pessoal que ajuda a ter controle sobre as prioridades, projetos, compromissos, tarefas, entre outros. A plataforma ainda ajuda a planejar melhor o dia a dia, reduzir o volume de urgências, gerenciar melhor o seu trabalho e de suas equipes e organizar melhor o seu tempo. Vale a pena dar uma conferida, não é mesmo?

É sabido que todo projeto contém seus riscos, sejam eles oportunidades ou ameaças. É imprescindível que os gerentes de projeto consigam se planejar e se preparar para antecipar os erros e prover as soluções necessárias, evitando o menor impacto possível no andamento das atividades.

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1 Comentário

  1. Renan Lobo disse:

    Planejamento é crucial para tudo nos dias de hoje
    Se pudermos ajudar para um mundo melhor com racionalidade, teremos mais alegrias nas entregas e mínimos riscos nos investimentos colaborativos. Topo o convite. Obrigado




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