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abril 18, 2017

Primeiros passos para o gestor de equipes usar o Neotriad


É cada vez mais comum o gestor de equipes identificar que a empresa em que trabalha vive uma situação caótica, com infinitas urgências a serem resolvidas. Sobretudo em momentos de crise, o quadro de funcionários precisa estar de acordo com os projetos em andamento. Às vezes, está superdimensionado (há pessoas ociosas) ou mal dimensionado (tarefas excessivas para poucas pessoas). Planejar é a única forma de fazer essa avaliação.

O bom planejamento está intimamente ligado à produtividade de uma empresa. O objetivo do software Neotriad é facilitar a realização desse planejamento para gerir bem o tempo e manter todos os colaboradores produtivos. Como qualquer mudança exige adaptação, o momento mais difícil na implementação do Neotriad é o começo. Neste post, reunimos os primeiros passos para o gestor de equipes se familiarizar com a ferramenta e passar as dicas a seus colaboradores.

Tarefa x Compromisso

Para dar o pontapé inicial no Neotriad, é preciso entender bem a diferença entre tarefa e compromisso. Na ferramenta, as atividades são divididas dessa forma.

Tarefa é aquela atividade com um tempo de duração previsto e que pode ser realizada de manhã, à tarde ou à noite, de acordo com a sua agenda.

Exemplo: Fazer um relatório – duração: uma hora.

Compromisso é algo que tem início e término previamente determinados. Portanto, tem a indicação do tempo de duração e o momento em que deve acontecer.

Exemplo: Reunião às 10h com término previsto para 11h30.

A duração das tarefas

Quanto tempo costumam durar as tarefas que compõem a sua rotina? Esse conhecimento prévio é importante para dispor as tarefas na timeline do Neotriad, já que o histórico que fica registrado na ferramenta só funciona quando você começa a usá-la.

O tempo de execução das tarefas pode ser visto na aba Equipes. Aqui, o gestor visualiza a lista de colaboradores que respondem a ele, o que possibilita um controle total sobre a produtividade de cada um.

Em Equipes também estão os Relatórios, que indicam o tempo planejado para a tarefa e seu tempo de execução. Quando determinada atividade foge demais ao tempo previsto inicialmente, é necessário entender por que isso aconteceu, seja para executar a tarefa no tempo certo da próxima vez ou para corrigir sua duração porque a previsão anterior estava muito apertada.

O início e o fim das tarefas

O ajuste no tempo das tarefas pode ser feito com a ajuda dos Comentários. Dentro de cada tarefa listada no relatório, há uma caixa de texto para você inserir comentários que indiquem os motivos para a não execução dentro do tempo previsto. Por exemplo: atrasei a entrega do relatório porque um fornecedor não entregou os dados no tempo combinado.

Detalhe importante: lembre-se sempre de marcar na ferramenta o início e o término de cada atividade para o sistema gerar relatórios assertivos. É possível também pausar a tarefa dentro do Neotriad para demarcar eventuais pausas que interrompem a atividade (e-mail, telefonema etc.).

Quando o usuário da ferramenta se esquece de marcar o início ou o término de uma atividade, o sistema assume que ela foi realizada dentro do tempo previsto. Isso significa que se a tarefa durou mais tempo por algum motivo, isso não estará no relatório. Vale destacar que é possível editar tarefas no relatório depois que elas já foram realizadas.

Como criar o hábito

O hábito de planejar rapidamente eleva a produtividade da equipe e é indispensável para o Neotriad operar com total eficiência. A recomendação é fazer uma lista de atividades a serem executadas na semana. Utilize a caixa de texto disponível na ferramenta de Planejamento do software. A ideia é elencar todas as tarefas e compromissos que a equipe deverá executar ao longo da semana para ter um controle disso.

Monte uma equipe

O passo seguinte é criar uma Equipe dentro do Neotriad com os nomes de todos os membros e a lista completa de atividades da semana. Distribua-as com inteligência ao longo dos dias para deixar os colaboradores sempre ativos sem sobrecarregá-los. Feito isso, comece a criar Projetos. Dentro de cada projeto há uma timeline, que indica seu tempo de execução.

Cada colaborador precisa saber qual tarefa executar, o tempo previsto e o projeto correspondente àquela tarefa. Importante: delegar é um exercício de comunicação. O Neotriad dispõe de um campo para o gestor descrever com precisão a tarefa para seu subordinado. Uma descrição detalhada evita o retrabalho e aumenta a produtividade da equipe.

(Leia também: 6 hábitos que atrapalham a comunicação interna da sua empresa)

Ao criar equipes e projetos dentro do Neotriad, o trabalho passa a ser dividido corretamente. Cada equipe tem seu próprio espaço no software. É possível separar, por exemplo, quem faz parte do marketing e quem atua em TI.

A fase de adaptação

A implementação do Neotriad deve ser feita por partes. Inicialmente, reúna seus funcionários de confiança que podem ter um efeito multiplicador para orientar e despertar o hábito nos colegas. Comece com uma equipe pequena – de 3 a 4 pessoas – para testar a ferramenta e se familiarizar com ela. Em geral, a adaptação leva até duas semanas. Quando o grupo estiver apto a disseminar o conhecimento, inclua os outros profissionais na ferramenta.

Acompanhar os relatórios é vital para a evolução, uma vez que os colaboradores estão em fase de adaptação ao Neotriad. Analise a timeline dos projetos para fazer as correções necessárias e manter a produtividade no topo. Faça esse tipo de ajuste não apenas no tempo das tarefas, mas também na redistribuição delas. Algumas pessoas têm dificuldade em dizer “não”. Por isso, assumem mais tarefas do que podem cumprir e entregam com atraso.

Perfil pessoal

As atividades de cada pessoa aparecem na Home do Neotriad. O gestor deve incentivar cada um a navegar em seu perfil no Neotriad para criar prioridades diárias. Basta selecionar as tarefas que você deseja executar antes em cada dia. Priorizar cria um gatilho em nosso cérebro, mantém a mente focada em uma só tarefa e reduz o impacto de interrupções.

A priorização de tarefas deve refletir os “períodos produtivos”, ou seja, em que parte do dia cada pessoa produz com mais eficiência. Por exemplo: se você é mais produtivo de manhã, realize as tarefas mais importantes nesse período e agende reuniões para a parte da tarde.

Quando fazer o planejamento semanal

Já ficou bem evidente a importância do planejamento, mas o gestor deve saber quando fazer isso. O melhor momento para planejar a semana é na sexta-feira no final da tarde (a dica vem direto do livro A Tríade do Tempo, de Christian Barbosa).

Por que nesse momento? Nas últimas horas de sexta-feira, todos querem ir para casa, o que deixa as pessoas mais assertivas e dispostas a resolver rapidamente o calendário da semana seguinte.

O contraponto é fazer no início da segunda-feira, quando todos estão em um ritmo mais lento e a reunião tende a se arrastar além do necessário, ou seja, tempo perdido para toda a equipe e queda na produtividade.

Planejar na sexta-feira deixa cada colaborador ciente do que precisa fazer no início da semana seguinte, e ele chega pronto para executar uma tarefa.

Outra dica importante é fazer a revitalização do planejamento no meio da semana (quarta-feira) para identificar falhas e aprimorar o processo. Essas decisões agilizam a reunião de sexta-feira e possibilitam uma semana seguinte ainda melhor.

Planejar para conquistar

O Neotriad ajuda demais em um dos pontos de maior dificuldade nas empresas: a tomada de decisão. Os relatórios individuais e coletivos dão ao gestor os elementos necessários para tomar decisões sem recorrer ao “achismo”. Os números indicam o que está funcionando e o que não está. Isso permite um aperfeiçoamento contínuo do planejamento.

Qualquer mudança gera resistência. Quando se trata da cultura de uma empresa, isso se multiplica por 1000. Mas gestores precisam compreender que o sucesso começa pelo bom planejamento, que leva ao aumento na produtividade e faz a empresa crescer.

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