Imagine que você passou dias criando um projeto, alterando-o e pensando em como agradar o cliente, e no final eles informam com pesar que seu trabalho é ótimo, mas deve ser refeito com outra metodologia. É frustrante, não é?
Para saber o que é retrabalho podemos afirmar que é uma das situações que mais causa insatisfação nos colaboradores de uma organização, e esse tipo de circunstância pode ser estressante, frustrante e prejudicial aos lucros do negócio.
Em suma, tempo custa dinheiro, e quando um time necessita refazer a mesma atividade novamente, consequentemente prejudica sua produtividade.
Mas não se desespere. Neste artigo exclusivo vamos te dar algumas sugestões para evitar esse tipo de problema. Confira!
O que é o retrabalho?
O retrabalho é uma atividade repetida, como alterar detalhes em um pedido de compra depois que ele já foi criado. Não conseguir acertar o pedido na primeira vez exige que seus funcionários o repitam novamente.
Por isso, existem muitas razões pelas quais isso aconteceria, e elas se dividem em dois grupos — devido a mudanças nos negócios ou devido a negligência.
Principais perdas por retrabalho
O retrabalho — ou seja, a necessidade de refazer uma tarefa — causa muitos prejuízos ao seu negócio. Confira o que é:
Estresse no relacionamento com funcionários e clientes
O retrabalho cria desgaste para os profissionais que estão executando suas tarefas novamente e para os gestores também. Assim, os responsáveis pelas alterações se sentem frustrados e apreensivos por terem de fazer a mesma ação repetidamente.
Por exemplo, um designer requer muita criação e de tempo para amplificar a exclusividade visual de uma marca. Portanto, pense no cansaço desse colaborador ao ter que rever esses conteúdos por mais uma vez. É quase previsto que o esforço não seja na mesma intensidade do início.
Simultaneamente, o cliente não se sentirá à vontade para pedir pela quinta vez algumas mudanças e começará a questionar a capacidade e a credibilidade de sua equipe.
Estresse no local de trabalho
O retrabalho tem uma série de efeitos negativos compostos. O cliente fica frustrado com o resultado, o gestor tem que pedir que o trabalho seja refeito, a equipe está estressada porque precisa terminar essa atividade além de todas as outras atividades diárias ao mesmo tempo.
Assim, com os prazos se aproximando, as equipes devem ser realocadas, os funcionários têm que trabalhar horas extras e o gestor tem que pressionar mais. Portanto, isso acaba produzindo um ambiente pesado no trabalho.
Custos adicionais
O retrabalho pode se tornar tão custoso que não vale mais a pena seguir realizando as modificações. Quando é feito um orçamento, o departamento comercial calcula e mede quanto a empresa gasta para prestar um determinado serviço em um determinado momento.
Serão calculadas quantas horas a equipe precisará trabalhar para concluir o projeto, bem como as despesas fixas incluídas, como energia elétrica, internet, alimentação, entre outras.
Portanto, quando esse tempo de conclusão começa a ultrapassar o tempo inicialmente determinado, o valor pago pelo serviço acaba proporcionalmente menor, e seu negócio começa a sofrer prejuízos.
Além de todas essas situações, sempre ficam dúvidas sobre quem é o culpado pelo retrabalho. Essas perguntas causam insegurança e ansiedade para a equipe e para o cliente.
Por fim, uma vez que o problema existe, é melhor buscar soluções, não encontrar alguém para culpar.
5 maneiras de evitar o retrabalho no seu negócio
É quase impossível eliminar completamente o retrabalho de uma rotina de negócios, pois nem sempre o trabalho realizado corresponderá exatamente ao que o cliente desejava.
A intenção deve ser transformar grandes solicitações em pequenas mudanças, e existem algumas ações simples que podem ser implementadas para isso. Confira as dicas!
1. Foco no planejamento de ações
Para escapar do retrabalho, a primeira etapa é montar um planejamento competente. Também é necessário conseguir o máximo de dados disponíveis relacionados ao trabalho que será executado. E programar o processo com antecedência, evitando assim surpresas durante a fase de produção.
Muitos gestores cometem o erro de tentar acelerar a fase de planejamento e ficam presos na execução por falta de ideias para realizar o que foi solicitado.
Criar um planejamento eficiente deixa claro quais são as necessidades do cliente e como o gestor pode oferecer um serviço para atendê-las.
Logo, as informações também necessitam ser documentadas, as reuniões precisam ser organizadas de modo regular e deve ter ciclos bem estabelecidos e ações delegadas para cada profissional.
2. Estabeleça fases no processo
Após o planejamento, é preciso estabelecer fases no processo. Ao organizar dessa forma, o gestor pode identificar processos que demandam mais tempo e mais pessoas e quais processos podem ser eliminados ou reorganizados.
Além disso, é aqui que as ações podem ser delegadas a pessoas com prazos de entrega claros. Isso impedirá pretextos como: “Minha entrega atrasou, pois, o setor da parte anterior não conseguiu me enviar todo pedido”.
É viável um trato formal, relatado no contrato do parceiro, a respeito das regras para modificações de pedidos, tal como os prazos para solicitações.
Exemplificativamente, determine que, no fim do projeto, o cliente contará três dias para apresentar todas as alterações necessárias. Para trocas fora da data prevista, será acrescentado um custo.
3. Realizar treinamento periódico
Muitas vezes, o retrabalho surge de uma maneira incorreta ou obsoleta de fazer algo. Contando com tecnologia avançada, o modo de operação em grande parte das empresas foi alterado extremamente.
Para conter uma enorme defasagem, o mais eficaz é fornecer treinamentos periódicos para e seu time. Dessa forma, o treinamento deve fomentar as equipes e flexibilizar os profissionais para novas maneiras de alcançar suas metas, para isso, consumindo um menor tempo.
Esses alinhamentos também ajudam as partes envolvidas a entender cada parte do processo e agora podem agir de forma colaborativa e não individualmente.
4. Automatize algumas ações
Também o retrabalho pode acontecer quando existe falta de organização ao delegar as tarefas. Por esse motivo, é preciso trabalhar com softwares e plataformas que tenham um padrão e automatizem algumas ações.
Dessa forma, toda a equipe pode buscar informações em um só lugar e centralizar o andamento dos processos.
Essa automação de processos é especialmente necessária em empresas onde vários funcionários executam as mesmas funções.
Além de que, os programas ofertam análise de dados e geram relatórios automaticamente, evitando falhas nos cálculos e entrada indevidas de informações pelos colaboradores.
Outra vantagem é que essa tecnologia reduz custos ao redirecionar recursos humanos para realizar as atividades mais importantes.
5. Mantenha a comunicação aberta e clara
O fato é que boa parte do retrabalho não precisaria acontecer aplicando-se em um segmento bem relevante de cada ação: a comunicação.
Quando se trata de obter informações do projeto de um cliente ou querer resolver problemas ou realizar o trabalho rapidamente, as pessoas geralmente negligenciam a comunicação eficaz.
Essa pode ser um dos grandes motivos de retrabalho; a carência de comunicação aberta e clara tem a capacidade de estragar todo o processo.
Por isso, é importante valorizar as perguntas, por mais simples que sejam, para descrever ao máximo o planejamento e as tarefas. Mas também, é fundamental que a equipe esteja em sintonia e compartilhe informações sobre o projeto.
Ainda, o canal de comunicação com os parceiros necessita ser eficaz e imediato. Ele precisa ter disponibilidade para interagir às dúvidas do time e dar feedback ágil quando necessário.
Mudanças na rotina do seu negócio
Percebemos que um sistema eficiente de gerenciamento e organização de equipes pode eliminar a maioria dos retrabalhos. Dessa forma, ao planejar adequadamente um projeto, reunir todas as informações necessárias e manter os canais de comunicação abertos, as chances de precisar retrabalhar o processo são muito menos prováveis.
Depois dessas dicas do que é o retrabalho, é importante continuar aprofundando seus conhecimentos para melhorar a gestão do seu negócio e alcançar sucesso em sua empresa.
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