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6 de dezembro de 2018

Você tem reuniões produtivas? Veja 7 dicas para melhorar isso


Profissionais que atuam na gestão de equipes devem encontrar maneiras de tornar suas reuniões produtivas. É importante que os encontros internos e com clientes ou fornecedores rendam para que não consumam tempo de forma desnecessária.

Fazer reuniões produtivas tem sido desafiador para as empresas. Em muitos casos, elas tomam um espaço excessivo na agenda dos líderes, que não conseguem se dedicar como deveriam a atividades importantes.

Esse post aponta alguns caminhos para que você e a sua equipe consigam fazer reuniões produtivas.

Encare a pontualidade como algo sagrado

Valorize a pontualidade

Muitas pessoas costumam tratar com pouco rigor os horários agendados. Porque predomina aquela teoria de que “10 minutinhos não fazem diferença”. O erro está exatamente aí, pois cada minuto faz toda a diferença.

Imagine que você marcou uma reunião com 40 minutos de duração. Se uma ou mais pessoas atrasarem 10 minutos, já se passaram 25% do tempo previsto para o encontro, ou seja, o número é significativo.

O gestor de equipes deve conscientizar seus colaboradores a respeito da pontualidade. Esse rigor com o uso do tempo pode se aplicar também nas atividades de rotina de cada profissional. Um time só se torna produtivo quando todos os seus membros valorizam cada minuto de trabalho.

Para implementar uma cultura de pontualidade, é válido enviar lembretes aos participantes pouco antes do horário marcado. Se ainda assim algumas pessoas seguirem se atrasando, o líder pode conversar individualmente para explicar que o rigor com os horários é algo inegociável dentro da empresa.

Peça a todos para criarem uma agenda de atividades

Reforçe com seus colaboradores o hábito de agendar compromissos

A pontualidade para o início da reunião é fundamental, mas não basta. O tempo previsto de duração precisa ser respeitado para não comprometer as demais atividades que cada pessoa deverá executar naquele dia.

Há vários casos de reuniões que se alongam muito além do horário combinado. Isso gera atrasos e cria urgências dentro da empresa. Portanto, é importante que os encontros tenham o tempo de duração previsto de acordo com o que será abordado.

Uma das formas de manter o respeito aos horários é criar a prática da agenda na empresa. Cada colaborador precisa ter a sua lista de atividades e o tempo de duração estimado para elas. Dessa maneira, todos passam a controlar melhor o próprio tempo e entendem como uma reunião interminável pode ser prejudicial.

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Convide as pessoas certas para cada reunião

Reúna apenas os colaboradores essenciais para discutir sobre o assunto

Reuniões produtivas não são necessariamente aquelas que enchem uma grande sala. Aliás, esses encontros com muitas pessoas costumam ser os menos organizados e, por consequência, com menor rendimento.

Cada reunião deve ser pensada com calma e envolver somente as pessoas envolvidas com o tópico que será abordado. O assunto a ser tratado ajuda o gestor a avaliar quais colaboradores devem participar da reunião.

Se o encontro for realizado em um cliente, por exemplo, é preciso pensar ainda mais sobre a necessidade de incluir vários colaboradores. Tenha em mente que o tempo de ausência de cada um na empresa pode gerar atrasos e comprometer os resultados posteriormente.

Reuniões mais enxutas, com até quatro pessoas, fluem melhor e produzem mais insights. Isso acontece por duas razões fundamentais: com as pessoas certas envolvidas, todos podem contribuir de forma assertiva e há menos margem para devaneios que eventualmente desviariam do foco do principal.

Faça todos participarem ativamente

Encoraje os colaboradores a participar da reunião

Reuniões com menos integrantes funcionam melhor quando todos adotam uma postura proativa. De que adianta marcar um encontro com três colaboradores se apenas um falar?

É papel do gestor de equipes encorajar todos os participantes a proporem soluções e novas iniciativas. Por vezes, alguns funcionários ficam mais retraídos com medo de dar uma bola fora. Cabe ao líder tranquilizar essas pessoas e explicar que todos os comentários podem ajudar, ainda que sejam a princípio apenas o gatilho para uma nova ideia.

Outra forma de engajar todos os participantes é criar dinâmicas propositivas. O gestor de equipes, no papel de líder, deve conduzir a reunião e levantar os temas a serem abordados. A cada novo assunto, todos podem ser convidados a se posicionar.

Procure fomentar o debate produtivo

Quando todas as pessoas são ativas durante a reunião, é natural que em algum momento apareçam discordâncias. O líder não deve ver isso como algo negativo, porque isso poderia acabar prejudicando a harmonia da equipe.

O debate produtivo é o melhor combustível na busca por novas soluções para a empresa. Se apenas uma pessoa falar e as outras concordarem com tudo o que ela diz, dificilmente as reuniões serão eficazes.

Sobre esse último ponto, o gestor precisa ter atenção especial. Existe uma tendência de respeito à hierarquia, então alguns colaboradores podem se retrair e aparentar concordância com as indicações do comandante – ainda que não estejam totalmente de acordo com o que foi dito.

Cabe ao líder ser bem claro e passar segurança aos participantes da reunião para que eles discordem e se posicionem quando julgarem necessário.

Tome nota das descobertas e decisões

Reuniões produtivas são aquelas que deixam algum legado positivo para a empresa. Isso só acontece quando o líder toma nota do que foi abordado durante o encontro.

Anote os principais pontos abordados na reunião

Escrever uma ata da reunião ajuda a garantir que os assuntos discutidos não se percam ao longo das semanas seguintes. Ela deve ser enviada aos participantes da reunião e a outras pessoas que possam se beneficiar daquelas informações.

O gestor de equipes tem grande responsabilidade nesse ponto, pois é atribuição do líder tomar a frente e fazer com que a empresa absorva os novos insights.

Só faça novas reuniões se for mesmo necessário

Nem sempre as reuniões conseguem esgotar os assuntos da pauta dentro do tempo de duração previsto. Quando isso acontece, o ímpeto do líder é agendar um novo encontro com os participantes. Mas a recomendação é avaliar bem cada caso de forma individual.

  • Quais assuntos deixaram de ser abordados?
  • Todos os envolvidos na reunião são afetados por ele?
  • Será que esse tema pode ser resolvido individualmente por algum colaborador?

Essas três perguntas ajudam a esclarecer para o gestor de equipes a real necessidade de uma nova reunião. Pode ser que um novo encontro com apenas uma das pessoas envolvidas na reunião seja o bastante para resolver a questão.

Valorize as reuniões produtivas

A realização de reuniões produtivas é determinante para o sucesso de uma empresa. Elas ajudam a economizar tempo e levam a soluções que podem elevar os resultados no período seguinte. Para transformar a produtividade de forma ampla em seu negócio ou diante da equipe que você comanda, uma boa dica é adotar um software próprio para isso, como o Neotriad.

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