Você já se perguntou como as reuniões mais produtivas do mundo são organizadas? Reuniões improdutivas são um problema comum nas empresas. Mas, com um pouco de planejamento, você pode evitar que isso aconteça.
No universo corporativo, não é difícil verificar que reuniões improdutivas são uma total perda de tempo e de dinheiro para qualquer empresa. Reuniões são importantes, mas se não forem objetivas e bem conduzidas, só vão servir para desperdiçar o tempo de todos. E, no mundo dos negócios, aquele velho clichê é sempre verdadeiro: tempo é dinheiro. Não dá para trocar preciosas horas de trabalho por encontros improdutivos.
Você já se perguntou que erros impedem um empresário de promover reuniões produtivas? O que faz uma reunião ser uma total perda de tempo e de dinheiro? Vamos falar sobre isso neste post, para que você não cometa os mesmos erros nos próximos encontros!
Não definir um objetivo
Há uma lista de assuntos importantes a serem tratados, não há? Pois acredite ou não, essa lista pode ser a grande vilã da falta de foco da reunião. Ter uma pauta de assuntos não significa uma boa condução e resultados. Sem a definição de um objetivo sua reunião pode acabar em uma discussão improdutiva de mil assuntos aleatórios, o que leva a total perda de tempo.
Para evitar isso, o objetivo deve responder basicamente a três perguntas-chave: O quê? Como? Por quê? Com isso, é possível avaliar a real necessidade da reunião e o início da especificação da mesma.
Convocar a reunião na última hora
Quer garantir que sua reunião seja um caos total? Convoque em cima da hora, no final do expediente, não permitindo que os participantes reorganizem suas agendas pessoais. Assim, você terá participantes totalmente desmotivados, ansiosos pelo fim do encontro e nada dispostos a cooperar.
Marcar a reunião com antecedência, dando chance aos participantes de se prepararem e reagendar seus compromissos, demonstra respeito e consideração pela equipe.
Não se preparar previamente
Não é possível ter reuniões produtivas se os participantes não chegarem preparados para o encontro. Se você não marcou com antecedência, não divulgou a objetivo e nem forneceu material informativo de apoio para os participantes, como esperar que estejam todos prontos para uma discussão produtiva?
Não é possível deixar essas providências para os quinze minutos que antecedem a reunião. Não espere que todos leiam aquele relatório de dez páginas que você só entregou na última hora. Conceda tempo para os participantes se prepararem adequadamente!
Convocar as pessoas erradas
Pode parecer uma questão simples, mas a verdade é que muitas reuniões ainda são feitas com a participação de pessoas que não vão acrescentar nada ao assunto discutido. Muitos organizadores se sentem na obrigação de convidar o staff completo da empresa, para que não se sintam excluídos. O resultado é uma sala de reunião lotada de pessoas não envolvidas no assunto, o que só servirá para tumultuar o ambiente e abrir caminho para conversas paralelas e bate-boca improdutivo.
Para evitar isso, a solução é óbvia: convoque o número certo de pessoas certas.
Não convocar as pessoas certas
Numa continuação do item anterior, outro erro que impede de ter reuniões produtivas é não convocar as pessoas certas, como as que detêm o poder de decisão, por exemplo. Se a reunião com a equipe não inclui ninguém que possa, realmente, decidir o assunto, então a consequência será uma mera troca de opiniões que não levará a nenhum resultado concreto.
Então, vale a pena repetir a recomendação do item anterior: convide as pessoas certas e cuide para que um detentor do poder decisório esteja presente.
Marcar a reunião para um horário inadequado
Não é possível recomendar um horário ideal para a convocação de uma reunião, pois isso depende dos horários de cada empresa e só você e sua equipe vão saber qual é. No entanto, existem momentos inadequados que você pode evitar. Quer exemplos? Marcar para “logo depois do almoço”. Primeiro, você não pode garantir que todos almocem juntos e estejam disponíveis ao mesmo tempo. Depois, principalmente se o assunto for complexo e monótono, você corre o risco de ver os participantes cochilando nas cadeiras, devido àquela sonolência que vem naturalmente depois de uma refeição.
Outro exemplo de horário inadequado: final do expediente, na véspera do fim de semana ou de um feriado prolongado. Enquanto a mente de todos já está viajando nos planos para relaxar e descansar, você espera que se concentrem nos relatórios dos últimos resultados? Difícil.
Como dissemos, a saída para evitar esse erro será discutir o melhor horário com os participantes antes de marcar a reunião.
Ignorar recursos tecnológicos
Aqui, o termo ignorar quer dizer tanto desconhecer quanto usar de modo inadequado ou precário. A tecnologia oferece ótimas soluções para otimizar uma reunião, como videoconferência com transmissão em tempo real, por exemplo. É um recurso que possibilita transmitir a discussão para a equipe fora da sala de reuniões, ou que esteja em outras filiais em qualquer lugar do mundo.
No entanto, comprar ou contratar recursos caros e não treinar as pessoas para usar e tirar o máximo de proveito deles pode ser um investimento sem retorno compensador.
Convocar reuniões desnecessárias
Já esteve em uma daquelas reuniões que se resumiram a uma conversa entre dois participantes enquanto os outros só observavam e se perguntavam o que estavam fazendo ali? É porque algumas reuniões não precisam ser reuniões. Há assuntos que podem ser tratados rapidamente, por dois ou três funcionários em um encontro informal. E há situações em que as informações podem ser transmitidas por e-mail ou em uma simples conversa telefônica.
Então, antes de convocar uma reunião, esteja certo de que ela é mesmo necessária e que não poderia ser substituída por outros meios de comunicação.
Falhar na condução da reunião
Dominar a dinâmica de uma reunião não é tarefa simples. Para promover reuniões produtivas é preciso ter um condutor firme e preparado para não deixar a discussão sair do controle, dar voz a todos os presentes, administrar conflitos e possibilitar soluções e tomada de decisões objetivas. Um condutor ineficiente pode significar reunião inútil, perda de tempo e frustração.
A pessoa que vai conduzir não precisa ser, necessariamente, o chefe ou o ocupante de uma posição superior na hierarquia da empresa. Se o gerente não leva jeito ou não domina o assunto, o melhor é entregar a condução a alguém treinado, que pode até mesmo ser um profissional externo ao grupo, mas que seja assertivo e domine técnicas de condução.
Agora que você já conhece os erros a serem evitados, você poderá conduzir reuniões produtivas. Aproveite também para baixar nosso e-book sobre administração do tempo!