Gerenciamento de projetos: como resolver problemas?

Muitas empresas viraram o ano dispostas a superar um longo período de dificuldade, mas ainda esbarram em problemas no gerenciamento de projetos. Quando falta organização, fica muito mais difícil atingir os resultados esperados. Pior do que isso é ver grandes ideias sucumbirem diante da má gestão. Cabe ao líder evitar que isso aconteça e administrar sua equipe da maneira mais eficiente possível.

Aprimorar o gerenciamento de projetos é um desejo comum a todos os empreendedores e gestores de equipes. Para ajudar você a cumprir esse objetivo, preparamos um artigo focado especificamente em estratégias para melhorar o fluxo de projetos.

Melhore a administração do tempo

A falta de tempo está entre as principais queixas de muita gente. Trata-se de um problema que afeta igualmente o trabalho e a vida pessoal. Por mais difícil que pareça fazer as horas renderem mais, basta ter método para sair do constante regime da urgência.

Quando as urgências deixam de ocupar a principal faixa de tempo dentro do seu dia, tudo passa a funcionar melhor, inclusive o gerenciamento de projetos. O excesso de urgências contribui para o constante adiamento de processos intermediários, o que deve acarretar em problemas administrativos. Em alguns casos, o tempo mal gerido pode até mesmo ser responsável por interromper de forma definitiva um projeto promissor.

A busca por uma melhor gestão do tempo deve ser encarada como um objetivo comum a todos os colaboradores da empresa. Todos têm a ganhar com isso, sobretudo o gestor de equipes, que percebe um salto coletivo de produtividade. Quando cada um produz de forma mais organizada, os projetos passam a caminhar com maior fluência.

Em resumo, ninguém consegue gerenciar projetos de forma organizada se não tiver controle sobre o próprio tempo. Uma boa dica para você melhorar a administração do seu tempo e da sua equipe é ler o e-book Introdução à Administração do Tempo. O material ensina como priorizar projetos, informações pessoais e metas para ter total controle sobre seu tempo. Faça o download gratuito agora mesmo.

Estabeleça objetivos claros

Geralmente, projetos são um conjunto de atividades que transcorrem ao longo de semanas ou meses. Todos os colaboradores envolvidos precisam estar a par do que a empresa deseja atingir com cada projeto. É atributo do gestor ser bastante claro ao estabelecer os objetivos ainda no início do projeto.

Essa conscientização coletiva contribui para que o trabalho flua melhor e, de fato, alcance as metas desejadas. Os próprios funcionários se sentem mais seguros quando sabem para que estão realizando cada atividade.

Objetivos são como um norte. Se não estiverem claros, o sucesso ao final do projeto se torna uma loteria, pois metas dúbias e subjetivas geram diferentes interpretações.

(O bom líder é aquele que sabe transmitir uma ideia para seus subordinados. Mas você conhece as principais características negativas de um líder? Saiba quais são)

Fique de olho na gestão de custos

A falta de organização do tempo e do fluxo de trabalho não são as únicas razões para os problemas no gerenciamento de projetos. Muitas vezes, uma interrupção precoce é decorrente da má gestão dos recursos disponíveis.

Líderes de empresas devem estar sempre atentos ao orçamento de cada projeto para não perder o controle. Se determinada etapa indicar que a verba vai se esgotar antes da hora, é preciso corrigir a rota rapidamente. Mas claro que o ideal não é fazer esse tipo de

“remendo”. Quando os projetos estão adequados ao volume de dinheiro em caixa, há menos chances de estourar o orçamento.

No momento em que o projeto for concluído, vale a pena fazer um amplo levantamento dos custos envolvidos. Isso serve de aprendizado para toda a equipe. No futuro, quando surgir um projeto similar, será possível economizar com base nas lições obtidas anteriormente.

(Leia também: Por que devo seguir o cronograma e o orçamento do projeto?)

Seja mais preciso ao delegar tarefas

Uma das atribuições essenciais de um líder é a delegação de tarefas. O profissional hábil nesse aspecto eleva o rendimento de seus subordinados e causa um impacto positivo em todos os projetos em andamento. Por outro lado, gestores que não são capazes de delegar podem travar certas tarefas e comprometer a produtividade individual e coletiva.

Organizar os projetos é o primeiro passo para delegar melhor. Se o panorama estiver bem desenhado, o líder passa a ter uma visão macro e pode distribuir tarefas de acordo com a urgência. O gestor também deve evitar a multitarefa para facilitar a delegação de atividades. Alguns podem fazer a leitura equivocada de que participar excessivamente das etapas intermediárias dos projetos é sinal de zelo do líder. Nada disso. O exagero faz com que alguns processos simples tomem muito mais tempo do que o necessário.

(Você sabia que a multitarefa é um dos mitos da produtividade? Clique aqui e conheça os outros)

Outro ponto importante para delegar melhor: conheça muito bem a sua equipe! O líder precisa ter um conhecimento aprofundado sobre as virtudes e deficiências dos colaboradores. Essas são apenas três das dicas para melhorar a delegação de tarefas na empresa. Confira outras quatro neste infográfico.

Utilize um software específico para o gerenciamento de projetos

Adotar as medidas apresentadas até aqui ajuda bastante no gerenciamento de projetos. Mas uma iniciativa que faz a diferença é a utilização de um software criado para melhorar essa gestão. A adoção de uma ferramenta desse tipo representa a maior evolução que seu time pode ter no gerenciamento de projetos. Um bom exemplo é o Neotriad, concebido pelo maior especialista em gestão do tempo e produtividade do Brasil, Christian Barbosa. O software tem um funcionamento bastante intuitivo e pode ser utilizado por todos os colaboradores da empresa. Isso auxilia na organização de projetos e extinção de atrasos e urgências.

O gerenciamento de projetos é uma das chaves para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do segmento ao qual ela pertença. Coloque em prática as dicas deste artigo para obter um salto de qualidade no seu dia a dia profissional. Comece fazendo um teste gratuito de duas semanas do software Neotriad. Assim, você pode se familiarizar com a ferramenta e conferir os benefícios que proporcionará à sua empresa.