Quantas vezes você já não ouviu a frase “Queria que o meu dia tivesse 48 horas para dar conta de tudo”? Muitas pessoas têm dificuldade para se organizar, não conseguem fazer tudo o que precisam e por isso necessitam de um gerenciador de tempo eficaz para organizar a rotina e conseguir dar conta de todo o trabalho. Nas empresas, isso se torna ainda mais evidente quando a produtividade começa a cair e os prazos deixam de ser cumpridos.
Por isso, os gestores devem tomar alguma providência antes que a situação se agrave ainda mais e comece a provocar grandes perdas para o negócio. Não basta apenas cobrar os colaboradores, é preciso ensiná-los a gerenciar o tempo de maneira eficaz e com métodos que tragam resultados.
Com uma boa gestão do tempo pode-se conseguir equilíbrio entre vida profissional e pessoal, e ainda lidar com as situações inusitadas que surgem. Não é preciso nascer com esse dom porque essa é uma habilidade que pode ser aprendida por qualquer pessoa.
São diversos os métodos de gerenciamento de tempo conhecidos que conseguem trazer o retorno esperado, sendo preciso que cada empresa descubra o mais adequado às suas necessidades e objetivos principais.
Veja a seguir alguns gerenciadores de tempo bastante conhecidos e escolha o seu.
1. Planeje o trabalho
Ir para o trabalho sem ter ideia do que fará só vai fazer com que o tempo passe e depois precise correr para recuperá-lo. Em vez de começar uma tarefa e depois lembrar que precisa fazer outra e ficar interrompendo-a, é sempre preferível tirar cerca de 15 minutos no começo do dia para planejar. Aproveite esse tempo para verificar tudo o que precisa ser feito e a prioridade de cada coisa, organizando um período para cada uma delas.
2. Reduza as interrupções
Parar o que está fazendo para atender ao telefone, ler um e-mail ou atender um cliente fará com que precise retornar de onde parou, consumindo um bom tempo. Organizar-se ao começar uma tarefa para não ter que passar por nenhuma dessas situações, deixar para ler os e-mails em determinados horários do dia e, se possível, ficar longe do telefone e pedir para outro colega de trabalho atender os clientes são boas maneiras de gerenciar o seu tempo.
Quanto menores as interrupções, mais fácil fluirá o seu trabalho e verá que é possível começar e terminar uma tarefa no mesmo dia.
3. Use a tríade de Christian Barbosa
Essa é a metodologia mais indicada devido à sua praticidade, e foi desenvolvida por um brasileiro que possui muito conhecimento em gerenciamento organizacional. Ele defende que é preciso dividir o tempo de acordo com três atividades: as importantes, as urgentes e as circunstanciais. Dessa forma, consegue-se investir mais tempo nas tarefas importantes, diminuindo o gasto com as demais.
Para que a tríade possa ser desenvolvida é preciso seguir cinco fases: identidade, metas, planejamento, organização e execução. Quando isso ocorre pode-se organizar o tempo de forma adequada e, assim, conseguir realizar todas as tarefas.
É um método gerenciador de tempo bastante eficaz e que não demanda tanto trabalho, como alguns outros.
4. Conheça o GTD
Esse é outro método que visa aumentar a produtividade, aliviando o estresse, fazendo com que a pessoa se sinta confortável ao realizar determinada tarefa. Ele tem cinco fases: recolher, processar, organizar, fazer e rever.
Elas visam saber quais tarefas devem ser realizadas, separá-las de acordo com as demandas necessárias e somente assim começar a executá-las. Um ponto que é reforçado no GTD é a importância de sempre rever as tarefas e ver se estão adequadas com os objetivos.
5. Avalie o Posec
Ele recebe esse nome devido às letras iniciais de cada uma das palavras que compõem os critérios que devem ser seguidos: priorize, organize, simplifique, economize e contribua. O Posec ajudará a organizar as tarefas em blocos e dar um grau de importância a cada uma delas.
Dessa forma, é possível começar pelas tarefas prioritárias, que devem ser realizadas antes das demais, e organizar melhor o tempo, conseguindo atingir o objetivo de cada uma delas.
6. Analise o pomodoro
Essa técnica visa organizar as tarefas em blocos, evitando distrações e que também se fique sobrecarregado trabalhando.
Deve-se, primeiro, organizar todas as tarefas que precisam ser realizadas em uma lista de acordo com as prioridades para depois começar a executá-las. Divida-as em blocos de 25 minutos de trabalho com cinco minutos de descanso entre cada um deles, os quais são chamados de pomodoros.
A cada quatro pomodoros deve-se ter um intervalo maior, de 30 minutos. Dessa forma, evita-se parar e se foca mais o trabalho.
7. Faça listas: ótimo gerenciador de tempo
Todos os métodos orientarão a fazer uma lista de tarefas e organizar por prioridade. Essa é quase uma regra bastante eficaz. Ao fazer isso, é possível dimensionar o tempo que será gasto em cada uma delas e se programar para conseguir realizar todas. Além disso, faz com que seja realizado primeiro o que é prioritário, não deixando pendências importantes para trás.
8. Reduza o tempo das reuniões
Tem gente que fica feliz quando tem uma reunião, pois sabe que vai “matar” o trabalho. É preciso entender que a reunião deve ser uma ferramenta importante na gestão e organização de uma empresa, porém não pode ser feita a todo momento. Estabeleça dias para as reuniões e tempo de duração. Dessa forma, ela não se estende mais que o necessário com discussões que não levam a lugar nenhum. Antes de iniciar, é preciso deixar bem claro a todos os participantes quais serão as pautas discutidas e que outras não serão tema daquela reunião.
Agora, que já conhece algumas formas e métodos, pode escolher o melhor gerenciador de tempo verificando qual se adéqua melhor à sua realidade e à de seus funcionários. Além disso, se desejar, pode combinar mais de uma dica para conseguir aumentar a produtividade sem gerar sobrecarga e sensação de falta de tempo em todos os funcionários.
Aproveite e conheça o Neotriad, que usa o método gerenciador de tempo Tríade, de Christian Barbosa, de maneira simples e acessível para qualquer negócio.