7 técnicas essenciais para um planejamento mensal eficaz

No mundo corporativo, o planejamento é mais que apenas uma estratégia. É a base para o bom desempenho no mercado.

Afinal, com a planificação, é possível dirigir melhor os gastos e ações na empresa. Sem planejar, o dinheiro é gasto de uma vez, o trabalho é mal distribuído, as tarefas podem ser às vezes excessivas e, em outras horas, escassas.

E esses fatores estressam o time, atrapalham as finanças e prejudicam o desempenho da empresa no mercado. Por isso, desenvolver uma programação logo no início do mês é básico para desempenhar bem as atividades e alcançar resultados.

Neste artigo, vamos te ensinar as melhores técnicas para elaborar um planejamento mensal eficaz. Ficou interessado? Continue lendo e saiba mais!

Qual é a importância para o empreendimento de fazer um planejamento mensal?

Como dissemos, fazer um planejamento mensal é essencial para gerir as atividades da empresa de forma que sejam desempenhadas com qualidade e no tempo necessário. Isso otimiza a gestão de rotina e evita os adoecimentos por estresse laboral e conflitos no empreendimento.

A programação ainda é importante para promover uma boa gestão das finanças e da agenda e minimizar erros e perdas. Permite também que a organização tenha mais preparo para enfrentar adversidades e imprevistos.

Por fim, o planejamento mensal também garante maior produtividade e eficiência, tanto pessoal quanto da equipe, pois as tarefas e metas estão traçadas desde o início do período e todos saberão onde precisam chegar até o fim do mês. 

Quais técnicas utilizar para fazer um bom planejamento mensal?

De fato, começar o planejamento pode ser uma tarefa complexa, muitas vezes. Mas, com as estratégias certas, o desafio pode ser enfrentado. Confira, a seguir, algumas técnicas para facilitar a programação mensal de sua empresa!

1. Defina metas

Estabelecer quais são os objetivos é o primeiro passo para desenvolver um bom planejamento. Para isso, seu empreendimento precisa de uma programação para longo, médio e curto prazo.

As metas mensais devem ajudar a empresa a alcançar os objetivos maiores, em um trabalho gradual e que avança diariamente. Assim, estabelecer alvos é o que direciona todas as outras tarefas.

Então, a partir das metas de maior prazo, construa os objetivos mensais. Com eles você conseguirá estipular quais devem ser as atividades realizadas em blocos de tempo ao longo do mês.

2. Determine as tarefas e projetos

Para alcançar as metas mensais, é importante definir as tarefas e projetos em sequência, e ir marcando os períodos necessários para a concretização das atividades. Nesse momento, você divide o processo em várias etapas menores, que visam ajudá-lo a alcançar o objetivo maior.

Se você tem como meta modernizar a gestão do empreendimento, por exemplo, você pode dividir essa mudança em várias fases. Comece com pesquisas sobre recursos tecnológicos nas primeiras semanas.

Depois, procure aprender a manusear as novas ferramentas. Em seguida, compre uma amostra para testar o uso na empresa e capacite seus colaboradores a utilizá-las. Se der certo, você pode adquirir o recurso em larga escala.

Contudo, este é apenas um exemplo. Para cada tipo de tarefa, você terá planos diferentes.

3. Estabeleça prazos

Definir as tarefas listando tudo de forma organizada é um passo fundamental, mas você e sua equipe podem acabar se perdendo um pouco se não estabelecerem prazos.

Isso porque ter um tempo delimitado para cada atividade possibilita que o time se programe e execute as tarefas de forma bem distribuída. Além disso, o período definido permite que seja possível identificar quando há atrasos e encontrar medidas para tentar recuperar o cronograma.

De fato, imprevistos acontecem. Mas, com prazos bem definidos, você pode enfrentar as surpresas com mais facilidade. E não se esqueça de considerar os feriados e eventos atípicos ao formular o programa.

Para conseguir delimitar tempo para cada tarefa, é essencial contar com uma ferramenta de gestão de tempo e de projetos, como o Software Neotriad. Caso queira saber mais, inicie seu teste por 14 dias gratuitos preenchendo o formulário abaixo.

4. Organize suas equipes

Criar e organizar as equipes pode mesmo ser um desafio. Afinal, os colaboradores são diferentes, e todos têm suas afinidades. Quanto a isso, uma boa estratégia é tentar ouvi-los.

É claro que não é possível passar para um colaborador tarefas que não são do seu cargo ou para as quais ele não tem formação. Mas, dentro de cargos que desempenham as mesmas atividades, dar abertura para a escolha pode ser bom.

Então, separe as várias tarefas, e as divida por habilitação e pela disposição do profissional a participar da atividade. Caso a divisão seja muito problemática, procure dialogar e entender que dificuldades e conflitos estão ocorrendo. Um bom clima organizacional é muito importante para que o cronograma seja cumprido com sucesso.

5. Escolha previamente os indicadores de resultados

Ao fazer o planejamento mensal, é importante ter um mecanismo já formado para avaliar os resultados. Para isso há diversos indicadores, que variam de acordo com o foco de trabalho.

Como, em um mês, a empresa apresenta vários projetos, você vai precisar de diversos recursos de avaliação diferentes. Pense no quanto pode ser complicado não ter padrões para avaliar as tarefas depois de a equipe ter feito várias atividades. Isso demonstra desordem e despreparo.

E, ao determinar antes os indicadores de resultados, você ainda consegue organizar melhor as informações para facilitar a avaliação.

Leia também: O que são Indicadores de Desempenho? Dicas para Escolher e Mensurar

6. Tenha flexibilidade nos planos

Ter um planejamento mensal com as variáveis definidas é muito importante. Mas é também fundamental estar preparado para enfrentar adversidades. Afinal, o mercado é imprevisível e eventos inesperados podem afetar seu empreendimento.

Assim, além de ter sempre um plano B, é preciso também ter flexibilidade para mudar os planos, já que, muitas vezes, os resultados não saem como esperado. Nesse momento, é importante reunir a equipe e discutir alternativas. Em conjunto, vocês podem encontrar boas soluções.

Leia também: Planejamento com flexibilidade: entenda a importância

7. Aproveite os recursos tecnológicos

A tecnologia oferece cada vez mais possibilidades para apoiar as empresas na gestão de organizações. Nesse caso, o planejamento mensal pode ser muito facilitado com o apoio dos recursos digitais.

Há softwares disponíveis no mercado que podem ajudá-lo a distribuir as tarefas, acompanhar o cumprimento das demandas, desenvolver o cronograma de encontros e reuniões, e várias outras funções.

Existem também programas que ajudam os colaboradores a gerir o tempo, formar planilhas, planejar gastos e esquematizar projetos.

Assim, a tecnologia pode te oferecer muitos recursos que vão otimizar o planejamento, o desempenho e a avaliação das tarefas. Use bem essas ferramentas e aprimore o potencial da sua equipe!

Enfim, com vimos neste post, elaborar um planejamento mensal é mesmo um desafio, mas traz inúmeros benefícios para a corporação. Além de possibilitar a organização de tarefas, os planos permitem uma melhor gestão do tempo e uma boa administração das finanças.

Assim, as atividades ficam bem distribuídas ao longo das semanas, e os projetos são melhor concretizados. E, para formular uma boa programação para o mês, é importante definir metas e delimitar as tarefas e atividades para alcançar esses objetivos.

Fazer uma boa gestão de equipes e estabelecer os prazos são outras etapas essenciais. Além disso, definir os indicadores de resultados e aproveitar os recursos tecnológicos também vai contribuir muito para um melhor planejamento e para otimizar as ações.

E então, gostou de aprender essas estratégias para fazer um planejamento mensal eficaz? Compartilhe a sua opinião nos comentários!