Você chega à empresa cheio de vontade de trabalhar. Dá uma olhada nos seus e-mails, atende alguns telefonemas, despacha alguns malotes, faz uma reunião rápida, e já é meio-dia. As horas passaram muito rápido? O que você realmente produziu até agora? Se esse cenário parece familiar, você está tendo problemas de produtividade. Mas não se preocupe; aqui vão oito sugestões práticas de como melhorar o rendimento no trabalho, e você pode aplicá-las agora mesmo!
Controle
Se você quer aumentar seu rendimento, o primeiro passo é saber exatamente como você está gastando seu tempo. Essa informação pode dizer muito sobre os seus problemas de produtividade. Por exemplo:
- Se você gasta cinco horas por dia navegando na internet aleatoriamente, está claro que você tem dificuldades de concentração.
- Se você gasta mais tempo atendendo os telefones e respondendo às solicitações da equipe, seu problema é com o excesso de interrupções.
- Se você gasta seu tempo trabalhando, mas leva duas horas para terminar uma tarefa em que deveria gastar apenas 45 minutos, então talvez você precise se preparar melhor para essa atividade.
Monitore suas horas de trabalho durante alguns dias; uma semana é o suficiente. Depois, use essa informação para descobrir como trabalhar de maneira mais produtiva.
Foco
Um dos hábitos que mais atrapalham o rendimento no trabalho é o famoso “multitasking”: fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Pode parecer que você está produzindo mais, porém, a qualidade dessas tarefas será pior. A chance de erro é grande e você acaba precisando refazer alguma coisa. E, mesmo que não cometa equívocos, você precisará de mais tempo para completar uma tarefa simples se não estiver completamente concentrado nela.
Para evitar essa armadilha, desenvolva foco. Faça apenas uma tarefa de cada vez, e não aceite interrupções. Está escrevendo aquele relatório? Então, não olhe o e-mail, não atenda o telefone, não tente criar uma planilha ao mesmo tempo. Feche o navegador, feche a porta da sala e concentre-se. Assim, você não vai mais se questionar em como melhorar o rendimento no trabalho.
Habilidade de delegar
Agora você está se concentrando nas suas tarefas e fazendo uma coisa de cada vez. Isso vai ser ótimo para a sua produtividade! Mesmo assim, você ainda pode ter alguma dificuldade com os prazos do seu trabalho. Se você tiver 10 tarefas para entregar hoje, é provável que você não consiga fazer todas elas sozinho.
A melhor maneira de lidar com altas demandas, em um prazo curto, é desenvolvendo a habilidade de delegar. Para delegar com eficiência, você precisa conhecer bem cada membro de sua equipe. Distribua as tarefas entre os funcionários que apresentam o perfil necessário para executá-las.
Aqui vem a parte difícil de delegar: o medo de perder o controle. Lembre-se de que esses profissionais estão assumindo a responsabilidade pelo resultado. Portanto, eles também precisam ter autonomia para desenvolver o trabalho da maneira que consideram mais adequada.
Relacionamento
Contar com a sua equipe será um grande reforço em como melhorar o rendimento no trabalho. Lembre-se de que outras pessoas podem ajudá-lo: seus colegas de trabalho de outros departamentos.
O local de trabalho é um ambiente em que há muita pressão e muita política. Por isso, desenvolver um bom relacionamento com colegas de outros setores representa uma vantagem importante. Com isso, você pode conseguir agilizar o seu trabalho naqueles momentos em que você depende dessas pessoas.
Por exemplo, imagine que você quer entregar um relatório comercial, mas precisa que o gestor de finanças avalie os números. Se o seu relacionamento com esse gestor for positivo, ele provavelmente vai dar mais prioridade a sua solicitação. Do contrário, você pode esperar algum tempo para ter uma resposta.
Prioridades
Falando em prioridades, esse também é um aspecto importante, se vamos falar sobre como aumentar rendimento no trabalho. Com uma agenda cheia, há um ponto em que você começa a escolher o que será realmente possível realizar (e, se você ainda não está escolhendo, é possível que esteja afogado em um oceano de projetos, sem conseguir completar nenhum). Para fazer essa escolha, você precisa estabelecer prioridades.
Prioridades têm a ver com impacto. Quais tarefas vão produzir maior impacto nas suas metas? Você precisa focar seu trabalho nelas. Comece estabelecendo qual é sua meta nesse momento. Depois, analise cada uma das tarefas que estão na sua lista. Será que ler seus e-mails vai ter mais impacto do que elaborar uma proposta para um cliente? Será que elaborar uma proposta vai gerar mais efeito do que fazer aquela reunião de feedback com a equipe? É por meio dessa análise constante que você vai determinar o que precisa ser feito agora e o que pode esperar.
Aprendizado
Em muitos casos, o rendimento no trabalho está baixo porque você não está familiarizado com aquela atividade. Por exemplo, se você não sabe usar o Excel, vai levar muito tempo para fazer uma planilha. Se você está tendo esse tipo de dificuldade, dedique algum tempo para aprender primeiro.
Quando você se prepara bem para executar uma atividade, está fazendo o que chamamos de “front-load”. Ou seja, está trabalhando mais antes de começar, para que possa trabalhar menos depois. Pense nisso da seguinte maneira: se você gastar cinco horas para aprender Excel hoje, quantas horas vai economizar preparando as planilhas mais rapidamente no futuro?
Pausas
Fazer pausas regulares é uma maneira contraintuitiva de melhorar seu rendimento. Como nosso cérebro só consegue se manter concentrado por intervalos reduzidos de tempo, fazer uma pausa ajuda na preparação para alcançar o máximo de foco no próximo período.
Durante essas pausas, afaste-se do computador. Não fique lendo e-mails ou checando o Facebook. Assim, você também reduz o cansaço na vista e reduz as chances de desenvolver problemas de visão e dores de cabeça.
Uso diário de uma solução digital
Existem algumas plataformas virtuais que promovem o gerenciamento e otimização da produtividade. Estão disponíveis diversos recursos relacionados às dicas que vimos aqui: prioridades, metas, prazos, tarefas.
A plataforma Neotriad teve seu conceito desenvolvido por Christian Barbosa, em seu livro “A Tríade do Tempo”. Com a aplicação dessa metodologia no software. Você economiza diariamente horas reais de trabalho, por meio da execução focada de suas atividades.
Agora, queremos saber sua opinião: quais são as maiores dificuldades que você enfrenta com relação ao aumento de rendimento no trabalho? Participe, deixe seu comentário!