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3 de março de 2017

Por que devo seguir o cronograma e o orçamento do projeto?


Gestores de pequenas e médias empresas frequentemente se descuidam do cronograma e do orçamento previsto para o desenvolvimento de um projeto. Isso acontece, em parte, por entenderem que se trata de uma necessidade apenas de grandes empresas. As pequenas e médias, por sua vez, não precisariam de um controle tão apurado, bastando para tanto o controle do fluxo de caixa.

No entanto, fazer e seguir o cronograma e o orçamento do projeto deve ser uma preocupação para qualquer corporação, independentemente de seu tamanho. Isso porque são inúmeros os benefícios proporcionados, tanto financeiros quanto de qualidade e de produtividade.

Se você ainda não se convenceu a respeito, continue lendo nosso post e vamos mostrar alguns bons motivos para fazer o orçamento do projeto!

 

1. Atender às necessidades do mercado

Os administradores e gerentes de empresas sabem que a cada dia os clientes exigem um produto melhor, entregue em menos tempo e por um valor mais acessível. Pensando nisso, o objetivo das companhias é explorar mais projetos com menos recursos, mas com mais qualidade.

Por isso, um ponto fundamental da gestão de projeto é o respeito ao seu cronograma e ao seu orçamento, na medida em que permite um controle maior dos recursos aplicados, tanto em valor monetário como em custo de pessoal e de material, para que continue sendo vantajoso financeiramente.

Isso, por sua vez, permite a entrega de um produto mais acessível economicamente, sem prejuízo de sua qualidade.

 

2. Alinhar as estratégias

A execução de um projeto sem orçamento e sem cronograma leva os gerentes e supervisores a trabalharem pensando apenas no faturamento daquele mês, sem terem uma visão clara de onde a empresa pretende chegar dentro daquele período de tempo.

E, se eles não conhecem os objetivos e as metas da empresa, não são capazes de trabalhar no sentido de perseguir essas mesmas metas. O que ocorre, portanto, é um desalinhamento da estratégia dessa corporação, tornando-a mais vulnerável e menos propensa a alcançar seus resultados.

Traçar um cronograma e um orçamento é, também, uma forma de compartilhar com seus gestores as perspectivas e objetivos da empresa, a fim de que todos trabalhem voltados para um mesmo propósito.

 

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3. Determinar as prioridades

Uma vez alinhada a estratégia do negócio, determinados o orçamento e o cronograma do projeto, os gestores poderão avaliar os recursos de que dispõem e listar as prioridades da empresa.

Conscientes dos recursos e do tempo com que contam, torna-se possível determinar as propostas e oportunidades mais interessantes, bem como a melhor maneira de investir esses recursos e as alternativas a serem seguidas para as questões não prioritárias.

Ter esse controle na distribuição de recursos e de tempo propicia uma tomada de decisão mais bem fundamentada e, consequentemente, maior chance de concretização das metas traçadas.

 

4. Garantir foco e produtividade da equipe

Se as decisões estratégicas precisam ser compartilhadas com os gestores para que possam trabalhar em sintonia com os objetivos da empresa, eles também precisam compartilhar com sua equipe.

Essa interação com os funcionários por meio do compartilhamento do cronograma e dos recursos disponíveis faz com que eles tenham mais consciência da necessidade de realizar sua função nos moldes determinados pelo gestor.

Não se trata de uma imposição de prazo e de cumprimento de meta aleatoriamente, mas de um planejamento maior, no qual a atividade de cada um é importante.

Nesse sentido, a imposição fundamentada do cumprimento desses prazos e metas leva os colaboradores a trabalharem com mais foco e produtividade, com a finalidade de respeitar esse cronograma e planejamento do qual fazem parte.

 

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5. Garantir maior chance de êxito do projeto

O projeto é, em geral, um empreendimento temporário e, por isso, tem data de início e fim, com o objetivo de criar ou de aperfeiçoar um serviço ou um produto. Assim, a gestão do projeto visa atingir os objetivos propostos, dentro do planejamento de prazo, de cronograma e de custos.

Trabalhar com objetivo, prazo e capital definidos oferece mais chances de êxito do projeto, na medida em que o responsável direciona seu trabalho dentro dos limites impostos, e não de acordo com sua vontade.

 

6. Detectar as falhas mais rapidamente

Ao estabelecer um cronograma e um orçamento para o projeto, o responsável por ele sabe de antemão quando cada etapa da execução deve ser concretizada e quanto cada etapa custará à empresa. Essa definição é imprescindível, ainda, para calcular o seu custo e a expectativa de retorno.

Nesse sentido, em um planejamento benfeito já se sabe o ponto em que deve se encontrar a execução daquele programa. Isso faz com que o atraso de determinada etapa ou de uma atividade, o custo imprevisto ou mesmo o custo abaixo do previsto sejam mais facilmente percebidos pelo executor do projeto.

Como consequência, torna-se mais fácil detectar a razão da incompatibilidade com o cronograma ou com o orçamento, que pode ser a mão de obra inapropriada, em razão do número ou da qualidade, assim como pode ser o material usado indevidamente.

Torna-se, portanto, possível corrigir as falhas a tempo sem que isso represente um atraso maior no cronograma ou um aumento maior no custo.

 

7. Fazer gestão de pessoas

Para garantir que toda a equipe respeite o cronograma e o orçamento será fundamental contar, também, com uma gestão de pessoas. Afinal, é preciso acompanhar direta e pessoalmente o trabalho que cada uma está realizando. A forma mais fácil e prática de garantir uma boa gestão de pessoas é por meio da adoção de uma plataforma específica para isso.

Um software voltado para a gestão de equipes proporciona ao gestor mais acesso às informações relacionadas a essa gestão, maior controle do trabalho desenvolvido por cada um de seus colaboradores, facilitando a comunicação entre os envolvidos, assim como a comparação entre o trabalho de cada um.

Além disso, permite que o gestor atue com mais foco e proporciona, ainda, economia de tempo e de recursos. Trata-se de uma ferramenta fundamental para uma boa e eficiente gestão de pessoas.

Por tudo isso, independentemente do tamanho e da capacidade de produção de sua corporação, vale a pena estabelecer um cronograma e um orçamento do projeto.

 

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