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17 de outubro de 2019

Gestão de escritório de advocacia: adote o software ideal


O dia a dia do direito é bastante atribulado e demanda uma organização por parte das equipes para que tudo saia conforme o planejado. Por isso, a gestão de escritório de advocacia deve ser uma prioridade dos sócios.

Um dos caminhos para aperfeiçoar a gestão de escritórios de advocacia é adotar ferramentas que facilitem a rotina organizacional. Incorporar um software focado em gestão do tempo e produtividade, por exemplo, proporciona muitos benefícios ao negócio.

Veja a seguir por que vale a pena investir em um software voltado à produtividade em seu escritório de advocacia. 

Maior coesão da equipe

Uma ferramenta voltada à gestão do tempo e da produtividade tem um impacto imediato sobre toda a equipe. Mas o primeiro ponto fundamental é o acesso que todos os colaboradores podem ter ao software para administrar suas atividades e inseri-las nos projetos do escritório.

A partir do momento em que todos estão familiarizados com a ferramenta, é provável que ela se torne parte da rotina. No software, as pessoas sinalizam quais são as atividades previstas para a semana e conseguem controlar seu tempo de execução.

Quando falamos em coesão da equipe, trata-se de uma maior uniformidade de resultados. Se alguém destoar negativa ou positivamente, a ferramenta sinaliza isso de forma clara. Em outras palavras, a presença do software na rotina corporativa traz uma segurança aos sócios de que nenhum colaborador terá um rendimento muito abaixo do esperado.

Organização das atividades

A gestão de escritórios de advocacia demanda bastante organização para que todos os projetos sejam contemplados e não existam pontas soltas. Um software próprio para a gestão de produtividade é a melhor forma de garantir o fluxo correto das atividades.

Ainda que se possa recorrer a uma organização mais manual, é preciso compreender o risco em uma escolha desse tipo. Por que não investir um pequeno valor em uma ferramenta que minimiza as chances de erros significativos? Vale colocar na balança que um equívoco de prazo ou de processo pode gerar um prejuízo de milhares de reais para o escritório.

Planejamento de médio e longo prazo

Uma boa gestão de escritório de advocacia começa com planejamento de médio e longo prazo

Outra característica importante da gestão de escritórios de advocacia é a necessidade de um planejamento sólido. São muitos processos que se sobrepõem, com diferentes prazos e características de execução.

Com a ajuda de um software de gestão de equipes e de produtividade, os sócios que conduzem o escritório têm mais condições de enxergar todos os processos em andamento. A ferramenta permite a definição de grandes projetos, com prazos estabelecidos e uma série de atividades a serem cumpridas.

Sabemos bem como, no direito, os processos e ações têm um caminho a ser percorrido até que se concluam. Por isso, é recomendável ter um planejamento de médio e longo prazo muito bem desenhado.

Autonomia para os colaboradores e para os sócios

Os colaboradores e sócios têm mais liberdade para trabalhar quando existe uma gestão de escritório de advocacia

Dezenas de processos em andamento podem deixar sobrecarregados os sócios responsáveis por sustentar o escritório. Como reduzir essa necessidade de estar de olho em tudo e delegar as tarefas com eficiência? Com uma ferramenta que organiza as atividades e dá maior autonomia a todos os envolvidos.

Um software de produtividade permite que cada pessoa tenha controle sobre suas tarefas e sobre o andamento dos processos. Não há necessidade de uma acompanhamento de perto por parte dos sócios.

Naturalmente, é plausível apontar alguns colaboradores de confiança para assumirem a coordenação de determinados processos ou de equipes inteiras. Isso também ajuda a reduzir a sobrecarga sobre os sócios.

Priorização de projetos

Nem todos os projetos em andamento no escritório de advocacia têm o mesmo peso. A prioridade tem a ver com a importância de cada processo em curso, do número de colaboradores envolvidos, do prazo, entre outros fatores.

Apostar em uma priorização manual dos processos é arriscado. Não existe uma garantia de que todos os colaboradores vão compreender qual deve ser a ordem de suas tarefas ao longo da semana. 

Por outro lado, escritórios que recorrem a um software de produtividade não têm qualquer problema quando o assunto é priorização. Na interface do sistema, todos os processos ficam listados como grandes projetos. Isso facilita o entendimento de todos os envolvidos a respeito de prazos e importância de cada um deles naquele momento.

Controle de prazos

Perder o prazo de um grande projeto ou mesmo de uma atividade rotineira pode ter muitos efeitos colaterais. É melhor evitar essas dores de cabeça, não é mesmo?

O controle de prazos é uma das funções essenciais de um software de gestão de produtividade. Basta pensarmos que alguém só pode se considerar efetivamente produtivo se for capaz de entregar tudo no tempo correto.

Na gestão de escritórios de advocacia, os prazos são fundamentais por dois motivos principais. O primeiro deles é o andamento legal dos processos, que têm prazos bastante claros para terem seu encaminhamento. O segundo – e talvez principal – é a importância de não aborrecer os clientes, que podem não tolerar atrasos.

Clientes mais confiantes

Uma boa gestão de escritório de advocacia faz com que os clientes se sintam mais confiantes em investir

Já que mencionamos os clientes, tão importantes para organizações de quaisquer segmentos, vale colocá-los em destaque no nosso tópico definitivo. 

Escritórios de advocacia que adotam um software de produtividade tendem a elevar seus resultados e praticamente zerar atrasos e pendências. É natural que os clientes percebam a evolução com o passar do tempo e se sintam mais confiantes em manter seus processos sob a guarda daquele escritório.

A satisfação dos clientes tem a ver, ainda, com a dedicação do escritório em buscar recursos externos que aperfeiçoem o trabalho. A ferramenta de gestão de equipes e de produtividade é um ótimo exemplo.

Afinal, qual software deve ser escolhido?

Falamos bastante sobre gestão de escritórios de advocacia com foco em produtividade e uso inteligente do tempo. Se você deseja elevar os resultados individuais e coletivos do seu negócio, a nossa recomendação é pelo Neotriad.

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