julho 28, 2017

Tarefas Circunstanciais: O que são e como lidar?


Se você e sua equipe estão prontos para usar a ferramenta de gestão do tempo Neotriad, além de aprender a aplicar todos os recursos que oferece, é muito importante entender o que são as tarefas circunstanciais, para classificá-las corretamente no planejamento. Com todo o seu time tendo esse conceito bem entendido, o sucesso da gestão da equipe está garantido.

Nosso ponto de partida é o conceito da Tríade do Tempo, criado pelo expert Christian Barbosa. Ele define as tarefas desnecessárias como circunstanciais, pois elas roubam seu tempo ou vão contra sua vontade de execução. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. São as atividades em que você e sua equipe usam o tempo, mas não surte muito resultado com isso.

A percepção do que é circunstancial é muito particular. Varia de pessoa para pessoa, situação e momento. Na vida pessoal, não é cabível de julgamento porque as pessoas têm valores diferentes, que mudam essa classificação. Há quem considere circunstancial ficar vendo futebol na TV, porém goste de assistir séries. Segundo Barbosa, a esfera das circunstâncias exige maior preocupação e atenção, pois, para ele, “circunstância é qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – independentemente da sua vontade”.

“Uma boa analogia de circunstância é uma visita inesperada. Ela chega sem avisar, coloca-o numa saia justa, você evita ser indelicado, mas na verdade quer mesmo que ela vá embora. Aceita a situação por educação ou amizade. Ela gasta seu tempo e, no fim você acaba ficando irritado por ter engolido sapo.”

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Características das tarefas circunstanciais

Antes de dar dicas para reduzir as tarefas circunstanciais, veja algumas características comuns de atividades que estão nessa esfera, para que você possa identificá-las assim que surgem:

  • Podem ser importantes ou urgentes para outras pessoas, mas nunca para você.
  • São coisas que você faz em excesso e o levam a perder tempo desnecessariamente.
  • Estão contra sua plena vontade.
  • Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não.
  • Não geram resultados.
  • Geram sensação de insatisfação, angústia e decepção.

Barbosa considera circunstanciais algumas tarefas técnicas ainda não resolvidas e também algumas tarefas que a equipe tem de fazer e não há relação direta com suas metas. Mas a vida é assim, não dá para tirar totalmente o circunstancial do nosso tempo, mas precisamos aprender a reduzir o tempo que dedicamos a esse tipo de atividade ou usar nosso tempo improdutivo para dar vazão a essas coisas circunstanciais.

Para começar, uma primeira dica é: quando tivermos algo circunstancial, sempre que possível devemos alocar esse tempo em momentos que não farão a diferença em nossa rotina. Assim, você faz o circunstancial sem atrapalhar o seu importante.

 

Dicas para lidar com o circunstancial 

Anote mais seis dicas simples e eficazes, para você e sua equipe lidarem melhor com as tarefas circunstanciais:

1 – Aprenda a dizer não, ser mais assertivo e honesto com relação ao seu próprio tempo.

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2 – Questione a real importância da tarefa antes de sair aceitando tudo que lhe passam. Se nem a pessoa que lhe passou sabe por que aquilo deve ser feito, provavelmente poderá ser cancelado sem maiores prejuízos.

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3 – Crie políticas e acordos com sua equipe sobre interrupções no ambiente de trabalho.

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4 – Remova as distrações que roubam seu tempo no dia a dia: WhatsApp, mesa bagunçada, notificações no celular, Facebook etc.

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5 – Descubra uma meta pessoal muito forte, muito desejada. Quem quer alguma coisa de verdade dedica todo tempo que sobra a esse objetivo e não gasta com futilidades.

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6 – Faça a “lista do NÃO!”, que compreende uma série de tarefas que só ocupam seu tempo e não geram resultados. Compartilhe com sua equipe e seu chefe e veja como mudar esse cenário.

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Se você ainda não conhece, o Neotriad é um software criado para aprimorar a gestão do tempo. Não por acaso o projeto foi desenvolvido pelo maior especialista brasileiro nessa área, Christian Barbosa.

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