Você sente a necessidade de ser mais organizado e/ou mais produtivo? Você passa o dia em um frenesi de atividades e depois se pergunta por que não realizou muito? Então, essas dicas de gerenciamento de tempo são para você — elas o ajudarão a aumentar sua produtividade e a manter a calma e a falta de tempo.
Não deixe de ler todo artigo exclusivo para que você possa melhorar sua gestão de tempo. Confira!
5 desafios que a falta de tempo trás para a vida profissional e pessoal
Abaixo, vamos conhecer algumas das consequências da má gestão do tempo que as pessoas vêm tendo.
1. Fluxo de trabalho ruim
A inaptidão de programar antecipadamente e cumprir objetivos quer dizer que houve pouca competência. Por exemplo, se houver diversas tarefas relevantes a serem terminadas, uma ideia eficiente poderia ser de realizar as tarefas compatíveis em conjunto ou continuamente.
Porém, se você não organizar de modo antecipado, precisará pular para frente e para trás, ou atrasar-se, ao efetuar seu trabalho. Isso revela produtividade mais baixa e eficiência reduzida.
2. Tempo perdido
Um gerenciamento ruim de tempo vai te levar a falta de tempo.
Por exemplo, ao conversar com amigos nas redes sociais enquanto faz uma tarefa, você está se distraindo e montando um grande gargalo de tempo.
Confira este vídeo onde falamos mais sobre a falta de tempo e como identificar para onde seu tempo está indo:
3. Perda de controle
Por não saber qual é a próxima tarefa, você sofre com a perda de controle de sua vida. Isso pode contribuir para níveis mais altos de estresse e ansiedade.
4. Má qualidade de trabalho
A falha na gestão do tempo geralmente danifica a qualidade do seu trabalho. Por exemplo, ter que acelerar para encerrar uma tarefa no último dia sempre prejudica a qualidade.
5. Má reputação
Se os clientes ou seu empregador não puderem confiar em você para concluir as tarefas em tempo hábil, suas expectativas e percepções sobre você serão afetadas negativamente.
Se um cliente não puder confiar em você para fazer algo a tempo, provavelmente levará seus negócios para outro lugar.
11 formas de reverter a falta de tempo na sua rotina
Tudo que foi dito anteriormente pode ser revertido e te dar ainda mais potencialidade para combater a sua falta de tempo. Vejamos quais são as formas!
1. A gestão do tempo pode ser somente um mito
Essa é a primeira coisa que você necessita compreender em relação ao gerenciamento de tempo, que não interessa o quão planejado sejamos, sempre haverá somente 24 horas por dia. O tempo é imutável.
Portanto, o que podemos melhorar são nossas ações, nós mesmos e o que temos feito com o nosso tempo. Apreciar isto. Internalize-o. E passe o mais rápido possível para a próxima dica.
2. Descubra onde você está perdendo tempo
A maioria da população acaba sendo vítima de desperdiçadores de tempo que tomam tempo que estaríamos utilizando de maneira muito mais proveitosa.
Quais são seus ladrões de tempo? Você perde bastante tempo lendo e-mails, na Internet, postando fotos no Instagram, enviando mensagens via Whatsapp ou realizando ligações pessoais?
Quem não gosta de dar uma olhadinha no Facebook ou YouTube no meio do dia? O difícil é quando você perde a noção do tempo e já se passaram horas e o seu foco principal ficou de lado.
Em uma pesquisa do site salarial.com, 89% dos entrevistados assumiram extraviar seu tempo todos os dias no trabalho:
- 31% desperdiçam cerca de 30 minutos por dia;
- 31% desperdiçam cerca de 1 hora por dia;
- 16% desperdiçam cerca de 2 horas por dia;
- 6% desperdiçam cerca de 3 horas por dia;
- 2% desperdiçam cerca de 4 horas por dia;
- 2% desperdiçam 5 ou mais horas por dia.
Você é um desperdiçador de tempo?
Assimilar as tarefas diárias auxilia na formação de uma imagem exata do tempo que você consumirá nas diversas atividades. Esse deve ser o primeiro passo para uma boa gestão de tempo.
3. Crie metas de gerenciamento de tempo
Veja, a meta da gestão de tempo é realmente transformar suas ações, não alterar o tempo. Uma boa maneira para iniciar é anulando seus perdedores de tempo pessoais.
Por um mês, por exemplo, estabeleça um objetivo de não atender ligações pessoais ou responder a mensagens via Whatsapp não direcionadas ao lado profissional enquanto estiver no serviço.
4. Implemente um Plano de Gerenciamento de Tempo
Veja isso como um acréscimo da terceira orientação para a falta de tempo.
O objetivo é mudar seus comportamentos ao longo do tempo para atingir qualquer objetivo geral que você definiu para si mesmo, como aumentar sua produtividade ou diminuir seu estresse.
Portanto, você precisa não apenas definir seus objetivos específicos, mas acompanhá-los ao longo do tempo para ver se está ou não os realizando. Você pode fazer isso por meio de gerenciadores digitais, como do celular, que vão te alertar quando parar e iniciar de modo consciente.
5. Use ferramentas de gerenciamento de tempo
Faça seu planejamento com um aplicativo de celular ou um sistema.
A primeira etapa para gerir efetivamente seu tempo é conhecer para onde ele está indo agora e projetar como você gastará seu tempo futuro.
Um software como o Outlook, por exemplo, autoriza marcar eventos sem dificuldades e pode ser personalizado para recordá-lo de ocorrências com pontualidade, agilizando na gestão do seu tempo.
Outro software é o Neotriad, que faz a gestão de tempo e de tarefas de forma prática e simples. Você pode fazer o teste preenchendo abaixo:
6. Priorize impiedosamente
Você deve iniciar o dia com uma consulta privilegiando as ocupações para aquele dia e determinando sua orientação de atuação.
Caso você tenha 10 trabalhos para um dia exato, quais deles você necessitará realmente executar?
Dessa forma, você conseguirá filtrar aquilo que mais tem relevância e realizar as escolhidas tarefas de forma eficaz, e não mais todas de qualquer maneira.
Leia também: Como definir prioridades no trabalho em equipe
7. Aprenda a delegar e/ou terceirizar
A delegação é um dos fatos mais complicados para ser aprendido por boa parte dos gestores, mas não interessa o tamanho da sua empresa, não há necessidade de você ser uma pessoa inigualável — você necessita terceirizar às pessoas para levarem parte da carga.
Delegar é compartilhar as tarefas que seria melhor deixar para outra pessoa, para que você possa aproveitar ao máximo o tempo que tem. Não queira centralizar todas as tarefas para si, pois isso trará problemas para sua vida pessoal, profissional, amorosa e outros setores sociais.
Leia também: As melhores formas de delegar: conheça 8 estratégias
8. Estabeleça rotinas e cumpra-as o máximo possível
Embora surjam crises, você será muito mais produtivo se puder seguir rotinas na maior parte do tempo.
Para a maioria das pessoas, criar e seguir uma rotina permite que eles se aprofundem nas tarefas do dia, em vez de desperdiçar tempo para começar.
9. Adquira o hábito de estabelecer limites de tempo para tarefas
Por exemplo, visualizar os e-mails e respondê-los são tarefas que podem queimar todo o seu dia.
Em vez disso, defina um limite de uma hora por dia para essa tarefa e cumpra-o. (A maneira mais fácil de fazer isso é atribuir um bloco de tempo sólido a essa tarefa em vez de responder a e-mails sob demanda).
10. Certifique-se de que seus sistemas estejam organizados
Você está perdendo muito tempo procurando arquivos em seu computador? Explore seu tempo para planejar um sistema de gerenciamento de arquivos.
Seu software de arquivamento está deixando você mais lento? Refaça-o, para que fique organizado ao ponto de você poder rapidamente colocar as mãos no que precisa.
11. Não perca tempo esperando
De reuniões com clientes a consultas com dentistas, é impossível evitar a espera por alguém ou alguma coisa. Mas você não precisa somente ficar sem realizar nada.
A tecnologia facilita o trabalho onde quer que esteja; seu tablet ou smartphone o ajudará a ficar conectado. Você pode estar lendo um relatório, verificando uma planilha ou planejando sua próxima campanha de marketing.
Uma dica bônus: seu tempo pertence a você
E aqui está a dica de gerenciamento de tempo mais importante de todas: você pode estar no controle e realizar o que deseja realizar — uma vez que você entenda o mito do gerenciamento do tempo e assuma o controle do seu tempo.
Agora a falta de tempo já não faz mais sentido, se você seguir todas as nossas dicas e evitar os 5 primeiros erros do início do artigo.
O segredo é se planejar e não gastar seu tempo com aquilo que não te dará retorno dentro de suas relações, seja profissional, social ou pessoal.
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