Gerenciar é uma tarefa complexa e cada vez mais presente no mundo corporativo. Uma boa gestão de projetos envolve avaliar variáveis como custos, qualidade, tempo e produtividade.
Como planejar o meu dia de trabalho? Como organizar o meu tempo? Como gerenciar a equipe? Como reduzir a quantidade de demandas urgentes? Essas são as principais dificuldades dos gerentes de projetos.
Afinal, o que é a gestão de projetos?
Em resumo, a gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, conhecimentos e habilidades para uma execução eficaz e efetiva dos projetos da organização.
Em outras palavras, trata-se de uma competência estratégica que permite às organizações unir objetivos do negócio com os resultados dos projetos.
Gerenciar projetos com excelência é fundamental para as organizações manterem a sua competitividade no mercado.
Quais são as etapas de um projeto?
Gerentes com experiência dividem os seus projetos em etapas pois isso facilita a sua gestão e o seu entendimento. Isso também ajudará a coordenar processos, sistemas e pessoas e a definir metas cumulativas.
Para uma gestão de projetos eficaz, é recomendável dividir o projeto em 5 etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
Para conseguir coordenar os seus projetos com eficiência e eficácia, é imprescindível um bom plano de gestão. Seguem abaixo 8 dicas para montar um bom gerenciamento de projetos.
Defina o seu gerente de projetos
Antes de mais nada, é necessário definir uma pessoa para gerenciar os trabalhos do seu projeto. Trata-se de uma função de liderança complexa e com muitas responsabilidades.
Montar cronogramas, planejar custos, gerir pessoas, iniciar e encerrar tarefas, ajustar escopos e motivar equipes. Essas são algumas das funções principais de um gerente de projetos.
Monte um cronograma
Montar um cronograma com o escopo o mais detalhado possível é fundamental para o sucesso na execução do seu projeto, independentemente do seu custo e prazo de duração.
Trata-se de um planejamento para evitar desvios dos objetivos do projeto e gerar otimização do tempo de entrega dos produtos e serviços aos clientes.
Mas, o que é um escopo? São os produtos entregáveis do projeto como planilhas de custos, relatórios financeiros e indicadores de produtividade.
E o que seria um cronograma? É a divisão do escopo em vários pacotes de trabalho para facilitar o gerenciamento do projeto.
A ideia do cronograma é dividir o escopo em etapas e estimar a quantidade de horas necessárias para a execução de cada uma delas.
Trata-se de uma aplicação da famosa estratégia de dividir para conquistar. Afinal, quanto menores os pacotes de trabalho, mais fácil o gerenciamento dos seus projetos.
Monitore sempre os custos
Monitorar custos é saber exatamente o quanto, quando e como gastamos com a execução de cada pacote de trabalho do projeto.
Portanto, é sempre bom relembrar a velha máxima de que só podemos gastar o dinheiro que possuímos. Cada custo gerado pelos pacotes de trabalho deve ser justificado para os patrocinadores do projeto.
Materiais descartáveis, equipamentos de informática, reuniões, serviços terceirizados, horas-extras e sistemas de informações são apenas alguns dos vários exemplos de custos financeiros de um projeto.
Ao iniciar o seu projeto, é necessário orçar cada custo dos pacotes de trabalho e monitorá-los constantemente.
No final do seu projeto, é interessante montar uma lista com as lições aprendidas e avaliar se os benefícios gerados compensaram os custos.
Defina objetivos claros
É necessário que o gerente de projetos saiba exatamente aonde quer chegar ao encerrar um trabalho. Os objetivos precisam ser claros e exequíveis.
Ou seja, não é recomendável definir objetivos óbvios. Exemplos como “contratar 3 programadores para desenvolver o sistema de controle de tarefas” não vão ser de grande valia.
Por outro lado, também não é recomendável definir objetivos vagos. Evite casos como “melhorar a gestão de pessoas“, “reduzir os custos de oportunidade” e “melhorar a eficiência do controle de estoque”.
Projetos geram expectativas nos clientes e essas precisam ser ajustadas e quantificadas pelo gerente.
“Reduzir em 10 dias o prazo para contratação de empregados” e “diminuir em 27% os custos com terceirização” são dois exemplos de objetivos claros para um projeto.
Defina prazos realistas
Entregar produtos e serviços dentro do prazo definido com o seu cliente evita conflitos na equipe do projeto e melhora a reputação da sua empresa no mercado.
Manter a credibilidade com os clientes do seu projeto é assegurar a sobrevivência e a competitividade da sua organização.
É importante definir datas no início da semana para a entrega dos resultados do projeto. Isso ajuda a diminuir as chances de atrasos e de imprevistos.
É interessante, também, definir prazos conforme as peculiaridades da sua equipe a fim de se promover um ambiente de trabalho sustentável e produtivo.
Reúna-se semanalmente com a sua equipe
Transparência é essencial para relacionamentos com pessoas. É preciso que a sua equipe entenda exatamente quais são as demandas do projeto para evitar a baixa produtividade.
Reunir-se semanalmente com a sua equipe te ajudará a entender a situação do projeto e quais são os seus impedimentos e prioridades.
Ao final de cada reunião, é preciso que o gerente trace planos realistas para cumprir os custos e os prazos determinados anteriormente.
É interessante registrar todas as reuniões com a equipe para, no futuro, o gerente de projetos possuir uma base de conhecimento com as lições aprendidas durante o processo.
Automatize tarefas
A informática pode ser uma grande aliada do gerente de projetos. Afinal, ela possibilita a automação de procedimentos e de tarefas rotineiras no processo. Assim, ganha-se eficiência e praticidade.
Sistemas informatizados agilizam a comunicação entre a equipe de trabalho, reduzem a utilização de documentos impressos e facilitam a entrega dos produtos aos clientes.
Selecione as pessoas adequadas
Um erro comum no gerenciamento de projetos é não aproveitar adequadamente a capacidade técnica dos membros da equipe de trabalho.
Equipes de projetos precisam ser multidisciplinares e autônomas, pois um trabalho, por mais simples que seja, envolve demandas financeiras, administrativas e tecnológicas.
Portanto, uma boa gestão de projetos lhe permitirá equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, entrega de resultados e crescimento na carreira.
Pronto para colocar em prática as dicas de gerenciamento de projetos na sua empresa? Assine a nossa newsletter e mantenha-se atualizado!
