Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que vise a criação e manutenção de guias. Essa falta de atenção aos processos pode levar a uma série de problemas, como desperdício de tempo e recursos, erros e retrabalho, e falta de padronização.
O que acontece, é que muitas vezes, as prioridades dos colaboradores se concentram nas tarefas que estão sendo executadas e não dão a devida atenção a ordem desses processos. Entretanto, ter os procedimentos internos organizados e armazenados irá diminuir a ocorrência de retrabalho, perda de produtividade, entre outros.
Se você não sabe se a falta de processos bem definidos está afetando a qualidade do seu negócio, basta responder essas duas perguntas:
- Há uma padronização de qualidade das entregas realizadas pela sua equipe?
- Você se sente preso à operação do seu negócio, tendo que, constantemente, revisar e acompanhar o desenvolvimento das atividades de seus colaboradores?
Tendo respondido sim para alguma dessas questões, está claro que, ou sua equipe não tem acesso fácil aos processos ou é necessário otimizar o desenvolvimento de guias e conduzi-los com disciplina e atenção.
O que são processos e quais são os prejuízos de sua ausência?
De maneira simples e prática, processo é o formato estruturado e rico em detalhes a respeito da explicação ou passo a passo de uma atividade que será desenvolvida pelas equipes da empresa. Seu objetivo é padronizar e escalar a realização da atividade.
Na inexistência de processos bem definidos, existem algumas dores que as empresas acabam sofrendo, como:
Despadronização nas entregas
Em casos de uma empresa não possuir seus procedimentos detalhados e acessíveis, as entregas acabam sendo diferentes entre os funcionários, mesmo que eles trabalhem no mesmo setor. O cliente sente as diferenças quando muda o colaborador que está lhe atendendo, pois elas não seguem a mesma linha de similaridade, prejudicando sua experiência e resultados propostos.
Essa falta de padrão de qualidade, em casos extremos, pode levar o cliente a deixar a empresa, buscando uma outra alternativa que ofereça uma previsibilidade do que será entregue, mantendo o que havia sido acordado no primeiro momento.
Retrabalho devido a erros repetitivos
Um problema que sempre é temido dentro das empresas é o retrabalho. Uma de suas causas é a ocorrência de erros básicos, que são repetidos diversas vezes. Não há um gestor que não se desanime ao ver que sua equipe está cometendo erros que já haviam sido solucionados anteriormente, além das cobranças a respeito de datas de entregas que não puderam ser cumpridas e a baixa produtividade que a equipe está tendo.
Mensurar o tempo que é perdido entre a equipe com o retrabalho é difícil, mas podemos ter certeza de uma coisa: tempo é dinheiro e quando se tem uma capacidade de investimento cada vez mais restrita, é essencial que se tome todos os cuidados para que o tempo de trabalho tenha um aproveitamento máximo.
Improdutividade e treinamentos ineficientes
As dúvidas frequentes, junto ao retrabalho, são os principais ladrões de tempo dentro de uma equipe. Resolver dúvidas básicas é comum, principalmente quando um colaborador está entrando na empresa, onde utiliza grande parte de seu tempo para solicitar a atenção de um colega mais experiente para opinar e lhe auxiliar em suas atividades.
Pode parecer que essas situações não afetam tanto o rendimento da equipe, mas quando se presta atenção no tempo que está sendo desperdiçado com isso, é possível perceber que essas situações formam uma “torneira aberta”, onde a produtividade do time vai escoando, tanto do novato, que poderia estar crescendo mais rapidamente, quanto do colaborador mais experiente que por vezes atrasa suas tarefas e não consegue dar atenção a atividades mais inovadoras.
Como posso começar a desenvolver processos no meu negócio?
O primeiro passo, quando se pensa em começar a desenvolver essa cultura dentro da empresa, é “organizar a casa”, para, posteriormente, começar a utilizar os processos dentre os colaboradores e atingir os resultados esperados.
Mapear os processos
Comece segmentando a empresa por seus setores, definindo responsáveis para cada um deles, os quais irão listar suas atividades diárias e práticas que desenvolvem para cumprir suas funções. Uma prática interessante, é conversar com o restante da equipe, a fim de encontrar novas informações que irão complementar na hora de produzir o processo.
Trilhas de conhecimento
As trilhas de conhecimento são formatos que você pode ordenar o passo a passo dos processos, com o intuito de que ele seja consumido na ordem necessária para se absorver o conhecimento, e sem que seja possível pular etapas. Isso garante que a pessoa veja tudo que precisa para começar a desempenhar suas atividades, porém, a absorção do conteúdo só pode ser comprovada com a aplicação de um teste, para garantir que haverá menos ocorrência de dúvidas e o colaborador tenha aprendido o que precisa, deixando para tirar apenas dúvidas pontuais com seus superiores.
Base de conhecimento
Algumas dúvidas que surgem são: onde posso armazenar esses processos? E, como fazer para que a equipe tenha esse material sempre disponível para quando precisar utilizar?
Desenvolver uma base de conhecimento é a melhor solução para armazenar e distribuir os processos que serão utilizados pela equipe. É importante que a plataforma seja simples, assim todos da empresa conseguirão acessar facilmente e encontrar as informações que precisam. Algumas funcionalidades, como curadoria, espaços para que sejam compartilhadas informações com o público externo, buscador inteligente, entre outras, devem estar presentes na ferramenta que for utilizada.
Que resultados posso esperar?
Após implementar os processos dentro da sua empresa, você pode ter em mente que além de corrigir os problemas que causam prejuízos ao negócio, você poderá contar com novas melhorias em sua empresa.
Economia de recursos
Em um primeiro momento que a base de conhecimento auxiliar na resolução de dúvidas repetitivas e básicas ao invés de depender de outra pessoa, nota-se uma economia significativa de tempo e produtividade de todas as pessoas envolvidas, que poderão destinar sua atenção para atividades mais relevantes para o crescimento do negócio.
Entregas padronizadas
Com os processos bem definidos, a falta de semelhança na entrega das atividades irá diminuir da mesma forma que a experiência do cliente irá aumentar.
Tendo um padrão de qualidade claro a empresa transmite mais confiança, tendo um diferencial que sustente um maior valor agregado, quando comparado aos seus concorrentes.
Mais tempo
Se as tarefas forem realizadas com disciplina, dedicação e utilizando os processos bem definidos, os colaboradores terão seu tempo melhor empregado, conseguindo finalizar suas demandas com tranquilidade e com tempo para buscar inovações e se desenvolver mais.
Com o aumento de tempo de trabalho produtivo, existe a possibilidade de que os profissionais aproveitem melhor sua vida, afinal não precisarão levar as preocupações do trabalho para casa.
Esses resultados podem ser ampliados com o Pulpo, uma ferramenta voltada para a Gestão do Conhecimento das empresas, centralizando todo o conhecimento importante elaborado por grupos de pessoas, tornando mais fácil encontrar, criar e aprender. Experimente gratuitamente a plataforma.