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15 de setembro de 2016

O impacto da tecnologia na otimização da Gestão de Tarefas


A gestão de tarefas pode ser um grande desafio para administradores e proprietários de negócios, que já estão muito ocupados com suas próprias responsabilidades, porém, ainda precisam monitorar e controlar o trabalho da equipe. Percebendo isso, empresas inovadoras de tecnologia criaram ferramentas voltadas especificamente para essa finalidade. Neste post, vamos explicar seis maneiras diferentes pelas quais as ferramentas tecnológicas podem impactar positivamente a gestão de tarefas na sua empresa. Acompanhe!

Análise de dados

Com o uso de um software de gestão de equipes, o que acontece no trabalho de uma equipe fica automaticamente registrado de forma completa e precisa. A partir desses dados, que são mais detalhados e confiáveis do que um registro manual, você consegue fazer análises mais aprofundadas sobre a performance coletiva e individual.

As análises, por sua vez, serão utilizadas para estabelecer estratégias que permitam aumentar a produtividade e a qualidade dos resultados. Elas também serão úteis para embasar a tomada de decisões importantes. Para completar, a análise de dados pode ajudar na delegação de tarefas no futuro, permitindo que você entenda melhor o perfil dos seus colaboradores e determine quem será mais adequado para cada atividade.

Controle do fluxo de trabalho

A partir de um painel virtual é possível acompanhar o andamento de todos os projetos da sua empresa. Com isso, rapidamente você identifica as etapas que já foram realizadas, as que estão em execução, e os prazos de cada uma delas.

Uma das vantagens da visualização prática é que ela substitui as tradicionais “reuniões de follow-up”. Ou seja, você pode redirecionar o tempo das reuniões para atividades mais produtivas.

Além disso, esse recurso também é interessante quando um novo funcionário é adicionado à equipe. A visualização do fluxo de trabalho ajuda o novo membro a entender mais rapidamente como são distribuídas e organizadas as tarefas dentro da sua equipe. É uma forma bem simples de oferecer um panorama inicial do setor ou da empresa.

Incentivo e valorização

Quando os colaboradores sabem que sua voz quer ser ouvida, eles tendem a demonstrar mais comprometimento e dedicação. Portanto, essa é uma maneira sutil de incentivar a equipe, e mostrar que os comentários e sugestões deles dentro de um projeto serão ouvidos e analisados. Incentivar e valorizar incrementa o nível de motivação e satisfação dos trabalhadores, que se sentem responsáveis pela obtenção de resultados positivos pela empresa.

Identificação de problemas

Os relatórios gerados com a ajuda da tecnologia em gestão de tarefas permitem que você identifique rapidamente os acertos e erros. É possível saber quando uma atividade ultrapassou o deadline delimitado — ou se os resultados não foram compatíveis com o esperado — praticamente em tempo real. Graças a essa agilidade, você também tem a oportunidade de reagir com mais eficácia, adotando medidas para o controle de danos imediato.

Além disso, também é possível identificar os gargalos mais recorrentes, como interrupções frequentes que atrapalham o ritmo de trabalho da equipe. Dessa forma, você pode implementar melhorias para aumentar a produtividade a longo prazo.

Favorecimento do trabalho colaborativo

Na gestão de equipes, fazer com que as diversas partes interajam de forma saudável pode ser difícil, considerando que todos estão ocupados com seu trabalho individual. As tecnologias de gestão de tarefas podem ajudar a melhorar este cenário. Mesmo que cada colaborador esteja trabalhando em uma atividade diferente, elas permitem que todos acompanhem a evolução dos colegas. Isso estimula a troca de ideias e ajuda entre os membros da equipe, o que leva a resultados mais inovadores.

Precisamos mencionar também a questão do alinhamento dentro da equipe, que é essencial quando as várias entregas de um projeto maior são designadas a colaboradores diferentes. Nesta situação, o trabalho é beneficiado pela transparência na divulgação de informações. Isso permite manter o elo necessário entre as partes do projeto.

Facilitação da comunicação

Quantas vezes por dia você envia e-mails ou faz ligações para pedir alguma informação sobre o andamento de uma atividade? Existe muita lentidão na comunicação feita desta maneira, e também precisamos considerar o risco de que as informações não sejam transmitidas adequadamente.

Com as tecnologias de gestão de tarefas, é possível inserir criar registros no sistema. Somente as pessoas com permissão terão acesso a esses registros, o que reforça a confidencialidade. Quem tiver o acesso poderá verificar os registros a qualquer hora que for preciso. Assim, a troca de informações é centralizada e simplificada.

Como você pode ter notado, a principal vantagem da tecnologia é que ela vai ajudá-lo a ter mais acesso e controle sobre informações, o que é essencial para a gestão de tarefas. Além disso, se bem aplicada, ela também pode ter um impacto indireto sobre a produtividade da equipe. Para isso, é claro, deverá ser combinada com outros aspectos do seu trabalho — como a capacidade de delegar tarefas corretamente.

Porém, é preciso que você fique atento. Nem todas as tecnologias disponíveis no mercado terão apenas impactos positivos na otimização da gestão de tarefas. Algumas delas podem apresentar desvantagens também, como:

  • Alto custo, com baixo retorno sobre investimento (ROI);
  • Excesso de complexidade na implementação e utilização;

Por esses motivos, é preciso tomar muito cuidado na hora de escolher as tecnologias que realmente valem a pena adotar para a gestão de tarefas da sua equipe. Gostou do nosso post? Deixe aqui um comentário e compartilhe com sua equipe e colegas de trabalho.

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