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6 de setembro de 2016

6 hábitos que atrapalham a comunicação interna da sua empresa


A comunicação interna é a base essencial para que uma empresa consiga trabalhar de forma alinhada. Embora a importância desse elemento seja amplamente conhecida, nem sempre ele funciona como deveria. O problema não está no planejamento ou nas estratégias, mas em alguns pequenos hábitos que passam até despercebidos, porém atrapalham bastante a comunicação interna. Confira nossa lista e verifique se você e sua equipe estão nutrindo esses hábitos negativos!

Não perceber quando há urgência

Em certos casos, precisamos respirar fundo e ignorar a urgência para desenvolver a mensagem da maneira perfeita. São situações em que o “como” é mais importante do que o “quando”. Geralmente, essas situações envolvem assuntos que podem gerar confusão, desconforto ou insatisfação na equipe.

Porém, há outras situações em que a urgência é válida, em que o “quando” é mais importante; e você precisa identificar esses casos e agilizar a comunicação interna. Isso ocorre, principalmente, se a informação vai ser imediatamente necessária para sua equipe. Por exemplo, se a empresa vai tirar um produto de linha, em vez de passar uma semana pensando na melhor forma de explicar o motivo aos seus colaboradores, é mais importante avisá-los imediatamente. Se você demorar em comunicar a mensagem, pode ter problemas maiores — por exemplo, descobrir que o tal produto continua a ser vendido, mesmo com a descontinuação da produção.

Usar uma linguagem inapropriada

O meio corporativo é absolutamente repleto de jargões, termos em inglês, frases de efeito. E cada área — financeira, comercial, produção — ainda tem seus próprios termos técnicos. Os gestores adoram usar esses elementos nas suas conversas, mas aí está um erro clássico, pois nem todos os colaboradores entendem essa linguagem.

Uma empresa é composta de pessoas de todos os tipos. Algumas delas têm uma origem mais humilde e não tiveram contato com a linguagem do meio corporativo. Essas pessoas, provavelmente, não vão entender completamente sua mensagem e, pior ainda, vão desenvolver uma imagem negativa de você. Para manter uma comunicação interna eficiente, quando estiver falando com essas pessoas (ou escrevendo para elas), adeque a sua linguagem. Deixe os jargões de lado e procure sempre a forma mais simples e direta de fraseamento.

Usar apenas uma plataforma

Cada pessoa tem seus próprios hábitos em relação à comunicação, especialmente nessa era em que há tantas opções. Alguns preferem o e-mail; outros, o Whatsapp; outros, as redes sociais; alguns ainda preferem uma reunião ou até o jornal da empresa. Um erro comum na comunicação interna é que a pessoa responsável se acomode e use sempre aquela plataforma com a qual ela se sente mais confortável. Porém, ao fazer isso, você está ignorando todas as pessoas que preferem plataformas diferentes.

É por isso que a estratégia de comunicação interna precisa abranger diferentes plataformas. Como você já viu, repetir a mensagem não é um desperdício; na verdade, é uma postura necessária para garantir que todos a recebam. Agora, vamos ao próximo nível: repetir a mensagem por meio de diversas plataformas é a maneira ideal de expandir e otimizar a comunicação interna.

Não checar o retorno

Esse é mais um hábito que se forma devido à falta de tempo. Jogamos a mensagem para a equipe e confiamos que todos entenderam, que todos concordam e que todos vão agir em cima do que foi proposto. Só percebemos que a comunicação falhou tempos depois, quando os resultados esperados a partir daquela mensagem não aparecem.

Vale muito a pena investir mais tempo checando o retorno da comunicação interna. Para fazer isso, quando uma mensagem é comunicada à equipe, é preciso abrir uma via de resposta. Por exemplo, se você utiliza a intranet da empresa para enviar comunicados, inclua um chat ou fórum para perguntas. Se você publica um jornal, abra uma coluna para responder perguntas dos colaboradores. No final das reuniões, deixe sempre algum tempo para ouvir o feedback da equipe. Tenha um e-mail para perguntas, sugestões e reclamações. Seja qual for o canal de comunicação interna que você utiliza, ele sempre deve permitir que a comunicação seja uma via de mão dupla.

Editar demais as informações

Talvez isso não seja exatamente um hábito negativo, mas é o resultado de uma crença incorreta que se disseminou ao longo de muito tempo. A relação entre empresa e colaborador costumava ser muito mais comercial e, por isso, a visão da empresa era de que o colaborador não poderia saber de certas coisas. Por isso, as informações que eram repassadas por meio da comunicação interna passavam por “edições” severas.

Acontece que hoje o trabalho de Recursos Humanos tem ajudado a mudar a relação entre empresa e colaborador. Existe muito mais engajamento, transparência e abertura. Mesmo assim, a comunicação interna algumas vezes ainda fica presa à noção de que certas coisas não podem ser ditas aos colaboradores. As vendas caíram? A empresa perdeu seu maior cliente? Houve um problema na produção de um lote inteiro? Um certo investimento financeiro não deu certo? Essas são coisas que a empresa procura não repassar à equipe.

O problema é que a falta de informação leva ao surgimento de rumores que afetam o ânimo da equipe, o clima organizacional e a confiança nos gestores. Edições são importantes porque nem todos os detalhes interessam ao colaborador. Porém, a comunicação interna não pode permitir omissões nem distorções dos fatos que são circulados oficialmente.

Não ter uma estratégia de comunicação interna

No começo dissemos que o problema nem sempre está no planejamento e nas estratégias. Mas não ter um planejamento, não desenvolver estratégias, isso certamente é um problema!

Muitos gestores acreditam que comunicação interna é simplesmente estar em contato com sua equipe, e pensam “eu já faço isso todo dia, e funciona muito bem”. Porém, como você viu, alguns hábitos simples podem atrapalhar profundamente a comunicação. O planejamento e a estratégia vão justamente eliminar esses hábitos e reunir uma série de práticas mais positivas, orientadas às metas de alinhamento da equipe.

Agora, é a sua vez. Conte para a gente: qual hábito aparentemente inocente está prejudicando a comunicação interna entre sua equipe e você? Deixe sua resposta nos comentários deste post!




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