Você já teve a impressão de que, a cada dia que passa, parece que temos menos tempo para concluir nossas atividades? Essa sensação é comum a tantas pessoas que não sabem muito bem como gerir o tempo.
Na falta de uma fórmula que resolva o problema de forma definitiva, podemos adotar algumas medidas eficazes. Se você deseja entender melhor como gerir o tempo no dia a dia, vale a pena conferir este post até o fim. Vamos apresentar cinco estratégias simples que você pode adotar em sua rotina para que as suas atividades rendam mais. E mais: tem uma dica extra!
Veja a seguir o que fazer para aperfeiçoar a sua gestão do tempo.
Faça um exame do uso do seu tempo
A medida inicial em direção ao melhor uso do tempo é compreender o que tem sobrecarregado a sua rotina. Esse exame vai ajudar você a detectar os chamados gargalos de produtividade, que tomam muito tempo e geram resultados inexpressivos.
A principal função dessa avaliação é categorizar as atividades que compõem o seu dia a dia. Analise uma a uma para criar um ranking das tarefas que têm colaborado mais para a sua produtividade. O ideal, nesse caso, é que a atividade não tome um tempo demasiado e entregue resultados concretos.
Uma sugestão para colocar em prática o exame do uso do tempo é realizá-lo durante uma semana. A cada nova atividade iniciada, você deve enquadrá-la em uma de três categorias:
- Atividades de grande valor: são aquelas que lhe dão prazer e, ao mesmo tempo, proporcionam resultados muito destacados.
- Atividades necessárias: elas trazem resultados concretos, mas são repetitivas e não despertam tanta satisfação.
- Atividades de baixo valor: muitas vezes desgastantes, essas atividades não são agradáveis e, para piorar, apresentam resultados irrelevantes.
Naturalmente, a dica é preencher a sua rotina com o maior número possível de atividades de grande valor e evitar aquelas que foram identificadas como as menos valiosas.
Comece a priorizar as atividades para gerir o tempo melhor
Na maioria dos casos, a dificuldade em entender como gerir o tempo está relacionada à dificuldade em priorizar o mais importante. Quando não há prioridades, falta foco e os resultados tendem a despencar.
Se a sua rotina inclui uma lista de 20 atividades obrigatórias, está na hora de fazer uma mudança radical. O número excessivo de tarefas cria um ambiente de urgência e derruba a produtividade individual e coletiva.
Procure ter até cinco atividades importantes para cumprir diariamente. As atividades de grande valor, detectadas inicialmente, podem ser o ponto de partida para essa revisão geral.
Delegue com inteligência
Essa é uma dica fundamental para gestores de equipes. Liderar um grupo de pessoas não é fácil e a boa gestão do tempo pode se perder pelo caminho. A principal razão para isso é o acúmulo de atividades por parte do gerente ou supervisor.
A chave para delegar com inteligência é identificar o que no seu dia a dia pode ser executado por algum ou alguns membros de sua equipe. Tenha em mente que o gestor deve cuidar, essencialmente, das atividades gerenciais e não precisa se envolver em toda a parte operacional.
Ainda nesse ponto, vale destacar que muitos gestores se sobrecarregam por julgarem que a atividade não ficará tão bem-feita caso seja delegada. A falta de confiança na capacidade dos colaboradores é a explicação principal para essa postura, por isso é fundamental montar uma equipe competente.
Evite a multitarefa
Diante de uma pilha de tarefas a serem cumpridas em poucas horas, muita gente não resiste ao pecado da multitarefa. E não nos referimos a ela como pecado por acaso. De fato, multitarefar é um caminho sem desvios para a improdutividade.
O nosso cérebro não está preparado para a multitarefa. Ele funciona melhor quando está focado em uma atividade de cada vez, ainda que seja algo muito simples de ser executado. Quando você decide desenvolver duas ou mais atividades ao mesmo tempo, a tendência é que todas elas sejam realizadas abaixo da expectativa, o que prejudica os resultados.
A priorização, citada anteriormente, funciona como uma vacina contra a multitarefa. Caso ela não seja suficiente, procure se policiar e organizar as horas do seu dia de forma clara. Por exemplo, se uma atividade tem a sua realização prevista para começar às 13h e terminar às 15h, não deixe que outras tarefas se sobreponham.
Crie uma rotina matinal que alimente a sua produtividade
Quer que os seus dias rendam mais? Então trabalhe por isso desde as primeiras horas da manhã. Acordar cedo – algumas horas antes do expediente – possibilita atividades que contribuem para a saúde física e mental:
- Tome um café da manhã nutritivo: uma alimentação balanceada se reflete também na produtividade. Nada melhor do que iniciá-la já na primeira refeição do dia, não é mesmo? E mais: evite comer com pressa! Acordar mais cedo permitirá que você coma com calma e possa suprir o seu corpo com diferentes nutrientes.
- Medite diariamente: 15 minutos são suficientes para acalmar a mente. Meditar é uma atividade cada vez mais valorizada também por funcionar como uma preparação antes de um dia de trabalho.
- Faça algo que lhe traz satisfação: que tal incluir um hobby logo nas primeiras horas do dia? Leitura, caminhada e musculação são algumas das atividades que podem compor a sua rotina matinal.
Dica extra: adote um software de gestão de tempo
A última dica, e não menos importante, para melhorar a sua gestão do tempo é recorrer à tecnologia. Com um bom software, você poderá estabelecer uma rotina pautada na eficiência e na priorização do que é mais importante. Nesse sentido, o Neotriad é a principal opção do mercado, pois tem dezenas de recursos úteis para o dia a dia e uma interface bastante amigável.
Mais do que um software de gestão de tempo, o Neotriad é também a melhor ferramenta de gestão de pessoas. Por meio dele, você poderá acompanhar o desempenho de toda a sua equipe, além de organizar melhor os projetos em andamento na empresa.
Afinal, entender como gerir o tempo é questão de organização e da ferramenta certa. Conheça todas as funcionalidades do Neotriad agora mesmo e faça um teste gratuito com a sua equipe durante duas semanas!