A adoção de um software – independente de sua funcionalidade – pode gerar certa resistência no ambiente corporativo. Por isso, algumas dicas de utilização ajudam bastante a quebrar a barreira da adaptação e adesão à ferramenta. O Neotriad, por exemplo, foi desenvolvido para melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade.
Os diferenciais do software soam como música para os ouvidos de um gestor de equipes. Afinal, qual líder não gostaria de ver um salto de produtividade em seu time? O grande desafio é mostrar aos colaboradores que utilizar uma ferramenta como o Neotriad vai ajudá-los não só pessoal, como também profissionalmente.
Esse post tem como objetivo reduzir essa resistência inicial a uma nova ferramenta digital, por isso destacamos 15 dicas práticas de utilização do Neotriad (e seus benefícios) para implementar em sua equipe.
(Leia também: Planejamento estratégico: como superar seus desafios com o Neotriad?)
Comece colocando todas as atividades no Neotriad
Se você deseja que seus colaboradores extraiam o máximo valor do Neotriad, deve incentivá-los a utilizar a ferramenta continuamente. Portanto todas as atividades do dia a dia devem entrar no planejamento, sejam elas compromissos ou tarefas.
Outro ponto fundamental é estimar a duração de cada uma dessas atividades. Conforme cada tarefa for concluída, o colaborador deve comparar o tempo com a estimativa inicial. Dessa forma essa prática irá conferir maior produtividade à sua rotina, à medida que a pessoa vai percebendo o tempo exato que leva para concluir cada atividade.
Avalie se o almoço deve entrar na lista de tarefas
Certas atividades não precisam, necessariamente, entrar no planejamento diário e semanal do Neotriad. O almoço, por exemplo, é algo fixo que costuma acontecer no mesmo horário.
No entanto, há casos em que a inclusão do almoço no Neotriad pode ser oportuna. Se você está sobrecarregado no trabalho e, por vezes, não consegue parar para almoçar, vale a pena se policiar. Nessa situação, o Neotriad ajuda a alertar a respeito dessa atividade, por mais corriqueira que seja – em teoria.
Inclua as interrupções no Neotriad
Se você estiver no meio de uma tarefa e for interrompido, isso tem de entrar no Neotriad. Nesse sentido a dica é paralisar a atividade que estava em andamento e criar uma nova tarefa referente à interrupção.
Isso deve ser feito para medir a queda na produtividade causada pelo surgimento de uma tarefa urgente.
(Leia também: 4 estratégias para controlar urgências de clientes)
Liste as atividades pessoais e profissionais
Um dos grandes objetivos do Neotriad é trazer mais organização para a vida das pessoas. Isso se aplica não apenas no ambiente de trabalho, mas também nas atividades pessoais.
Portanto, vale a pena listar tarefas dos mais diversos tipos no software. Isso lhe dará maior controle sobre seu tempo.
Inicie pela tarefa mais longa
Suponha que o seu dia será composto por uma tarefa de três horas e outras cinco tarefas de 20 minutos cada. Uma boa dica, nesse caso, é começar pela atividade de maior duração.
Qual é a lógica nessa decisão? A conclusão de grandes tarefas garante uma carga extra de motivação. Por isso a tendência é que, na sequência, você consiga performar melhor nas atividades mais curtas.
Pratique o autoconhecimento
O Neotriad não tem uma fórmula padronizada em relação à disposição das atividades. Ou seja, cada pessoa deve buscar o autoconhecimento para identificar em que horários apresenta picos de rendimento.
A partir do momento em que isso for identificado, você deve alocar as tarefas com inteligência. Uma boa prática é deixar as atividades mais complexas para os horários de maior produtividade.
Limite as atividades circunstanciais
Um grande diferencial do Neotriad é a divisão de tarefas entre três categorias: importante, urgente e circunstancial. Essa separação é fruto da teoria da tríade da produtividade, criada por Christian Barbosa.
Quanto menos atividades urgentes e circunstanciais na rotina, maior a produtividade.
(Para entender em detalhes o que são tarefas circunstanciais, clique aqui)
Se você é gestor de equipes, faça um monitoramento
O Neotriad é bastante útil também para o monitoramento das equipes. Líderes devem se manter atentos aos relatórios gerados pelo software para identificar problemas de produtividade.
Uma das iniciativas decisivas é ajudar os colaboradores na redução de atividades circunstanciais. É preciso ficar atento para seu acúmulo, pois isso pode desmotivar as pessoas.
Planeje para ter uma visão macro das atividades
A disposição de atividades ao longo da semana e do mês dá uma visão interessante de planejamento. O gestor de equipes e seus colaboradores devem acompanhar constantemente para fazer ajustes pontuais.
Essas avaliações periódicas garantem melhores resultados em médio e longo prazo.
Use a aba equipes para ter um panorama do time
Dentre os diferentes recursos do Neotriad, a aba equipes é indispensável para os gestores. Por meio dela, os líderes podem monitorar o andamento das atividades e o que cada colaborador está fazendo.
Essa visão mais ampla possibilita a intervenção em situações oportunas para potencializar a produtividade.
Aproveite e veja como manter o comprometimento dos colaboradores nesse post.
Realoque seus colaboradores quando necessário
A intervenção mencionada acima, muitas vezes, consiste em realocar os colaboradores em outras atividades. Isso pode ser feito de acordo com a performance de cada um ou com a necessidade de uma entrega mais imediata.
Na aba alocação, o gestor de equipes pode fazer esse remanejamento.
Aprenda a lidar com as interrupções
As urgências costumam incomodar as pessoas, mas os gestores de equipes devem compreendê-las como parte da rotina. Não que aceitar atividades urgentes seja sempre correto, mas quem exerce um papel de liderança está mais sujeito a interrupções.
Em diversos casos, o gestor tem de parar o que está fazendo para esclarecer uma dúvida ou participar de uma reunião de alinhamento.
Utilize a aba projetos
Em “Projetos”, o gestor pode listar os grandes projetos que estão em desenvolvimento na empresa. As atividades dos colaboradores devem entrar em um desses blocos.
Para empresas que atendem outras empresas, uma boa alternativa é transformar cada cliente em um projeto. Essa medida garante maior controle sobre as atividades e traz mais organização.
(Leia também: Gerente de projetos: 6 dicas para organizar sua equipe)
Elabore processos para padronizar atividades
Cada cliente e cada projeto pode ter seus próprios processos. Na aba que leva esse nome, o gestor deve estabelecer os processos de acordo com o cliente ou projeto.
Essa padronização torna os colaboradores mais produtivos, pois eles saberão como proceder na execução das tarefas.
Crie tarefas que envolvem clientes e fornecedores
Imagine que você fez uma entrega para seu cliente ou está aguardando o retorno de um fornecedor. Em ambos os casos, será prudente cobrar o outro lado se a resposta tardar.
Quando isso acontecer, a comunicação que será feita – por e-mail ou telefone – deve entrar como uma tarefa no software. Incluir no Neotriad uma tarefa aparentemente trivial ajuda no controle do tempo e das urgências, além de evitar que a equipe se esqueça de cobrar o cliente ou fornecedor.
Aumente a produtividade do seu time!
O que você achou dessas dicas? Adotar essas práticas garante um salto de produtividade às suas equipes. Para aprender muito mais sobre o Neotriad e testar a ferramenta gratuitamente, basta clicar aqui ou preencher o formulário abaixo.