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2 de agosto de 2016

Reuniões de trabalho: 8 dicas para torná-las mais produtivas!


Para uns, ela é essencial para o andamento de qualquer negócio, para outros, um desperdício total de tempo e dinheiro. Já no meio do caminho ainda existem aqueles que acreditam que as reuniões de trabalho são, na verdade, o momento ideal para botar a conversa em dia com os colegas, fazendo delas algo completamente tóxico para a empresa.

Agora, qual desses lados tem razão a respeito das reuniões de trabalho? Como fazer desses encontros de negócio algo realmente produtivo para a sua marca? É o que descobriremos aqui mesmo nesse post.

Quer saber mais? Então confira!

Como as reuniões podem ser tóxicas

Para o empresário e escritor Christian Barbosa, autor de seis livros, A Tríade do Tempo, Equilíbrio e Resultado, 60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo, Mais Tempo, mais Dinheiro, Estou em Reunião, Você, Dona do seu Tempo, deve existir uma dieta da reunião. E ele explica muito bem os motivos:

  • Segundo ele, sempre que você está em uma reunião não está executando aquilo que deveria
  • Sem um objetivo claro é fracasso certo. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para realizar o que realmente precisa;

Pontos esses que, claro, não são os únicos que costumam trazer malefícios para as reuniões e sempre são debatidos por profissionais do meio de gestão.

Mas será que é possível fazer delas algo realmente útil para o seu negócio? Claro que sim! Tanto que até o próprio Christian e diversos outros estudiosos do mundo dos negócios acabam dando dicas de como que as reuniões podem ser realmente produtivas para as empresas.

Como deixar sua reunião mais produtiva

Determine o objetivo da reunião

Na opinião de Jacqueline Whitmore, escritora responsável pelo livro Poised for Success (Equilíbrio para o sucesso), não é nada proveitoso tentar montar a pauta para uma reunião alguns segundos antes de começá-la — ou até mesmo durante. E para resolver esse problema é bem simples: determinar o objetivo da reunião.

É possível definir, basicamente, respondendo três perguntas-chave: O quê? (O que será discutido na reunião especificamente?), Como? (Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?) e Por quê? (Por que estamos realizando essa reunião?).

Pergunte-se se ela é realmente necessária

Lembre-se sempre de que o tempo gasto por cada profissional que está em uma reunião tem um preço. Por isso, veja antes se o que será discutido por ali realmente não pode ser debatido em um telefonema ou até um e-mail.

Estabeleça um limite máximo de duração

Para o pessoal do Google uma reunião precisa ter no máximo 30 minutos de duração. E muitos empreendedores e gestores hoje em dia concordam com eles. Mas não é preciso ser tão rigoroso assim: é possível esticar um pouco mais esse prazo, desde que que todos saibam que aquele encontro terá um limite máximo de tempo e que ele será seguido à risca.

Agora, se nem todos os participantes têm um grande espaço na agenda para fazer a reunião em um só dia, que tal diluí-la em pequenas reuniões de 10 ou 20 minutos ao longo da semana?

Ah, e se quiser saber mais dicas sobre como otimizar seu tempo, não apenas nas reuniões, confira o post que já publicamos por aqui a respeito do tema.

Mostre antecipadamente para os participantes os pontos que serão abordados na reunião

De acordo com Laura Leist, a consultora de produtividade responsável pelo livro Eliminate the Chaos at Work (Eliminando o caos do trabalho), disponibilizar os tópicos da reunião para os participantes, com antecedência, é algo que pode fazer com que ela seja ainda mais produtiva. E o motivo é bem simples: dessa forma os profissionais podem chegar preparados para o encontro, diminuindo o tempo de explicação e fazendo com que eles tragam mais ideias para solucionar os problemas.

Não aborde temas paralelos

É bem comum debater alguns temas durante as reuniões de trabalho que estejam ligados a outros tópicos — como, por exemplo: falar de algum aumento de produtividade depois de uma iniciativa do RH —, no entanto, a menos que esse tema paralelo esteja na pauta, o melhor é deixá-lo para ser discutido ao final (caso tenha tempo para isso) ou até em outra reunião.

Por mais que algo tenha relação com o que é dito na reunião, é bom entender que aquele tópico pode tirar o foco do que realmente importa e do que deve ser realmente discutido no momento.

Tire o “elefante” da sala

Na língua inglesa — principalmente nos Estados Unidos — existe uma expressão chamada “Elephant in the room” (Elefante na sala) que diz respeito a um problema existente mas que ninguém discutiu ainda ou evitou falar sobre. Pois uma das regras de ouro para tornar uma reunião mais produtiva é tirar logo esse elefante da sala.

Se algo que claramente impede que um projeto ou até mesmo que a própria reunião continue caminhando, é preciso abordar esse tema logo de cara, no começo do encontro, reduzindo o tempo de discussões e trazendo soluções desde o começo.

Não seja multitarefa em uma reunião — e não permita que outros sejam

Responder a um e-mail da gerência enquanto olha um grupo no Whatsapp e tenta prestar atenção na reunião. Isso não funciona.

Apesar de muitos profissionais acreditarem que todos nós (principalmente eles) somos seres que sabem lidar com multitarefas, a verdade é que a própria ciência já provou o contrário. Segundo esse estudo realizado pela universidade de Stanford, nosso cérebro não está preparado para realizar tantas funções paralelas como parece. Por isso, durante a reunião o foco deve estar única e exclusivamente nela.

Lidere a reunião

Já foi dito por aqui no blog que para desenvolver alta performance de um time é preciso também ser um bom líder. E isso diz respeito também a saber como liderar uma reunião.

Sendo assim: encontre um bom condutor, um bom líder, para as reuniões. Aquela pessoa que saiba como trabalhar de maneira integrada, que seja calmo, objetivo, e que saiba ouvir e entender o que os outros têm a dizer respeitando as opiniões dos participantes.

Viu como é possível tornar as reuniões de trabalho mais produtivas? Pois agora que você já sabe como fazer isso em seu negócio, não se esqueça do que leu por aqui na hora de recusar ou planejar a próxima lá da sua empresa.

Aprendeu um pouco mais com o nosso post? Então diga o que achou e aproveite para tirar suas dúvidas!

 




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