A adoção de um software de gestão de projetos pode transformar a produtividade de uma empresa. Por isso líderes devem considerar esse movimento para manter o negócio em crescimento mesmo em momentos de crise. Pois quando colaboradores rendem mais, todos têm a ganhar.
Um dos principais softwares de gestão de projetos do mercado é o Neotriad. O sistema proporciona uma série de benefícios ao gestor de equipes e, dessa maneira, eleva a produtividade coletiva.
Preparamos um post com todas as vantagens que o Neotriad oferece às empresas que adotam esse sistema. Com um pequeno investimento mensal, é possível potencializar os resultados de sua empresa e ao mesmo tempo ter colaboradores mais engajados e produtivos.
Confira a seguir tudo o que um gestor de equipes pode fazer com o Neotriad!
1. Lista de tarefas
Uma das mais importantes funcionalidades do Neotriad é a lista de tarefas. O gestor de equipes tem total autonomia para criar tarefas na ferramenta e delegá-las a seus colaboradores. A duração de cada tarefa pode ser previamente estimada, mas cada pessoa tem condição de adequar esse tempo.
Tarefas recorrentes podem ser delegadas de forma automática. Por exemplo, o gestor pode criar a tarefa “entrega de relatório” e estipular a data de entrega para todas as quintas-feiras. Vale ressaltar que cada colaborador também pode criar as suas próprias tarefas dentro no Neotriad.
2. Agenda individual e da equipe
As atividades profissionais nem sempre fazem parte do mesmo projeto. Por isso, o Neotriad permite a divisão de tarefas entre diferentes projetos em andamento na empresa. Existe ainda a possibilidade de fazer a organização entre atividades individuais e coletivas. Quando determinada tarefa exige a participação de várias pessoas, é preciso consultar a agenda de cada uma delas.
Os colaboradores podem, ainda, criar tarefas que não estão diretamente ligadas a um projeto coletivo. Essa separação é fundamental para manter a produtividade de todos os integrantes da empresa.
3. Metodologia Tríade do Tempo
Dentre as diferentes vantagens do Neotriad, a metodologia Tríade do Tempo é uma das mais significativas. Trata-se de uma classificação de tarefas em três grupos: importantes, urgentes e circunstanciais.
A ideia por trás do conceito é aprimorar a gestão do tempo a fim de evitar o acúmulo de urgências no dia a dia. O grande objetivo é preencher quase todas as horas do dia com atividades importantes.
A Tríade do Tempo foi criada por Christian Barbosa, maior especialista brasileiro em gestão do tempo e produtividade.
4. Gestão de entregas
Quando uma empresa realiza grandes projetos, é natural que eles tenham várias fases e se estendam por semanas ou meses. Nesse sentido, a organização é determinante para o bom andamento dos projetos.
O Neotriad possibilita a gestão de entregas para facilitar esse ordenamento dos projetos. Entregas são as etapas preliminares dos projetos que contribuem para que eles avancem, pouco a pouco.
Essa fragmentação do projeto em pequenos recortes ajuda bastante na gestão. Os líderes podem conduzir as entregas de acordo com os prazos e com o cronograma completo de cada projeto.
5. Cronograma de projetos de Gantt
No Neotriad, o cronograma de projetos segue o diagrama de Gantt. O gráfico desenvolvido pelo engenheiro norte-americano Henry Gantt é uma ferramenta consagrada de organização.
Por meio desse diagrama, o gestor de equipes pode fazer o controle preciso de toda a produção da empresa. O cronograma é indispensável na coordenação de projetos mais longos, pois cabe ao líder mantê-los nos trilhos.
Dessa forma o Neotriad permite que o gestor de equipes visualize todas as tarefas que compõem cada etapa dos projetos.
6. Planejamento semanal ou mensal de atividades
O planejamento de tarefas e compromissos pode ser feito de forma intuitiva no Neotriad. Cada colaborador pode alocar as atividades em uma régua de tempo, assim como os respectivos períodos de duração.
Criar o hábito de planejar é muito útil também para organizar as atividades pessoais e equilibrá-las com as obrigações profissionais. Vale sempre lembrar que o tempo é um só, então o Neotriad pode ajudar você nesse equilíbrio.
7. Visualização em tempo real do status das atividades
O Neotriad permite o acompanhamento em tempo real das atividades. Na ferramenta, é possível apenas uma tarefa estar em andamento, pois a multitarefa é um dos vilões da produtividade.
Para o gestor de equipes, essa funcionalidade do Neotriad é fundamental, porque permite o monitoramento de seus colaboradores. O líder pode ver todas as tarefas que estão em execução, aquelas que foram concluídas e as que estão pendentes.
8. Alocação de tarefas entre colaboradores
O panorama que o Neotriad proporciona ao gestor de equipes é muito funcional também na delegação de tarefas. Na ferramenta, o líder pode acompanhar a alocação de tarefas a cada dia.
Se algum colaborador estiver sobrecarregado, por exemplo, o gestor pode transferir alguma de suas tarefas para outra pessoa. Essa distribuição dá uniformidade à equipe e ajuda a mantê-la produtiva no dia a dia.
9. Automação de processos recorrentes
Naturalmente, um software de gestão de projetos e de produtividade busca caminhos para ajudá-lo a ganhar tempo. Outra importante funcionalidade do Neotriad é a automação de processos recorrentes.
Aquelas tarefas e atividades que se repetem a cada semana podem ser padronizadas e transformadas em modelos replicáveis. Um processo “empacota” essas atividades e simplifica a rotina dos colaboradores.
Veja um exemplo de processo que pode ser automatizado, em uma série de três tarefas:
- Finalizar análise dos resultados;
- Criar relatório;
- Enviar relatório.
10. Indicadores reais de produtividade
O Neotriad não funciona como um software de gestão de projetos apenas na parte da organização de atividades. A ferramenta gera relatórios com indicadores reais de produtividade para avaliação do gestor de equipes.
Você pode acessar gráficos com informações precisas que se baseiam nos resultados dos membros da equipe. A análise dos números dá os subsídios necessários para revisar o planejamento de atividades.
11. Integração com o Outlook
Os e-mails do Microsoft Outlook podem ser integrados com o Neotriad. Esse recurso evita que você perca o controle sobre a sua caixa de entrada, que muitas vezes acaba inundada por mensagens.
A integração traz agilidade na gestão dos e-mails, inclusive por reduzir as interrupções de tarefas para verificar a caixa de entrada.
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