2 de agosto de 2022

Método GTD: Aprenda TUDO sobre esta metodologia de produtividade


O método certo de produtividade pode fazer uma enorme diferença no seu trabalho. Um fluxo de trabalho sem atritos pode fazer com que você se sinta sobrecarregado, desfocado e improdutivo para se sentir calmo, no controle e preparado para assumir até mesmo os maiores projetos.

Por isso, vamos te apresentar o método GTD que é considerado a forma mais produtiva, famosa e duradoura do mundo. Ele foi criado por David Allen e tornado famoso em seu livro best-seller de mesmo nome, Getting Things Done é um sistema de produtividade abrangente.

Assim, o GTD visa remover o estresse frenético de ter muito em seu prato, colocando essas ideias em um sistema organizado fora de sua própria cabeça. Aproveite para ler todo nosso conteúdo e esclarecer suas dúvidas relacionadas a este assunto. Confira!

O que significa o método GTD?

Getting Things Done, também conhecido como GTD ou método GTD, é um método de autogestão desenvolvido por David Allen no qual você registra todas as suas tarefas pessoais e profissionais em listas de tarefas.

Como você não precisa mais gastar energia para lembrar dessas tarefas, sua mente está livre para se concentrar na tarefa em mãos. Sua produtividade deve melhorar como resultado.

Quais são os principais benefícios do método GTD?

O sistema garante que você faça todas as suas tarefas (no prazo). Se você costuma faltar a compromissos, o método GTD pode ser de grande ajuda.

Assim, o Getting Things Done oferece um sistema organizacional único para todos os seus projetos, tanto pessoais quanto relacionados ao trabalho. Desse modo, a chance de você desfocar acaba sendo muito menor.

Portanto, o método GTD evita que você fique sobrecarregado porque é dividido em etapas como organizar, refletir e engajar. O método divide grandes projetos em subtarefas menores, facilitando o início de um projeto.

Por isso, as muitas listas e perguntas orientadoras do método garantem que você use seu tempo livre de forma eficiente e evita que você salte aleatoriamente entre as tarefas, prejudicando sua produtividade.

Por mais preciso que seja o GTD, ele disponibiliza muita autonomia no seu cotidiano. Não dita uma programação diária ou semanal específica. Cabe a você decidir qual tarefa fazer a seguir. Isso pode parecer animador, porém várias pessoas também enxergam isso como uma dificuldade.

Quais as 5 etapas do método GTD?

Todos os mecanismos contam com alguns passos e o método GTD não seria diferente. Por isso, abaixo, vamos te mostrar quais são eles:

1. Capturar

A primeira das cinco etapas do GTD é capturar todas as ideias, lembretes e informações e tirá-las da sua cabeça. Capture tudo – grande e pequeno, curto e longo prazo, qualquer coisa em sua vida que você sinta que deveria ser diferente e que você tenha alguma motivação ou compromisso para mudar (qualquer coisa, desde ideias de estratégia de carreira até um lembrete para consertar este gadget em sua gaveta de lixo).

Quando você cria o hábito de capturar tudo, pode confiar que nada vai passar despercebido. Outras pessoas verão sua diligência e sua confiança em você crescerá; além disso, sua confiança em si mesmo e sua confiança para realizar as coisas crescerão.

2. Esclarecer

A próxima das cinco etapas do GTD é decidir o resultado pretendido para cada item e descobrir qual é a próxima ação imediata para progredir em direção a esse resultado. A “próxima ação” é o próximo passo físico imediato que você pode dar para a conclusão de um projeto.

Por exemplo, se o item disser “agendar reunião”, você precisa decidir o que precisa fazer em seguida para agendar essa reunião: Verificar sua disponibilidade? Reservar uma sala de conferências? Solicitações de reunião por e-mail?

Essa tomada de decisão de front-end aumenta sua produtividade porque força você a determinar como lidar com um item quando ele chega à sua frente, em vez de esperar até que você cumpra um prazo. Esclarecer as próximas ações transforma tarefas aparentemente assustadoras em ações pequenas que você pode concluir facilmente e obter sucesso.

3. Organize

Na etapa de esclarecimento, você tomou uma decisão sobre a próxima etapa de cada item; agora você vai organizar os itens em arquivos, listas e itens de calendário. 

Assim, é proposto muitas listas e arquivos diferentes com propósitos diferentes, e isso pode ser esmagador. Por enquanto, concentre-se no ponto de vista geral – que cada item seja colocado em seu lugar ideal, o que lhe dá a confiança mental de que você levou em conta tudo o que está no seu prato e que estará lá quando você precisar.

Embora você tenha jogado fora alguns itens durante a Etapa 2, você ainda pode encontrar itens que, após uma análise mais aprofundada, decidiram que não precisa. Lixo eles. 

Agora pegue os itens de referência não acionáveis ​​- sejam eles menus de seu local favorito de entrega de comida ou uma lista de contatos para membros do comitê que você preside – e faça seus arquivos de referência.

Existem dois tipos de arquivos de referência: arquivos específicos de assunto para um tipo de documento, como contratos anteriores que você pode precisar para referência futura e arquivos de referência geral para qualquer coisa que não se enquadre em uma categoria específica.

4. Reflita

A quarta das cinco etapas do GTD é refletir. Reflita regularmente em todas as suas listas e arquivos para ajudá-lo a fazer escolhas mais inteligentes sobre quais tarefas realizar.

Revise seu calendário diariamente e sua lista de “Próximas Ações” com frequência, para que você sempre saiba os aspectos imóveis de sua agenda, como reuniões e compromissos, bem como o que precisa ser feito quando tiver tempo disponível. 

O ritmo de vida acelerado e os itens recebidos tornam quase impossível manter seu sistema completamente atualizado no dia a dia, portanto, uma Revisão Semanal é fundamental para manter suas listas e arquivos limpos e atualizados.

5. Envolva

Seu calendário lhe dirá o que precisa ser feito HOJE. Suas listas de ações do projeto lhe dirão o que você precisa fazer para levar um projeto adiante. Seus “contextos” ajudarão você a agrupar as coisas com maior eficiência.

Como fazer o método GTD passo a passo?

Para planejar suas obrigações, é necessário marcá-las na lista provisória de tarefas para preparação complementar baseado nos seguintes pontos:

1 – Calendário: É necessário que haja a inserção dos deveres em seu calendário. Você pode iniciar a utilização dos apps de calendário, pois eles darão segurança mais do que os calendários de papel;

2 – Próximas Ações: As obrigações inadequadas para os projetos precisam estar na relação de Próximas Ações. Assim, você poderá obter variadas listas próprias de tarefas, contexto, trabalho, pessoais, comunicação;

3 – Projetos: você precisa organizar os projetos em uma lista separada com base nos contextos. Atribua prazos específicos para cada tarefa de um projeto e revise a lista de projetos diariamente;

4 – Aguardando: Se você delegar algumas tarefas do projeto a outras pessoas, deverá manter uma lista de lembretes para essas tarefas.

Essa é uma forma básica para que você possa ter sucesso trabalhando com esse método tão eficaz.

Ferramentas e apps para aplicar o método GTD na prática

É importante que você conheça as formas de trabalhar com esse método que ganha cada vez mais mercado mundo afora, para que você possa se organizar com excelência.

Neotriad

O Neotriad é um sistema online de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos desenvolvido para empresas de todos os tipos e tamanhos. Com ele, você pode criar mapas visuais para organizar tarefas de acordo com projetos e progresso.

One Note

O One Note é um software de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a coordenar e gerenciar seu trabalho, tarefas e projetos.

Ele ajudará sua empresa a trabalhar com mais eficiência, garantindo que todos os membros da equipe estejam atualizados em todas as tarefas, projetos e processos.

Evernote

O Evernote é uma ferramenta útil para criar notas, para ajudá-lo a lembrar de tudo o que pode esquecer. Você pode criar listas do tipo GTD e organizá-las, priorizá-las e classificá-las em projetos e até compartilhá-las.

Lembre-se também, qualquer novo plano vai levar algum tempo. Se você não tem o hábito de fazer listas e organizar as coisas na sua vida, vai ser um pouco mais difícil. Mas se fazer uma mudança positiva e ser mais produtivo é algo que você quer fazer, é necessário que haja encorajamento a reservar um tempo e desenvolver um plano com ajuda do método GTD.

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